O processo de controle interno é usado pelos diretores, gerentes ou pessoal da diretoria para medir os objetivos relacionados à eficiência e eficácia operacional, consistência de relatórios e cumprimento de estátuas, portarias e regras aplicáveis. Uma lista de verificação de controle interno é usada para revisar áreas como avaliação organizacional de risco, atividades de controle e ambiente, comunicação e monitoramento da tecnologia da informação. Os gerentes usam essas informações para identificar áreas para melhoria organizacional ou para identificar novos controles para implementação.
Ambiente de controle
As áreas de avaliação da lista de verificação do ambiente de controle incluem a familiaridade do pessoal com as políticas e procedimentos do conselho, financeiros e contábeis; adesão ao código organizacional de ética e valores fundamentais; e comunicação, colaboração e esforços de equipe relacionados à missão e objetivos organizacionais.
Medidas de eficácia da gestão incluem a receptividade da equipe executiva em relação às sugestões dos funcionários para melhorar a produtividade e a prestação de serviços; formação em gestão, aptidões e competências; oportunidades de desenvolvimento profissional contínuo; e compromisso de gestão com a missão, visão, valores e objetivos organizacionais.
A equipe pode ser avaliada quanto à clareza das estruturas de relatórios organizacionais; exatidão das descrições de trabalho; disponibilidade de recursos e ferramentas necessárias para atingir as metas organizacionais; e familiaridade com o plano de continuidade de negócios.
Relatórios Financeiros e Gerenciamento de Ativos
Uma lista de verificação de controle interno também deve avaliar a familiaridade da administração e da equipe com as políticas, procedimentos e padrões financeiros e contábeis organizacionais. As áreas de avaliação incluem se o pessoal possui as habilidades e competências contábeis para cumprir suas obrigações de trabalho; uma revisão dos padrões de transações financeiras e princípios contábeis geralmente aceitos; manutenção de livros-razão e contas a receber; precisão dos métodos de coleta de receita; conformidade com registros e procedimentos de gerenciamento de ativos; e uma revisão do sistema de inventário de propriedades e mecanismos de prestação de contas.
Recursos Humanos e Folha de Pagamento
Os itens da lista de verificação relacionados a recursos humanos e operações de folha de pagamento incluem a familiaridade do pessoal com as políticas e procedimentos da folha de pagamento; efetividade das estratégias de recrutamento e retenção de pessoal; oportunidades para o pessoal receber treinamento apropriado; eficiência de procedimentos de registro de entrada de tempo; pagamento atempado dos salários dos empregados; e consistência de horas extras e tempo em procedimentos.
As funções relacionadas a recursos humanos incluem uma revisão das oportunidades de treinamento administrativo para o pessoal; desenvolvimento, implementação ou monitoramento de práticas de contratação não discriminatórias e revisões de desempenho de funcionários; sistemas para documentar treinamento de funcionários e experiência de trabalho; efetividade das sessões de orientação dos funcionários; desenvolvimento de políticas de armazenamento e retenção de documentos para registros de pessoal e políticas de licença e ausência de funcionários.
Despesas Financeiras
Itens de lista de verificação de despesas financeiras podem incluir uma avaliação dos sistemas de processamento de requisição, faturas e ordens de compra; métodos de revisão de seleção de cotação; e o processo de aprovação da prestação de serviços contratuais.
Os itens operacionais da lista de verificação incluem o processamento de faturas de fornecedores e a avaliação da entrega de serviços do fornecedor; métodos de rastreamento de serviços adquiridos; políticas relativas a reembolso e adiantamentos de viagens a empregados; revisão de contratos de manutenção; administração e elaboração de relatórios sobre o desembolso de contratos e subvenções; e uma revisão dos procedimentos e despesas de controle de custos.
Tecnologia da informação
Uma avaliação organizacional dos processos de tecnologia da informação pode incluir uma revisão da familiaridade do pessoal com diretrizes, políticas, procedimentos e padrões de tecnologia; monitoramento ou implementação de avaliações de risco de tecnologia da informação e planejamento de continuidade de negócios; alterar políticas de gerenciamento para sistemas operacionais e atualizações; segurança do sistema, gerenciamento de aplicativos e backup do sistema operacional; e manutenção de contratos de licenciamento de software.
