Alterar os procedimentos de faturamento da sua empresa pode afetar o modo como você faz negócios com vários clientes. Você não pode simplesmente alterar as datas agendadas da fatura, levantar valores de pagamento ou revisar os termos sem fornecer aviso prévio aos seus clientes. Caso contrário, você enfrenta a perspectiva de chamadas, reclamações, perda de receita e comentários negativos. Crie a carta que você envia aos seus clientes para que ela forneça respostas completas para "quem, o que, quando e onde" de suas novas políticas.
Esclareça o Propósito
Anúncios formais de mudanças processuais devem ser abertos com declarações claras da fonte da informação, da população afetada e da natureza da mudança. Para atingir esse objetivo, use o papel timbrado da sua empresa para que o destinatário saiba imediatamente sua identidade. Se você configurar sua mensagem em software de processamento de texto como um projeto de mala direta, poderá incorporar uma saudação personalizada a cada letra para evitar a temida introdução "Caro cliente estimado" que despersonaliza qualquer mensagem. Reafirme seu apreço pelos negócios do destinatário e defina os princípios básicos da política em um breve primeiro parágrafo. Por exemplo, você pode anunciar "Como valorizamos você como cliente, estamos entrando em contato para informar sobre uma mudança futura em nossos procedimentos de faturamento que afetam sua conta conosco."
Fornecer detalhes
Depois de apresentar o assunto geral de sua comunicação, chegue ao ponto no próximo parágrafo. Explique - o mais sucintamente possível - a mudança que está chegando e como as novas regras diferem das antigas. Os clientes querem saber exatamente como suas políticas os afetam. Se você não fornecer uma explicação clara e lógica que responda a todas as perguntas óbvias levantadas, seu telefone começará a tocar assim que suas cartas chegarem às caixas de correio dos destinatários. Para garantir que você abordou todos os detalhes necessários, peça a amigos, colegas ou outras pessoas de fora que leiam sua carta em seus estágios de protótipo e refine sua mensagem à luz de qualquer pergunta que ela levantar.
Confirme o tempo
Delineie exatamente quando as alterações entrarão em vigor. Se os clientes precisarem começar a usar um novo endereço de pagamento efetivo com o ciclo de faturamento de um mês específico, informe "Começando com o pagamento de mês e ano, envie seu cheque para endereço". Se os clientes virem uma alteração nas condições de pagamento, informe "Estamos aumentando seu pagamento mínimo de número para número por cento do seu saldo a partir de mês e ano." Para evitar confusão, use esta declaração de tempo para recapitular a alteração e fornecer uma data completa para que sua carta se torne uma referência futura viável para os arquivos dos clientes.
Torná-lo oficial
Antes de fechar sua carta, deixe claro de forma firme, mas amigável, que suas mudanças não representam termos opcionais. Os clientes devem perceber que não podem desativar seus procedimentos, exceto fechando suas contas, e que continuar a fazer negócios com você após a data da alteração confirma que eles aceitam e concordam em cumprir suas novas regras. Forneça seu nome e informações de contato, mesmo que tudo isso apareça como parte de seu papel timbrado, e enfatize que você dá as boas-vindas às chamadas dos clientes caso tenham perguntas ou comentários.
