Quando você administra ou gerencia uma empresa que depende muito da compra de suprimentos ou matérias-primas, você precisa se familiarizar com o processo de compra. O processo de compra envolve várias etapas que garantem que você receba os itens certos quando precisar deles. Planeje com antecedência para que seu processo de pedido seja executado sem problemas.
Decisões preliminares
O primeiro passo no processo de compra é determinar o que você precisa, bem como a frequência com a qual você precisará dos itens para o seu negócio. Por exemplo, se você planeja solicitar materiais de escritório, decida se deseja reordenar a cada semana, a cada mês ou quando atingir um determinado nível de estoque. Você também deve determinar quanto pode gastar nos itens que precisa comprar para negociar tarifas com os fornecedores.
Entre em contato com fornecedores
Depois de saber o que você precisa, entre em contato com os fornecedores que podem fornecer o que você precisa. Ligue para uma variedade de fornecedores para solicitar um catálogo ou folha de preços detalhando os vários itens da sua lista. Negocie um acordo de fornecedor com cada empresa para a qual deseja encomendar para determinar os termos exatos do contrato. Os termos incluem quem pagará pelo frete, o cronograma de desconto ou o custo por item e o número de dias que você pode esperar para pagar pelo pedido (geralmente 30 ou mais dias).
Enviar pedido
Depois que você souber o que deseja comprar, a próxima etapa é enviar seu pedido de compra ao fornecedor. Um pedido de compra é um formulário que lista as informações da sua empresa, bem como as do fornecedor, juntamente com uma lista detalhada detalhada dos itens que você deseja solicitar. Você pode enviar seu pedido de compra pelo correio, via fax ou por email.
Enviar pagamento
Depois de receber seu pedido do fornecedor, você precisa preencher sua parte do contrato de compra. O fornecedor envia a você uma fatura listando o valor total devido, que cita a data de vencimento do pagamento por seu contrato inicial. Envie seu pagamento ao fornecedor dentro do prazo estabelecido em seu contrato, por meio de uma verificação de negócios ou cartão de crédito. Certifique-se de verificar se recebeu todos os itens solicitados antes de pagar a fatura.
