Como proprietário de uma empresa, você deseja gerar receita e oferecer a melhor experiência possível aos seus clientes. Ao mesmo tempo, você está tentando manter os custos baixos sem comprometer a qualidade do produto. É disso que se trata a eficiência operacional. Se você fizer certo, sua organização se tornará mais produtiva, obterá lucros mais altos e ganhará uma vantagem competitiva.
Dicas
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A eficiência operacional refere-se às etapas que as empresas podem adotar para otimizar seus principais processos e otimizar o desempenho dos negócios.
Qual é o significado da eficácia operacional?
A eficiência operacional, também conhecida como eficácia operacional ou produtividade operacional, é uma métrica usada por organizações em todo o mundo. Mede a saída de um negócio de cada unidade de entrada. "Saída" refere-se ao serviço ou produto que está sendo oferecido, enquanto "entrada" é o tempo, o trabalho, as pessoas e os custos que entram na produção de bens e serviços.
Esse conceito abrange as práticas destinadas a melhorar os processos de uma empresa, para que ela possa funcionar com eficiência e fornecer serviços consistentes e de qualidade. Não se trata apenas de alcançar seus objetivos, mas de simplificar suas operações, a fim de oferecer melhores produtos a preços melhores e reduzir despesas desnecessárias. Ao maximizar a eficácia operacional, você pode otimizar seus custos, automatizar processos complexos e ter acesso mais rápido a informações dentro de sua organização.
Em uma pesquisa recente com 400 empresas de TI, 39% dos entrevistados disseram que eram mais eficientes. Apenas duas em cada dez empresas classificaram suas operações atuais como muito eficientes. Aproximadamente 36 por cento estavam em algum lugar no meio em termos de eficiência. Quase metade disse que administrar um negócio é mais complexo do que nunca devido à grande quantidade de dados que precisam analisar e gerenciar. Alguns mencionaram os desafios das novas tecnologias e as crescentes demandas dos clientes.
A única maneira de superar esses obstáculos e garantir o sucesso da sua organização é priorizar a eficácia operacional. Isso pode ajudá-lo a garantir uma vantagem competitiva, oferecer maior valor ao cliente e fortalecer sua marca. Além disso, você gastará menos tempo em tarefas e processos repetitivos.
Dependendo da sua indústria e tipo de negócio, existem várias maneiras de aumentar a eficiência operacional. Por exemplo, você pode aproveitar as tecnologias mais recentes para otimizar a comunicação com o cliente. O software de gerenciamento de relacionamento com o cliente, por exemplo, pode ajudar a transformar desafios em oportunidades, levando a mais vendas, maior receita e maior experiência do cliente. Além disso, sua equipe de RH e outros departamentos se tornarão mais produtivos e obterão melhores resultados em menos tempo.
Com esse tipo de software, as empresas podem unificar seus sistemas em um hub central e gerenciar suas operações do dia a dia com mais facilidade. Programas como o Salesforce possuem recursos avançados que permitem que seus funcionários analisem dados e os transformem em informações valiosas, acompanhem a jornada do cliente e gerenciem as relações com os clientes e as vendas de maneira mais eficaz. Ao ter acesso a dados melhores, você poderá entregar mensagens de marketing altamente segmentadas e alcançar um público mais amplo, além de reduzir despesas desnecessárias.
A eficiência operacional é fundamental para o seu sucesso. Ele pode liberar seu tempo, automatizar tarefas extenuantes e reduzir seus custos. Também simplifica seus processos e facilita a obtenção de crescimento e lucratividade adequados. Seus funcionários serão mais produtivos e a satisfação do cliente aumentará. Isso se traduz em maior receita e reconhecimento da marca.
Como medir a eficiência
Este conceito é baseado na relação de saída para entrada. Portanto, é necessário considerar os dois aspectos ao medir a eficiência operacional. Quais métricas você usará depende de suas metas de curto e longo prazo, setor, tamanho do negócio e outros aspectos. Esses indicadores de desempenho variam de um setor para o outro.
