Uma empresa que vende produtos ou precisa de suprimentos em uma base regular deve ter uma unidade de compra ou ponto de contato. A pessoa encarregada desse processo é chamada de agente de compras. Antes de encomendar inventário para uma empresa, é importante entender os fundamentos do processo de compra e pedido.
Avaliação
Uma das primeiras etapas do processo de pedido e compra de estoque é avaliar os itens que a empresa pode comprar. Um comprador prudente está preocupado com a qualidade quando se trata de necessidades de estoque. Ele é responsável por garantir que a empresa não receba um produto mal feito ou a matéria-prima errada. Assim, os compradores normalmente solicitam materiais, produtos e suprimentos para garantir que atendam aos padrões de qualidade da empresa.
Criar contrato
Quando o representante de compra decide sobre um fornecedor e os produtos necessários, o próximo passo é negociar um contrato de venda. No contrato de venda, o comprador e o distribuidor concordam com um desconto de preço para itens de estoque e condições de pagamento. Por exemplo, "net 30" significa que o pagamento é devido 30 dias após a data da fatura. O acordo também lista condições e regras para devoluções, trocas e pagamento de custos de frete.
Enviar pedido
O próximo passo é o comprador enviar ao distribuidor, atacadista ou fabricante um pedido de compra. O pedido de compra é um compromisso para comprar itens, desde que o destinatário entregue. O pedido de compra descreve os itens exatos que o comprador deseja para o estoque e o endereço para envio. Ele também lista um número de pedido de compra, número de conta (atribuído pelo distribuidor ou fabricante) e um resumo dos termos acordados pelas duas partes.
Fatura de pagamento
A distribuidora recebe e processa o pedido de compra do comprador. Após o envio dos itens ao comprador, o distribuidor emite uma fatura para solicitar o pagamento. A fatura contém o número do pedido de compra, número da conta, endereço do comprador, uma descrição dos itens enviados e o valor total devido. A fatura também lista a data de emissão e os termos (como o líquido 30, vencidos em 30 dias) para que o comprador possa enviar o pagamento no prazo.
