As empresas orientadas para serviços freqüentemente se esforçam para receber pagamentos pontuais, já que os compradores não recebem algo tangível que exija pagamento adiantado. Se um cliente não responder à sua primeira fatura, você precisará enviar uma solicitação de pagamento para acompanhamento. Para muitos clientes, basta um simples lembrete, mas, em alguns casos, você pode ter que ficar duro.
Dar detalhes específicos
Sua solicitação de pagamento deve incluir uma fatura ou descrever especificamente os serviços prestados e seu custo específico. Quando os serviços que você oferece são claramente delineados, alguns clientes estão mais inclinados a pagar porque percebem que receberam algo em troca de seu dinheiro. Por exemplo, um advogado deve descrever os deveres específicos que foram executados, o tempo que as tarefas levaram e o preço ou taxa acordada.
Dê uma saída fácil
Pode ser tentador enviar uma solicitação de pagamento com palavras fortes, mas todo mundo se esquece de uma fatura às vezes. Dê ao seu cliente uma saída fácil, em vez de criticá-lo por sua delinquência. Você pode, por exemplo, dizer: "Eu sei que você está ocupado, e a última fatura pode ter sido enterrada sob a montanha de trabalho que você tem". Isso ajuda seu cliente a salvar o rosto e garante a ele que seu relacionamento pode continuar ileso se ele pagar - uma garantia particularmente importante se você for um profissional de quem o cliente depende.
Pare o trabalho
Quando um cliente não paga durante um período prolongado, pode ser um sinal de que o cliente continuará a evitar o pagamento. Isso geralmente significa que você deve parar o trabalho até receber o pagamento. Para transmitir isso ao cliente de maneira profissional e não ameaçadora, seja direto, mas amigável. Tente dizer: "Gostei de trabalhar com você e gostaria de ajudar você a concluir o projeto de melhoria da sua casa. Mas não posso trabalhar sem pagamento, por isso lamento não poder continuar com o projeto até mantenha-se atualizado com seus pagamentos."
Acompanhamento
Sua carta deve fornecer um prazo claro para pagamento. Você pode dizer: "Por favor, deixe-me saber se você tem alguma dúvida ou preocupação, mas se eu não souber de você, vou antecipar o pagamento até o dia 15". Em seguida, siga com uma letra mais forte. Esta carta de acompanhamento é aquela em que você deve mencionar o contrato do comprador e dar um prazo firme para o pagamento. Observe a ação específica que você tomará se o pagamento não for recebido. Por exemplo, "Espero que continuemos a trabalhar juntos. Se eu não receber o pagamento até o dia 15, não terei outra opção a não ser notificar as agências de crédito de que você tem um saldo não pago, e considerarei todas as remédios legais disponíveis para eu receber a compensação devida."