Digamos que você tenha um data center grande o suficiente para acomodar mais clientes. O problema é que sua instalação não tem energia elétrica suficiente para atender a uma grande base de clientes. Uma maneira de melhorar sua eficiência é instalar sistemas de refrigeração e equipamentos com eficiência energética. Em seguida, você pode usar a receita por quilowatt / hora e outras métricas para medir a eficácia operacional.
Outra métrica comum é a receita por funcionário. Neste caso, o trabalho do empregado é a entrada. Você pode medir a produtividade do trabalho com base na quantidade de receita gerada pelo trabalhador médio.
Um fabricante de automóveis com uma receita de US $ 1 milhão por funcionário, por exemplo, é mais eficiente operacionalmente do que uma empresa similar com uma receita de US $ 500.000 por trabalhador. O último, no entanto, pode melhorar essa métrica, investindo em novos equipamentos, acelerando seu ciclo de projeto, aumentando os preços e assim por diante. Uma empresa de TI, por outro lado, pode medir a eficiência operacional com base na satisfação do cliente, impacto no negócio, produtividade, economia de tempo, custo de aquisição do cliente e muito mais.
Digamos que você seja uma agência de marketing que deseja melhorar a aquisição de clientes. Nesse caso, você pode medir a eficiência operacional com base no número de clientes adquiridos versus o custo por cliente. Estratégias simples, como investir em otimização de mecanismos de pesquisa, reduzir o tempo de conversão de leads e segmentar melhor seus anúncios, podem reduzir os custos de aquisição de clientes. Basicamente, você alcançará mais clientes em potencial e os converterá em clientes pagantes por menos.
A maioria das empresas dividirá suas despesas operacionais por receita para calcular o índice de eficiência básica. Essa proporção pode ser aplicada à sua organização como um todo ou a departamentos e áreas de operação específicos. As principais métricas variam entre setores e departamentos. Sua equipe de vendas, por exemplo, terá diferentes métricas de eficiência operacional do que sua divisão de RH.
Certifique-se de que seus principais indicadores de desempenho sejam quantificáveis e mensuráveis. Comece medindo a entrada e depois calcule a saída. Determine o que você deseja medir e compare sua saída com a taxa de entrada com base nos resultados anteriores ou na concorrência. Custos de entrada mais baixos representam uma vantagem. Entre duas empresas que produzem a mesma saída, a que usa menos entradas é mais eficiente operacionalmente.
Suponha que você tenha um número semelhante de visitantes do site como seu principal concorrente. Você está gastando cerca de US $ 10.000 por mês em anúncios pagos e SEO, enquanto seu concorrente não gasta mais de US $ 7.000. Apesar de ter resultados semelhantes aos seus, a empresa em questão é mais eficiente porque usa menos recursos.
Ao medir sua eficiência operacional, você poderá determinar se a quantidade certa de recursos foi usada para fornecer um serviço, produto ou atividade. Este conceito não é apenas maximizar o lucro e reduzir custos; Também inclui a capacidade de reter clientes e manter a qualidade. Além disso, ajuda a identificar processos e atividades que drenam o orçamento de uma empresa.
Qual é a equação para calcular a eficiência de uma máquina?
Dependendo do seu setor, você pode determinar o desempenho e a eficiência do seu equipamento. Se você é um fabricante, por exemplo, é importante saber como as máquinas funcionam para que você possa decidir se deve ou não comprar uma unidade mais nova ou melhorar sua existente. Uma máquina mais eficiente pode economizar tempo e dinheiro. Você será capaz de produzir mais mercadorias em menos tempo. Além disso, o custo por unidade pode diminuir.
A eficiência de uma máquina pode ser medida usando uma equação simples. O que você precisa fazer é dividir a saída de energia da máquina pela entrada de energia e multiplicar o resultado por 100:
Eficiência = saída de energia / entrada de energia x 100 por cento
Com essa fórmula, você determinará a eficiência de uma máquina expressa em porcentagem. O resultado será sempre inferior a 100% por causa dos resíduos gerados pelas máquinas, como a energia perdida pelo calor desperdiçado.
