A lista de verificação de controle interno dos signatários de seleção varia entre as organizações. Cada empresa deve determinar um plano sólido para a gestão de riscos, a fim de eliminar o potencial de desonestidade e evitar fraudes. Para algumas entidades, o processo começa com a solicitação de cheques e intervalos, desde o armazenamento de cheques até a necessidade de dois signatários ou aprovação especial para cheques que excedam um valor específico. Revise periodicamente as regras para garantir que elas englobem as melhores práticas.
Política Escrita
Coloque políticas internas ou controles por escrito que definam os controles da organização para as verificações, desde o pedido até o recebimento da assinatura. Ferramentas de design que consistem em documentos e registros para registrar todas as transações e eventos de gravação de cheques. Certifique-se de que a instalação tenha armazenamento adequado e que os programas de computador tenham segurança de autorização adequada.
Estoque de cheque em branco
Muitas organizações têm indivíduos ou custodiantes que têm a responsabilidade de manter a folha de controle para estoque em cheque em branco. O processo pode envolver as seguintes etapas: registrar a data de entrega dos cheques em branco e indicar a seqüência dos cheques recebidos. Digite os números de cheque em falta na folha de controle. O indivíduo que recebe o lote de cheques em branco deve datar e assinar para cada remessa. Além disso, registre a data e a sequência de cheques não utilizados devolvidos ao armazenamento. Verifique o último cheque emitido; isso garante manter a seqüência de verificação intacta.
Cheques e Saldos Independentes
Verificações e balanços independentes são as melhores práticas quando se trata de controles internos para assinantes de cheques. Isso inclui garantir os valores dos cheques, a reconciliação tem os valores corretos, incluindo verificações administrativas, comparação de ativos com a prestação de contas registrada, controles computadorizados. Além disso, revise o gerenciamento de relatórios contábeis, como relatórios de balanço de trilha antigos e outros relatórios automatizados.
Revisões Administrativas
Às vezes pode não ser prático para uma organização dividir tarefas; Nesse caso, o administrador deve realizar revisões de rotina para garantir a integridade do processo de criação de cheques. Só assine cheques com a documentação apropriada e certifique-se de que o indivíduo que assina os cheques envia os cheques do escritório. Quando possível, não devolva os cheques à pessoa que mantém os desembolsos de caixa e os registros de contas a pagar. Por uma questão de política, não faça cheques pagáveis a "Dinheiro".
Contas separadas
Estabeleça no mínimo duas contas bancárias separadas para sua empresa. Depositar todos os fundos e recibos na primeira conta. Transferir apenas fundos suficientes para a segunda conta para cobrir os cheques que você escreve. Um membro do conselho ou outra pessoa designada deve ter autorização para transferir fundos para a conta. Além disso, crie uma conta separada para a folha de pagamento; novamente, transfira somente a quantia necessária para atender a folha de pagamento.
Assinaturas
Algumas placas podem exigir duas assinaturas em cheques. No entanto, obter duas assinaturas pode ser complicado e exigir que cheques em branco sejam assinados antecipadamente. Se a política não funcionar para sua organização, altere a política para um requisito de um signatário até um valor em dólar específico. Além disso, configure um depósito direto para funcionários e use um serviço de folha de pagamento de terceiros.
