Simplificar um processo de aquisição requer a criação de etapas de compras específicas para minimizar o tempo entre o momento em que uma pessoa solicita um item e quando ele o recebe. Com base no seu processo de compra atual, você pode otimizar seu sistema alterando quem está envolvido, concedendo mais autoridade de compra e estabelecendo políticas específicas de fornecedor.
Identifique Fraquezas
O primeiro passo para agilizar seu processo de compras é identificar por que você quer fazer isso. Você pode estar gastando demais. Seus funcionários podem ser menos produtivos porque precisam esperar pelo equipamento de que precisam. Seus clientes podem ficar insatisfeitos porque você não consegue materiais com rapidez suficiente para atender aos pedidos. Suas formas ou mesmo a falta de papelada eficiente podem estar causando gargalos. Depois de saber quais são seus problemas de compra, você pode examinar seu processo para ver o que pode estar causando o problema.
Centralize ou descentralize
Uma maneira de agilizar seu processo de compra é centralizá-lo com uma pessoa ou departamento. Em vez de ter um membro da equipe, dirija-se ao gerente de departamento, que então vai para o diretor de operações, que então vai para o gerente financeiro, permitindo que os funcionários enviem as solicitações diretamente para um agente de compras. Isso pode reduzir o tempo necessário para a aprovação de compras, porque uma pessoa é responsável pela linha do tempo.
Se você já tem esse tipo de processo de compra centralizado, no entanto, isso pode ser um problema seu. Isso pode acontecer quando o agente de compras está sobrecarregado com solicitações que ela precisa pesquisar. Se esse for o caso, considere que os chefes de departamento aprovam primeiro as compras, que depois enviam ao departamento financeiro. Para aproveitar ao máximo este tipo de sistema, crie uma data de vencimento para todos os seus formulários para garantir que todos os envolvidos saibam quando um pedido é devido e saibam que eles serão responsabilizados.
Aumentar a autoridade de compras
Outro método para agilizar as compras é dar a mais funcionários a autoridade para fazer compras. Isso pode levar a gastos excessivos se você não definir parâmetros específicos, como quais produtos e serviços um funcionário específico pode comprar, um limite para a quantidade de compras que ele pode fazer e quais fornecedores ele pode usar. Considere permitir que os funcionários façam compras menores, especialmente as regulares, que geralmente são aprovadas, como suprimentos de escritório. Se você puder controlar o uso de cartão de crédito da empresa por funcionários individuais, envie cartões a membros da equipe com autoridade de compra, permitindo que eles façam compras on-line, físicas ou telefônicas sem ter que solicitar um cheque ou cartão de crédito ao departamento de contabilidade. Crie políticas rígidas da empresa para uso do cartão de crédito da empresa.
Pré-aprovar fornecedores
Se os membros da equipe precisarem pesquisar e confirmar fornecedores sempre que fizerem uma compra, crie uma lista de fornecedores aprovados que possam usar. Isso ajuda a garantir que você trabalhe com fornecedores que você conhece e pode criar compras de volume que podem levar a descontos de fornecedores. Configure um sistema de compras com fornecedores aprovados para que eles não precisem gerar um relatório de crédito sempre que um funcionário fizer uma compra. Dê aos fornecedores uma lista de funcionários que podem fazer compras ou use um código de compra da empresa que você forneceu a funcionários selecionados. Uma solicitação de formulário ou modelo de proposta que seus funcionários possam usar quando precisarem receber vários lances em um trabalho simplificará o processo eliminando a necessidade de os membros da equipe criarem documentos de lance.
Melhore o Agendamento de Compra
Se você souber antecipadamente que precisa comprar produtos e suprimentos específicos, programe essas compras com lentidão na sua empresa, com bastante antecedência. Isso pode ajudar a reduzir as compras que se perdem em um mar de papelada, exigindo consultas em nível de departamento e solicitações rápidas. Peça aos gerentes de departamento que enviem solicitações de compra trimestrais, incluindo datas de entrega, e que seu agente de compras crie um calendário para fazer compras.
