Quando você ouve um contador falar sobre débitos e créditos, eles geralmente não estão falando sobre um cartão de débito ou cartão de crédito do banco local. Débitos e créditos, no sentido contábil, significam algo um pouco diferente. Eles servem como um meio para registrar transações contábeis, e essas entradas formam a base de algo conhecido como contabilidade de dupla entrada.
Contabilidade de dupla entrada foi usada pela primeira vez em 1400, e um matemático italiano chamado Luca Pacioli escreveu e publicou um livro sobre o assunto em 1494. O livro foi ilustrado por seu amigo Leonardo Da Vinci e descreveu o sistema de contabilidade, cobrindo tópicos como contabilidade periódicos, a declaração de renda, balanço, contabilidade de dupla entrada e muitos outros conceitos que formaram a base dos sistemas contábeis ainda em uso até hoje.
Embora muitos no campo considerem Pacioli o “pai da contabilidade”, alguma forma de seu sistema de dupla entrada esteve em uso por muitos anos antes de o livro de Pacioli ser publicado, embora ninguém saiba como ou quando o sistema contábil apareceu pela primeira vez.
O que é um débito e crédito?
O sistema de contabilidade para transações comerciais, também conhecido como escrituração contábil, trabalha com base no fato de que cada nova transação feita por uma empresa causa duas mudanças diferentes no estado financeiro da empresa. Contadores usam débitos e créditos para registrar transações em duas ou mais contas contábeis, usando um conjunto específico de regras de débito e crédito.
Fora do mundo da contabilidade, a palavra crédito normalmente tem uma conotação positiva, como trabalho extra de crédito, ou obter crédito por tentar muito. Para contadores, no entanto, a única coisa que o débito e o crédito representam são os lados esquerdo e direito de uma conta T, que são usados das seguintes maneiras.
Ao criar e inserir uma transação contábil, você pode usar débitos e créditos para determinar como os dólares que entram ou saem da empresa afetam as contas envolvidas. Você pode inseri-los em um sistema contábil baseado em software, inserindo os dados em um diário contábil, conhecido como fazer um lançamento contábil. O sistema de contabilidade seria configurado para lançar esses lançamentos contábeis no registro contábil principal da empresa, denominado razão geral.
Você provavelmente verá débito e crédito abreviados como dr e cr. Nenhuma explicação única parece existir para a origem dessas abreviações, mas alguns especulam que eles representam o registro de débito e crédito. Outros olham para a contabilidade histórica e dizem que representam as palavras em latim debere ad credere.
Um crédito significa uma entrada de transação feita no lado direito de um registro de conta de duas colunas, enquanto um débito significa uma entrada de transação feita no lado esquerdo. Esses registros de conta, denominados “T accounts”, ganharam o nome porque um contador desenha formas T no papel e coloca os nomes das contas que estão sendo usados no topo, como “dinheiro” em um T e “material de escritório” no outro.
O lado esquerdo de cada conta T é sempre usado para entradas de débito, e o lado direito do T é sempre usado para entradas de crédito. As contas T são frequentemente usadas como uma ferramenta básica de treinamento para ajudar os alunos a entender como funciona a contabilidade de dupla entrada. As contas T permitem que você escreva em papel como cada lado de uma transação é registrado nas várias contas do razão geral. Este método não funciona para contabilidade de entrada única.
Essas contas T são uma maneira gráfica de representar uma conta no razão geral, que é o principal registro de armazenamento para todas as transações contábeis de uma empresa. Muitos contadores escrevem lançamentos contábeis em papel usando diagramas de contas em T, como uma maneira de verificar uma transação e certificar-se de que os débitos e créditos totalizam zero e manter a equação contábil balanceada.
Uma transação contábil complexa pode exigir entradas registradas em várias contas diferentes, exigindo o uso de várias contas T escritas à mão para registrar e verificar a transação.Novamente, isso serve como uma maneira eficaz de verificar se todos os débitos e créditos da transação estão com saldo zero e se a transação não contém erros antes de inserir as entradas no razão geral de um sistema contábil.
Para o trabalho regular de contabilidade diária, um contador criaria lançamentos contábeis diretamente no software contábil, em vez de usar as contas T.
O que é um saldo de crédito?
Um saldo de crédito refere-se ao saldo em uma determinada conta, mas não é tão simples assim. Quando uma empresa configura seu razão geral, ela cria um plano de contas. Esta é uma lista de cada conta que a empresa usa para registrar transações financeiras, e os dados dessas contas fluem para as demonstrações financeiras da empresa.
Cada conta tem um saldo "normal"; Em outras palavras, ele geralmente possui um saldo de débito ou crédito. Por exemplo, a conta de vendas geralmente possui um saldo positivo, que seria um saldo de crédito. Para aumentar essa conta, você faria uma entrada de crédito. Se sua conta de vendas continha um saldo negativo ou de débito, isso seria um sinal vermelho importante para investigar. Algumas contas se comportam de maneira oposta, e um saldo de crédito seria negativo, tal como uma entrada de crédito na conta de caixa reduz o saldo da conta de caixa.
Todas as contas, sejam elas baseadas em débito ou crédito, aderem a um princípio chamado equação contábil:
Equação contábil: Ativos = Passivo + patrimônio líquido
Essa equação fundamental embasa todo o sistema contábil de dupla entrada, e quando uma entrada afeta uma conta de ativo, ela também deve afetar um passivo ou uma conta de patrimônio dos proprietários para manter a equação em equilíbrio. O sistema de dupla entrada de débito e crédito é o mecanismo que ajuda a manter a equação em equilíbrio.
