Se você tem uma queixa do consumidor sobre um produto ou serviço que não correspondeu às suas expectativas, uma das melhores maneiras de garantir que suas preocupações sejam levadas a sério é escrevendo uma carta de reclamação. Embora possa ser difícil determinar a melhor maneira de iniciar uma carta de reclamação, há várias estratégias diferentes que você pode adotar.
Endereçando a carta
Dirigir sua carta de queixa a uma pessoa específica reduzirá a probabilidade de sua carta ser ignorada ou "cair nas rachaduras". Comece sua carta endereçando-a à pessoa específica que está habilitada a responder à sua reclamação. Não esqueça de incluir o título dessa pessoa. Normalmente, o site de uma empresa terá informações sobre quem ou onde direcionar reclamações de clientes. Antes de escrever sua carta, faça uma pesquisa para garantir que você a envie para a pessoa apropriada.
Chegar ao ponto
Comece com um título curto que faça referência ao problema que você está tentando resolver, antes do primeiro parágrafo, com o máximo de detalhes possível. Por exemplo, se a sua reclamação for sobre um voo aéreo, inclua a data da viagem, a rota e o número do voo. Após o cabeçalho, o primeiro parágrafo deve resumir a reclamação. Chegue ao ponto rapidamente, na primeira frase do seu primeiro parágrafo, e defina as queixas específicas relacionadas aos bens ou serviços da empresa. Inclua tantos detalhes quanto puder, permanecendo conciso e respeitoso.
Comece com um positivo
Outro método de iniciar uma carta de reclamação é usar seu primeiro parágrafo para dizer algo positivo sobre os produtos ou serviços da empresa antes de iniciar sua reclamação. Essa abordagem coloca o leitor em uma posição menos adversária, o que pode levá-lo a estar mais disposto a trabalhar com você para resolver sua reclamação. Comece sua primeira frase com uma experiência favorável que você teve com a empresa no passado, destacando alguns dos atributos positivos da empresa e, em seguida, defina a natureza da sua reclamação em sua segunda frase ou parágrafo.
Dicas gerais
A USA.gov oferece dicas sobre como escrever uma carta de reclamação eficaz, observando que, muitas vezes, uma carta impressa enviada pelo correio é a maneira mais eficaz de entrar em contato com uma empresa. Além disso, você provavelmente obterá melhores resultados se usar um tom direto e não de confronto; uma carta irada, ameaçadora ou sarcástica pode ser menos eficaz do que uma carta calma e racional. Além disso, você deve indicar claramente como gostaria que o problema fosse resolvido. Finalmente, documente cada passo que você der e cada letra que você escreve, e mantenha cópias.
