Sua capacidade de se comunicar de forma eficaz afetará diretamente seu sucesso no trabalho. É crucial que você saiba escrever e enviar correspondências que sejam concisas e compreensíveis. O memorando de negócios é um breve documento que aborda um grupo específico de pessoas e se concentra em um propósito específico. Um memorando bem escrito ajudará você a se comunicar de maneira eficiente e a obter resultados. Além de escrevê-lo corretamente, é crucial certificar-se de que seu memorando seja enviado corretamente, para as pessoas que precisam ler mais.
Crafting seu memorando
Pense no seu público. Antes de começar a compor seu memorando, considere o nível de escolaridade e a experiência das pessoas com as quais você está se comunicando. Também tenha em mente as necessidades de seus destinatários. Algumas pessoas podem precisar de instruções mais detalhadas e diretrizes específicas e estabelecidas, enquanto outras podem receber uma informação muito geral e, então, tomar iniciativas por conta própria.
Use a formatação correta do cabeçalho. Na linha "Data", use abreviações padrão. Para "Para", você deve listar cada pessoa que receberá o memorando pelo nome. Não use apelidos. Use nomes e sobrenomes e coloque-os em ordem alfabética ou por posição dentro da empresa. Para a linha "De", use seu primeiro e último nome, bem como em qual departamento você está, se aplicável.
Escolha uma linha de assunto que seja específica e informativa. Muitas vezes, as pessoas enviam memorandos com linhas de assunto que são vagas e gerais. Um específico e conciso dará aos destinatários uma idéia muito melhor do que o memorando está referenciando. Por exemplo, uma linha de assunto geral seria "Reunião", mas uma linha de assunto específica poderia dizer "Apresentação da equipe de vendas para a reunião de sexta-feira".
Abra com os detalhes. Não perca tempo com bate-papo ou fundo. A primeira parte do seu memorando deve dizer exatamente o que você precisa. Usando o exemplo acima, da apresentação da equipe de vendas, você pode abrir com: "Na reunião de sexta-feira, a equipe de vendas apresentará uma apresentação de slides com números de receita e contas a pagar para o primeiro trimestre".
Escreva seu memorando, evitando voz passiva. Um memorando é projetado para compartilhar informações e solicitar assistência, então você precisa usar uma voz ativa. Na gramática e na escrita, a voz ativa significa que o sujeito de uma frase está ativo - fazendo ou sendo algo - em vez de ter outras coisas acontecendo com eles. A voz ativa seria como "A equipe de vendas apresentará uma apresentação de slides". Uma abordagem passiva seria expressa como "Gostaríamos que a equipe de vendas considerasse uma apresentação de slides".
Escreva uma conclusão. Sua conclusão não precisa ser complicada, mas deve resumir os principais pontos referenciados no próprio memorando.
Edite seu trabalho. Poucas coisas são tão embaraçosas quanto enviar um memorando de negócios e perceber depois que você deixou um erro ortográfico gigante no meio dele. Revise seu memo antes de enviá-lo e, além de fazer correções, elimine palavras desnecessárias. Mantenha seu memorando conciso.
Envie seu memorando
Envie sua nota. Se você estiver enviando pelo correio, certifique-se de que cada pessoa mencionada no memorando receba sua própria cópia. Ninguém deve ter que compartilhar um memorando com o cara no próximo cubículo.
Use o email se for uma opção. Uma nota de e-mail deve ser enviada para todos ao mesmo tempo, mas você pode desejar cegar alguns dos destinatários. Se você estiver enviando seu memorando por e-mail, coloque o assunto do memorando na linha de assunto do cabeçalho do e-mail. Não use fontes bonitinhas ou coloridas, imagens ou outros complementos de e-mail.
Acompanhe uma vez que você enviou sua nota. Se houver um prazo mencionado no memorando, verifique novamente com os destinatários mais tarde.
Dicas
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Certifique-se de que seu memorando siga as diretrizes da empresa relacionadas a pontos, espaçamento entre parágrafos, etc.
Aviso
Se você estiver usando um email para enviar uma nota, verifique novamente antes de apertar a tecla "Enviar". Você vai querer ser cauteloso sobre quem recebe informações proprietárias ou confidenciais por e-mail.