Contas com um saldo de crédito normal aumentam quando uma entrada de crédito é feita. As receitas que entram na empresa, ou ganhos, como um ganho na venda de ativos, como equipamentos usados vendidos pela empresa, são contas de demonstração de resultados e são registradas como um aumento usando uma entrada de crédito. No balanço, uma entrada de crédito aumentaria a responsabilidade e as contas de patrimônio dos proprietários.
O que é um saldo devedor?
Contas com saldo devedor normal incluem ativos no balanço patrimonial e contas de despesas na demonstração do resultado. Isso significa que uma entrada de débito aumenta o saldo dessas contas. As contas de despesas incluem despesas de salários, despesas de juros, despesas de suprimentos e outros custos relacionados ao escritório.
Nem sempre é fácil manter os débitos e créditos em dia, mas você pode pensar em debitar uma conta de despesas toda vez que incorrer em uma despesa.
Um saldo devedor é positivo ou negativo?
A resposta rápida é, depende. O saldo normal de uma conta de ativo é um saldo devedor e também um valor positivo. Por exemplo, a conta em dinheiro no balanço tem um saldo devedor normal, se uma empresa tiver dinheiro no banco.
Por outro lado, quando você considera contas de despesas no cálculo de lucros e perdas, essas contas também têm um saldo devedor normal, mas, em vez disso, representa um número negativo ou dinheiro pago pela empresa.
O que significa dar crédito a uma quantia?
Quando você credita um valor, faz uma entrada em uma conta na forma de um crédito, em vez de um débito. Se você creditar uma conta de passivo, você aumentará seu saldo. Por exemplo, se você creditar US $ 100 em contas a pagar porque estendeu o crédito a um cliente, aumentou o saldo da sua conta a pagar. Na demonstração de resultados, se você creditar sua conta de receita de vendas, também a aumentou, pois a conta de vendas tem um saldo de crédito normal e as entradas de crédito aumentam esse saldo.
Se você fizer uma entrada de crédito para uma conta com um saldo devedor normal, o que inclui as contas de ativo no balanço patrimonial e as contas de despesas na demonstração de resultados, isso significa que você está reduzindo o saldo da conta. Por exemplo, digamos que você pagou US $ 50 em dinheiro para comprar suprimentos. Você reduziria a conta em dinheiro fazendo uma entrada de crédito, pois o dinheiro é uma conta de saldo devedor normal.
O que são contas contras?
Contra contas são contas contábeis que funcionam ao contrário das contas normais de débito e crédito. Por exemplo, uma conta de contrapartida possui um saldo de crédito normal, em que uma conta de ativo regular tem um saldo devedor normal. As contas contras trabalham para compensar contas regulares, e permitem que o saldo original resida em registros contábeis, além de relatar os valores de compensação.
Por exemplo, a conta a receber possui uma conta contrária chamada “provisão para devedores duvidosos”. O saldo da conta a receber representa as contas do cliente que foram emitidas mas ainda não pagas. A provisão para créditos de liquidação duvidosa representa uma quantia para a qual a empresa acredita que nunca verá o pagamento. Esse valor é geralmente uma pequena porcentagem do saldo total de contas a receber.
Diga que a conta de contas a receber tem um saldo devedor normal de US $ 30.000. A provisão para créditos de liquidação duvidosa tem um saldo de crédito normal de US $ 2.000. Essas duas contas se compensam, deixando com você um saldo de $ 28.000 em contas a receber. O uso dessas duas contas permite que você ainda relate os valores originais de contas a receber e seja capaz de mostrá-los sendo compensados pelos US $ 2.000 que você provavelmente provavelmente nunca receberá, dando-lhe o montante que se transformará em dinheiro.
Existem outras contas contrárias, e elas sempre têm um parceiro. Por exemplo, a depreciação acumulada é uma conta de ativos de contrapartida e está vinculada à conta de fábrica e equipamentos de ativos fixos. A conta de vendas tem uma conta de receita de contra-venda chamada devoluções e concessões.
Usando o balancete
Contadores montam um relatório chamado balancete quando usam um sistema contábil de dupla entrada para verificar se todas as entradas foram feitas corretamente. O balancete lista todas as contas no razão geral da empresa e o saldo de cada conta. Ao usar a contabilidade de entrada dupla, você deve fazer uma entrada de débito para compensar todas as entradas de crédito e vice-versa. Se você receber dinheiro pela venda de mercadorias, aumentará a conta de vendas com uma entrada de crédito e também aumentará sua conta de caixa, usando uma entrada de crédito. Todos os débitos e créditos devem ser diretamente compensados.
Quando você olha para um relatório de balancete, todas as entradas devem compensar umas às outras para que o relatório tenha um saldo de zero. Se o balancete tiver outro total, uma entrada incorreta ou incompleta foi feita e deve ser corrigida.
Alguns erros podem não ser detectáveis observando-se um balancete, por exemplo, se os débitos e créditos compensarem um ao outro, mas tiverem sido convertidos em contas erradas. Se você deixar de inserir uma transação, não receberá esse erro observando um saldo de teste. Além disso, se erros de débito e crédito diferentes tiverem sido cometidos e eles simplesmente compensarem um ao outro numericamente, eles não serão detectados em um saldo de teste.
