Simplificar políticas e procedimentos em um ambiente de empresa pode ser um processo difícil. Quer a empresa seja uma fábrica ou apenas um pequeno escritório, ela se beneficiará muito da simplificação de todas as políticas e procedimentos em que a empresa se envolve. Esse projeto é difícil para uma pessoa gerenciar em grande escala. Como esse processo requer o estudo de todos os níveis da empresa, pode levar vários anos até que a tarefa esteja totalmente concluída.
Pesquise todas as políticas e procedimentos que ocorrem em sua empresa ou na empresa para a qual você está trabalhando. Tire alguns dias para observar cada departamento da empresa e quais políticas e procedimentos eles fazem todos os dias.
Tome nota de quaisquer procedimentos e políticas que sejam redundantes ou diminuam a produtividade dos funcionários. Descubra quanto tempo demora para obter aprovação para tarefas, junto com qualquer licenciamento, notário ou permissão dos tribunais.
Avalie cada política e procedimento para eficácia de custo, eficiência e necessidade.
Faça um novo plano de política e procedimento que elimine quaisquer tarefas administrativas desnecessárias, aprovações ou burocracia. Por exemplo, os funcionários podem inserir dados em uma planilha e enviá-los por e-mail em vez de imprimir uma cópia impressa.
Tome nota de quaisquer processos duplicados que ocorram na empresa, como a revisão de um projeto por várias pessoas diferentes. Elimine o maior número possível de etapas duplicadas. Por exemplo, um projeto revisado por várias pessoas pode precisar apenas de uma revisão qualificada.
Pergunte aos funcionários, gerentes e até mesmo parceiros externos que trabalham com a empresa o que eles mudariam sobre as políticas e procedimentos dessa empresa. Isso pode trazer um monte de políticas falhas para iluminar e ajudar a tornar uma empresa que todos os níveis estão satisfeitos.
Encontre a maneira mais rápida e simples de concluir tarefas assistindo a vários funcionários executarem a mesma tarefa. Depois de descobrir a maneira ideal de executar essa tarefa, treine todos os outros funcionários para concluir a tarefa dessa maneira.
Reparar e atualizar todos os equipamentos, máquinas e computadores da empresa. Isso reduzirá o tempo improdutivo e ajudará a acelerar o processo final.
Inspecione todos os manuais e documentos de treinamento. Simplifique todo o idioma e reduza todas as partes desnecessárias do manual para fornecer um padrão claro e conciso para concluir tarefas.
Reúna todos os dados e crie uma proposta para eliminar políticas e procedimentos desnecessários. Apresentar os dados aos proprietários da empresa para que eles possam determinar quais alterações implementar.
