Os procedimentos de front office devem ser adaptados para se adequarem ao seu negócio. Por exemplo, uma prática médica ou odontológica exigirá procedimentos diferentes de um escritório de advocacia, agência de cobrança, barbearia ou fábrica. Reserve um tempo para desenvolver uma lista de verificação minuciosa que aborde objetivos e objetivos importantes do front office.
Noções básicas
Para empresas que recebem tráfego constante de clientes, os procedimentos de front office devem refletir o ambiente geral de negócios. Uma empresa calorosa e convidativa enfatizará a importância de sorrir e manter a etiqueta profissional do telefone. Os consultórios médicos ou odontológicos dependem muito dos fluxos constantes de pacientes. Assim, o front-office de uma clínica deve ter pessoal de admissão suficiente para verificar os pacientes, responder às perguntas dos pacientes pessoalmente e por telefone e lidar com as saídas dos pacientes, inclusive o recebimento de pagamentos e agendamento de procedimentos de acompanhamento. Considere trabalhar com um serviço telefônico para lidar com chamadas de clientes após o expediente.
Agendamento
Uma parte importante da administração de um front office bem-sucedido envolve o gerenciamento de compromissos de negócios. Os funcionários do front office devem entrar em contato com os clientes no dia anterior à sua consulta e confirmar o horário agendado. Crie uma lista de cancelamento ou não comparência para agendar outros compromissos para compensar os descartados. Os funcionários do front office de um hotel devem manter registros precisos de quartos, pois isso afeta diretamente o serviço de quarto e as operações de limpeza. Os funcionários do front office das escolas de ensino fundamental, médio e médio devem manter registros precisos dos alunos, incluindo aqueles que dizem respeito às ausências e visitantes dos estudantes.
Melhorias
Avalie continuamente os procedimentos do front office. Se você encontrar espaço para melhorias, crie e implemente estratégias apropriadas. Se o front office estiver sobrecarregado com as chamadas e nem sempre puder fornecer um excelente serviço ao cliente, considere alterar o sistema telefônico (por exemplo, usar um sistema de telefonia por computador) ou usar a tecnologia de mensagens instantâneas para avaliar a disponibilidade da equipe. Avalie se o gerenciamento de casos do front office pode ser melhorado indo sem papel.
