Administrar uma pequena empresa é mais do que suas declarações de visão e missão. Compreender o custo real de sua força de trabalho é fundamental para alcançar as metas e expandir seus negócios a longo prazo. Sem funcionários que trabalham duro, sua empresa não chegará aonde está indo, calculando com precisão o custo de contratá-los para garantir estabilidade no emprego a longo prazo e crescimento contínuo dos negócios. Isso envolve mais do que apenas saber os salários de seus funcionários. Obtenha uma leitura precisa sobre a taxa global de trabalho que sua empresa está pagando para apoiar cada um dos membros vitais da sua equipe.
O que é uma taxa de carga?
A taxa de carga de trabalho inclui todos os custos associados ao seu empregado, e não apenas o custo do pagamento real. Muitos proprietários de pequenas empresas subestimam quanto custa manter um funcionário na folha de pagamento e acabar com perdas maiores do que o esperado. Antes de considerar a contratação de seus primeiros funcionários ou novos funcionários, calcule a taxa de mão-de-obra totalmente carregada, incluindo custos como benefícios, impostos pagos pelo empregador, folgas pagas e despesas gerais.
Por exemplo, o salário inicial de um associado em sua loja pode ser de US $ 30.000 por ano, mas seria um erro concluir que esse é o custo de contratá-lo. Depois de benefícios, impostos, folgas remuneradas e despesas gerais, você pode ter mais US $ 20.000 em despesas associadas a esse funcionário a cada ano. Os custos extras podem ser algo como isto:
- Custos com saúde: US $ 9.800
- Tempo de folga pago: US $ 2.500
- Desenvolvimento profissional: US $ 2.400
- Impostos da folha de pagamento: US $ 2.300
- Sobrecarga: US $ 3.000
Quando essas despesas são somadas, o total de US $ 20.000 é considerado a taxa de carga de trabalho. Para calcular a porcentagem exata desse encargo, divida suas despesas adicionais pelo salário anual do empregado. US $ 20.000 / US $ 30.000 = 0,67 ou uma taxa de carga de 67% para esse funcionário.
Quanto custa um empregado por hora?
O custo por hora de um funcionário é maior que seu salário por hora. Como mostrado acima, um funcionário que custe uma empresa US $ 20.000 por ano além de um salário de US $ 30.000 na verdade custa US $ 50.000 por ano e tem uma taxa de encargo de 67%. Se você calcular a taxa horária desse empregado dividindo seu salário anual de US $ 30.000 por 2.080 horas de trabalho possível por ano, parece que o custo para empregar essa pessoa é de apenas US $ 14,42 por hora. No entanto, quando você leva em consideração a taxa de encargos e divide os US $ 50.000 em 2.080 horas, a despesa horária real para esse funcionário é de US $ 24,04. Quando você é uma pequena empresa tentando se manter à tona e aumentar as margens de lucro, uma diferença de US $ 10 por hora é um grande negócio. Ao calcular o custo total da mão-de-obra por hora de cada funcionário, você pode evitar contratar mais funcionários do que sua empresa pode pagar para que possa permanecer um empregador confiável para as pessoas que já possui na equipe.
Como você calcula sobrecarga de empregado?
Embora o entendimento do custo de benefícios e impostos por funcionário possa ser bastante simples, o cálculo do custo indireto por funcionário pode ser um pouco mais complicado. Os custos indiretos por empregado incluem coisas como custos de construção, manutenção, impostos sobre propriedade, serviços públicos, equipamento de escritório, material de escritório e seguro. Depois de calcular o total geral da sua empresa, você o divide pelo número de funcionários na equipe. Veja este exemplo para uma empresa que emprega 43 pessoas:
- Custos de construção: US $ 24.000
- Manutenção: US $ 10.000
- Impostos sobre a propriedade: US $ 3.500
- Utilitários: US $ 8.500
- Equipamento de escritório: US $ 7.000
- Material de escritório: US $ 4.500
- Seguro: US $ 100.000
- Total: US $ 157.500
- Total por funcionário: US $ 3.663
Tenha em mente que esse número varia de acordo com o setor e a empresa. Algumas indústrias precisarão de equipamentos de segurança para todos os funcionários, uniformes, laboratórios especiais, salas de operação, centros de produção e muito mais. Outras empresas podem eliminar completamente categorias como custos de construção, impostos sobre propriedade e manutenção, especialmente empresas cibernéticas que não necessitam de escritórios centrais. O total de custos indiretos do empregado inclui todos os custos que não variam de empregado para empregado e são obrigados a empregar sua força de trabalho.
