Solicitar pagamento em uma fatura vencida exige uma abordagem que equilibre assertividade e profissionalismo. Mantenha registros detalhados para facilitar o processo e acompanhe as faturas por número e data de serviço. Defina suas condições de pagamento em cada fatura, para que você possa consultar a política da sua empresa ao fazer consultas de coleta e acompanhamento.
Telefonema amigável
Faça uma ligação telefônica para solicitar o pagamento em uma fatura atrasada. Isso pode ser especialmente eficaz se você tiver um relacionamento familiar com o cliente e assumir que o pagamento atrasado foi um descuido. Por exemplo, “Oi Stan, esta é Jane Smith com a ABC Company. Quero garantir que você recebeu a fatura que enviamos para o envio do mês passado. Era a data de 15 de janeiro de 2015. Estão 10 dias atrasados, por isso estou imaginando se foi extraviado? Posso enviar uma cópia agora, se quiser.
Telefonema Formal
Se você está tentando obter uma fatura paga por um departamento de contabilidade de uma grande empresa ou por um cliente individual desconhecido, um tom mais formal é apropriado. Identifique-se, seja específico sobre a natureza da chamada e faça sua solicitação. “Esta é Jane Smith com a ABC Company. Estou ligando para a fatura nº 1234 que foi enviada para você por e-mail em 15 de janeiro de 2015. Atualmente, a fatura não está paga e ligarei hoje para perguntar que tipo de pagamento você gostaria de fazer."
Pedido Escrito
Assim como as ligações telefônicas formais e informais, o modo como você faz um pedido por escrito depende da natureza do seu relacionamento comercial. Um e-mail informal para um cliente comum pode ser simples, como “Basta verificar sua fatura pendente no mês passado. Estou anexando outra cópia caso você precise. Ela também pode ser formal e assertiva, observando a natureza da inadimplência e as consequências do não-pagamento contínuo. "Se esta conta não for paga por mais de 30 dias a partir da data da fatura, você estará sujeito a uma taxa de atraso de 10% e a futuros esforços de cobrança."
Faça o pagamento fácil
Ao fazer sua solicitação de pagamento, forneça ao personalizado várias opções para agilizar a transação. Por exemplo, ofereça-se para aceitar pagamento via cartão de crédito por telefone, dinheiro ou ordem de pagamento via correio, ou pagamento eletrônico por meio de um site de banco on-line ou e-pay. Peça um pagamento imediato para evitar mais atrasos. Se o cliente não puder pagar, peça um pagamento parcial ou um contrato para pagar em uma data futura predeterminada. Coloque todos os acordos por escrito.
Tomar ação legal
O seu pedido de pagamento pode ter mais peso se você tiver um advogado para redigir. Isso pode ser considerado quando o valor da fatura pendente for significativo ou estiver com mais de 90 dias de atraso. Você também pode considerar um tribunal de pequenas causas ou contratar uma agência de cobrança para ajudar nos seus esforços. Não deixe que contas não pagas durem meses a fio. Quanto mais uma fatura não for paga, maior a probabilidade de você não receber o pagamento.
