Pequenas empresas e freelancers com boas vendas podem ser lucrativas no papel, mas lutam para pagar suas contas por causa do baixo fluxo de caixa. O envio de faturas atempadas e fáceis de entender para os produtos que você vende ou para os serviços que você presta pode ajudar a evitar a escassez de dinheiro. Usando as informações padrão encontradas na maioria das faturas, você pode criar seu próprio sistema que ajuda a coletar suas contas a receber mais cedo ou mais tarde.
Listar as informações para a fatura
Decida o que você deseja colocar na fatura. Informações comuns sobre faturas incluem o seguinte:
- Nome e endereço do seu negócio
- Data da transação
- Descrição da transação
- Preço unitário do produto vendido
- Número de unidades vendidas
- Preço total do pedido
- Imposto sobre vendas
- Nome e endereço do cliente
- Número do pedido de compra (se usado pelo cliente)
- Contato do cliente
- Termos de pagamento
- Oferta de desconto
- Opções de pagamento
Descrição dos itens
Sua descrição da transação detalha o que o cliente pediu em forma de frase ou frase. O preço unitário é o preço por item que você vende. Suas condições de pagamento descrevem quando o dinheiro é devido a você, bem como quaisquer penalidades por atraso no pagamento. As opções de pagamento incluem instruções sobre como o cliente pode pagá-lo, como cheque emitido pelo nome da sua empresa, um endereço de e-mail do PayPal ou notificação de que você aceita pagamentos com cartão de crédito por telefone. Se você quiser o pagamento integral dentro de um número específico de dias, como 30 dias, inclua a frase "30 dias líquidos". Se desejar oferecer um desconto de pagamento antecipado, inclua algo como "3% de desconto para pagamento em 10 negócios dias desta fatura. ”
Gerar um número de fatura
Quando você liga para pessoas que lhe devem dinheiro, principalmente para clientes maiores e para aqueles que repetem negócios com você, eles geralmente solicitam o número da fatura que você está ligando. Se você receber uma chamada sobre uma fatura de um cliente, poderá encontrar o documento mais rapidamente se tiver suas faturas numeradas.
A maneira mais fácil de criar um sistema de numeração para suas faturas pode ser iniciar cada número da fatura com a data e incluir um número correspondente a quantas faturas você está escrevendo naquele dia. Por exemplo, se você só estiver escrevendo uma fatura em 25 de abril de 2015, seu número de fatura será 42520151. Se você escrever uma segunda fatura nesse dia, o número da fatura será 42520152. Esse sistema ajuda a evitar o uso acidental do mesmo número em duas faturas diferentes. Você pode usar uma letra em vez de um numeral para seguir a data e / ou usar um traço para separar a data do numeral ou letra final. Por exemplo, você pode usar 4252015-1 ou 4252015-A para a primeira fatura que você escrever em 25 de abril de 2015.
Crie a fatura
Depois que você souber quais informações deseja incluir em sua fatura e tiver um número de fatura, crie seu documento. Coloque o nome da sua empresa e as informações de contato no topo, seguidas das informações do cliente. Pode ser mais simples listar as informações usando cabeçalhos, seguidos de dois pontos e, em seguida, as informações. Por exemplo, um fornecedor pode configurar uma fatura para cupcakes com esta informação:
Nota fiscal nº: 4252015-1 Item encomendado: Cupcakes Preço unitário: $ 2.50 Total de unidades: 144 Preço total: $ 360 Tax (a 7%): $ 25.20 Total em dívida: $ 385.20
