Escrever uma fatura por horas trabalhadas, ou um serviço específico prestado a outra empresa ou indivíduo, requer uma abordagem ligeiramente diferente da usada para vender um produto tangível. Em vez de coletar um preço estabelecido de varejo ou atacado, você está cobrando por horas trabalhadas em uma taxa acordada ou um serviço específico executado por um preço acordado. O faturamento por serviços prestados exige atenção aos detalhes.
Comunique-se com seus clientes quando e como você vai faturá-los para o seu trabalho. Se você faturar antecipadamente uma parte antes de iniciar um projeto, precisará informar seus clientes. Se você faturar o trabalho em andamento em vez de esperar até a conclusão do contrato, certifique-se de que seu cliente esteja de acordo. Muitas pequenas empresas faturam eletronicamente. Informe aos seus clientes que eles receberão faturas por e-mail apenas para que não sejam excluídos acidentalmente.
Mantenha bons registros. Compile os registros de datas e horas trabalhadas e a natureza dos serviços prestados. Revise seu contrato de projeto ou contrato de serviço para atualizar sua memória sobre os termos específicos. Verifique o nome e endereço. Inclua o número de referência de faturamento do cliente, se houver um.Inclua seu próprio número de referência do arquivo, se aplicável.
Use um formato simples. Isso torna o processo de faturamento mais eficiente. Você também pode usar um programa de software para padronizar seu formato de fatura. Sua fatura deve incluir campos para números de referência da fatura, data de faturamento, nome comercial e endereço, além do nome do contratado a quem a fatura está sendo enviada. Deixe um espaço amplo para relacionar os serviços prestados com os códigos de produto ou projeto aplicáveis.
Especifique o valor da fatura. As horas podem ser as horas reais de serviço que você forneceu a uma taxa horária acordada ou os serviços específicos que você forneceu para o valor da fatura. Por exemplo, se você estiver construindo uma varanda, pode ter elaborado o plano, selecionado a madeira e colocado a base para o quadro durante um período de faturamento. Você pode listar as atividades e especificar um valor de fatura de quantia total. Ou você pode listar cada atividade separadamente, indicar as horas trabalhadas para cada uma e, em seguida, calcular o valor da fatura multiplicando as horas trabalhadas e a taxa horária.
Inclua documentos de apoio quando apropriado. Por exemplo, se você tiver que usar serviços de courier ou serviços de duplicação para concluir as tarefas, anexe cópias dos recibos.