Digamos que você tenha uma máquina que leve 1.000 joules para funcionar, mas sua saída de energia é de apenas 500 joules. Se você dividir 500 por 1.000 e, em seguida, multiplicar o resultado por 100, obterá 50 por cento, o que representa a eficiência da máquina.
No entanto, você também pode usar outras métricas. Se você tem um sistema de produção de garrafas que custa cerca de US $ 20.000 por mês, incluindo materiais, energia elétrica e mão de obra, e produz garrafas com um valor total de US $ 30.000 por mês, sua eficiência é de 150%. Um sistema mais novo que usa menos eletricidade e materiais será mais eficiente, mesmo que produza a mesma saída. Como estamos usando uma variedade de métricas e não apenas a energia consumida, o resultado pode exceder 100%.
Como melhorar a excelência operacional
Embora os termos sejam frequentemente usados de forma intercambiável, a eficiência operacional e a excelência operacional não são uma e a mesma coisa. Este último vai além da eficiência, enfatizando a melhoria contínua. Envolve gerenciar continuamente a complexidade organizacional e aperfeiçoar sua estratégia de negócios para permanecer no topo da concorrência.
Pense na excelência organizacional como um passo fundamental em sua jornada para otimizar o desempenho dos negócios. Este conceito envolve atender e exceder as expectativas do cliente, melhorando a sua cultura organizacional, operações e processos do dia-a-dia. Também inclui as etapas necessárias para reduzir os riscos, otimizar suas despesas e conscientizar as pessoas.
Não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio, concentre-se em melhorar a eficiência operacional e a excelência. Isso o colocará no caminho do sucesso e lhe dará uma vantagem competitiva. Sua empresa crescerá e prosperará, seus funcionários ficarão mais felizes e mais produtivos, e seus clientes voltarão repetidas vezes.
A maioria das organizações que buscam a excelência organizacional está usando o Modelo Shingo para atingir seus objetivos. Descrita como um novo modo de pensar, esta filosofia baseia-se em 10 princípios fundamentais. Buscam a perfeição, respeitem cada indivíduo, pensem sistematicamente, garantam qualidade na origem e criem valor para o cliente são apenas alguns a mencionar.
De acordo com o modelo Shingo, todo indivíduo tem potencial e pode agregar valor a uma organização. Como empregador, não basta ter respeito por sua equipe. Você também deve mostrar respeito por seus parceiros, funcionários, fornecedores, clientes e sociedade. Quando as pessoas se sentem valorizadas, elas se envolvem e se esforçam mais em seu trabalho.
Por exemplo, você pode fornecer sessões de treinamento para seus funcionários e incentivá-los a desenvolver novas habilidades. Brainstorm ideias e deixe-os saber que você está aberto a quaisquer sugestões que possam ter. Recompense seu trabalho duro e respeite seu tempo livre.
Outra coisa que você pode fazer para alcançar a excelência operacional é melhorar continuamente seus processos. Busque soluções de longo prazo em vez de consertos temporários e invista em tecnologias e equipamentos que possam agilizar seu trabalho.
Priorize a inovação dentro de sua organização. Procure novas oportunidades, experimente novas ideias e assuma riscos calculados. Pense sistematicamente e dê um passo de cada vez para poder determinar o que funciona e o que não funciona sem o medo do fracasso.
Agora que você conhece a importância da eficiência e da excelência para o sucesso nos negócios, siga as etapas necessárias para que sua organização prospere.Concentre-se na melhoria contínua, enfatize a satisfação do cliente e mostre aos seus funcionários que você se preocupa com eles e aprecia seus esforços.
Forneça à sua equipe acesso consistente às informações e invista em novas tecnologias para facilitar o trabalho. Lembre-se, você não pode oferecer atendimento ao cliente de classe mundial e alcançar o máximo desempenho se seus funcionários não tiverem os recursos necessários para trabalhar de forma eficiente. Use um sistema unificado para compartilhar informações entre os departamentos, incentivar a inovação e se concentrar em alcançar um crescimento sustentável de longo prazo.