Calculando sua taxa de carga de trabalho com precisão
Muitas pequenas empresas fazem sua própria contabilidade quando estão apenas começando. Precisão é importante em todos os aspectos da contabilidade e, especialmente, ao calcular os custos de manutenção de sua força de trabalho. Se você calcular mal esses números, poderá acabar tendo que demitir funcionários ou poderá perder a receita necessária para expandir seus negócios. Chegar a um custo de carga de trabalho precisa depende de ter registros precisos sobre quanto você está pagando a cada funcionário, o número de horas que eles trabalham por período, despesas com impostos, seguro e despesas gerais. Supondo que sua empresa mantenha registros precisos para cada uma dessas categorias, várias calculadoras on-line gratuitas estão disponíveis.
Mesmo que as calculadoras on-line estejam disponíveis para ajudá-lo a descobrir a taxa de carga de trabalho de seus funcionários, elas podem não ser totalmente precisas. Sua empresa específica pode ter despesas exclusivas que se qualificam como parte de despesas gerais, seguros ou impostos. Se você deixar esses números fora da equação, você pode sair com uma imagem imprecisa do que realmente custa empregar sua equipe. Considere consultar um contador que possa consultar seus livros, localizar seus pontos cegos e ajudá-lo a garantir que todas as despesas pertinentes sejam incluídas em seus cálculos. À medida que uma pequena empresa cresce, ter um relacionamento com um contador experiente é benéfico não apenas para calcular os custos da carga de trabalho, mas também para os impostos, projetando lucros e mantendo o fluxo de caixa sob controle.
Reduzindo a taxa de carga de trabalho
Embora pareça que você não tem escolha a não ser pagar uma alta taxa de encargos trabalhistas para seus funcionários, existem maneiras de reduzir os custos quando a sua linha de fundo depende disso. A redução da taxa de encargos trabalhistas pode permitir que você mantenha uma força de trabalho maior ou evite demitir membros valiosos de sua equipe. Cortar os custos gerais é uma maneira de reduzir a taxa de carga de trabalho. Se você tem membros de sua equipe que trabalham em um computador, eles poderiam trabalhar tão produtivamente em casa quanto no escritório? Considere oferecer aos funcionários a opção de trabalhar remotamente e reduzir o tamanho do escritório. Isso não apenas reduz os custos para você, mas também reduz os custos para eles em termos de transporte, alimentação e guarda-roupa profissional.
Outras formas de reduzir a taxa de carga de trabalho são avaliar os aumentos salariais, reduzir as taxas de rotatividade, converter funcionários em tempo integral para uma semana de trabalho de quatro dias ou empregar algumas pessoas como prestadores de serviços independentes em vez de empregados assalariados. Quando se trata de prestadores de serviços independentes, sua empresa provavelmente poderia pagar uma taxa maior por peça para um contratado independente e ainda manter uma carga de trabalho menor, porque eles são responsáveis por pagar seus próprios impostos e benefícios. Isso significa que você não está pagando pelo seguro de saúde, impostos da Previdência Social e dias de folga. Para aqueles que você mantém como empregados assalariados na folha de pagamento, considere limitar as despesas para coisas como viagens, refeições fora ou veículos da empresa.
Quando um custo de carga do trabalho superior vale a pena
Às vezes, um custo de carga de trabalho maior vale o preço. Por exemplo, você pode ter um especialista em folha de pagamento que esteja em demanda em seu campo. Ela tem conhecimento interno que você não pode obter em nenhum outro lugar, e se o seu concorrente a empregasse em vez de você, sua empresa perderia sua vantagem. Nesse caso, a manutenção de um pacote generoso de salários e benefícios vale a despesa, pois aumenta sua lucratividade geral. Embora valha a pena pagar mais por excelência, esforce-se para que seus funcionários mais fortes ensinem e treinem os outros membros de sua força de trabalho para que o nível de desempenho de todos seja elevado. Isso aumenta o desempenho de sua equipe e suas margens de lucro e faz com que você fique menos obrigado a arcar com um custo de carga de trabalho desproporcionalmente alto para manter as pessoas na folha de pagamento.
