Políticas e procedimentos são importantes para um negócio porque, como explicado pelo Departamento de Saúde e Famílias da Austrália, eles definem como um negócio deve operar e identificar o ponto de vista moral, ético e legal do negócio. O aprimoramento de políticas e procedimentos pode fortalecer a produtividade e os relacionamentos internos e externos da empresa. Isso, por sua vez, pode se traduzir em melhor receita e sucesso geral nos negócios.
Identifique os objetivos do negócio. Tudo nas políticas e procedimentos deve refletir esses objetivos.
Revise as políticas e procedimentos atuais para descobrir se estão atualizados e atendem aos objetivos da empresa.
Conduza reuniões formais e informais de funcionários, entrevistas e pesquisas para obter informações sobre o que os funcionários sentem que precisa estar nas políticas e procedimentos. É possível que a administração tenha pontos de vista diferentes sobre o que é importante para políticas e procedimentos. A inclusão das visualizações dos funcionários elimina o risco de ter políticas e procedimentos que não atendam às necessidades dos funcionários.
Investigue as leis aplicáveis às operações de negócios. Essas leis podem mudar com o tempo. O atual manual de políticas e procedimentos deve refletir a versão atual das leis e definir claramente como essas leis impactam os protocolos.
Divida as políticas e procedimentos em duas seções. A primeira seção deve descrever os protocolos que se aplicam a todos os funcionários. A segunda seção deve ser subdividida por departamento e detalhar os regulamentos que se aplicam a cada seção da empresa. Isso permite que os funcionários encontrem dados que dizem respeito ao seu trabalho muito rapidamente.
Escolha um formato para as políticas e procedimentos revisados que seja conciso e não deixe os leitores folheando o manual.
Desenvolva e desenvolva o esboço de cada seção. Pergunte a si mesmo se as descrições de serviços e empregos são claras e faça com que sejam revisadas por um comitê para identificar quaisquer áreas de ambiguidade.
Revise as políticas e procedimentos para os 7 Cs. Como descrito por Chris Anderson da work.com, os 7 Cs incluem contexto (inclusões são relevantes), consistência (termos usados da mesma maneira), integridade (sem lacunas de informação), controle (termos detalham objetivos e autoridade da empresa), conformidade (termos mostram como cumprir regras, bem como penalidades), correção (sem erros de digitação, ortografia ou gramática) e clareza (sem ambigüidade).
Tenha as políticas e procedimentos revisados por especialistas fora da empresa. Por exemplo, um advogado pode examinar as políticas e procedimentos para se certificar de que eles não contêm lacunas legais ou responsabilidades.
Dicas
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Mantenha os diferentes estilos de aprendizagem em mente ao construir as políticas e procedimentos. Certifique-se de incluir gráficos e representações visuais para ajudar aqueles que são mais aprendizes gráficos.
