A comunicação eficaz e a troca de informações são essenciais para o sucesso do projeto. Uma comunicação clara garante que cada membro da equipe compreenda seu papel e seus objetivos no projeto. A troca contínua de informações mantém todos os membros da equipe conscientes do progresso e destaca quaisquer problemas que possam afetar o progresso. A falta de comunicação efetiva pode levar a atrasos onerosos que afetam o sucesso do projeto.
Plano de projeto
O plano do projeto é central para todas as comunicações do projeto, conforme relatado pela TechRepublic. O plano permite que cada membro da equipe saiba o que o projeto deve entregar e quem é o responsável. Ele fornece as principais datas e dependências do projeto e divide os programas complexos em componentes menores que os membros individuais podem entender com mais facilidade.
Visão
A comunicação garante que todos os membros da equipe compartilhem a mesma visão do resultado do projeto. Uma edição de 2002 do “Houston Business Journal” descreveu como arquitetos, empreiteiros e desenvolvedores colaboraram com gerentes de empresas clientes para alcançar o sucesso do projeto através de um único objetivo compartilhado - um parque de negócios que atendesse às necessidades de seus usuários.
Planejamento de Comunicação
Um grande projeto envolve muitos membros da equipe e uma ampla gama de canais de comunicação. Para garantir uma comunicação eficaz e a troca de informações, é importante que o gerente do projeto planeje e gerencie o processo desde o início, identificando quem precisa de informações diferentes em vários estágios do projeto. O processo é contínuo de acordo com a consultoria Project Perfect, que afirma que os gerentes de projeto passam a maior parte do tempo em tarefas de comunicação.
Gestão de Informação
Os membros da equipe precisam de acesso rápido às versões mais recentes da documentação do projeto. Ao criar um site ou banco de dados de projeto único, os gerentes de projeto podem centralizar todas as informações e fornecer aos membros da equipe acesso seguro a documentos importantes, como planos, cronogramas, fornecedores, atas de reuniões e relatórios de andamento.
Status
O TechRepublic identifica relatórios de status como uma das comunicações mais importantes do projeto. O compartilhamento de atualizações de status garante que todos os membros da equipe estejam cientes de quaisquer problemas críticos ou mudanças inesperadas que possam afetar os cronogramas ou custos do projeto. Eles podem então tomar qualquer ação corretiva necessária.
Ferramentas
Ferramentas de comunicação, como e-mail, videoconferência e teleconferência, tornam simples e conveniente para os membros da equipe do projeto colaborar e trocar informações, mesmo quando estão trabalhando em diferentes locais. As ferramentas de redes sociais também desempenham um papel importante no gerenciamento de projetos. Os membros podem usar ferramentas, como o Twitter ou o Facebook, para publicar breves atualizações de status ou comentários sobre questões importantes do projeto.
