Pode ficar confuso saber quais documentos você precisa ter à mão quando opera uma pequena empresa. Um desses documentos, Formulário de Receita Federal W-9 - Solicitação de Número de Identificação e Certificação do Contribuinte - lista detalhes importantes necessários por você e pela Receita Federal para empresas, contratados independentes e aqueles para os quais você faz qualquer tipo de pagamento. funcionários e fornecedores durante o ano fiscal.
Finalidade W-9
O IRS recomenda que você solicite a todos os fornecedores que enviem um W-9 quando você planeja fazer pagamentos de US $ 600 ou mais, se eles forem indivíduos ou contratados independentes, um espólio ou parte de um trust doméstico, empresas de parceria, corporações, um sociedade de responsabilidade civil, associações ou organizações criadas em ou sob as leis dos EUA. O propósito do W-9 é fornecer o nome legal e endereço do fornecedor e o número exato de identificação do contribuinte para fins de relatório fiscal no final do ano. 1099. A informação fiscal sobre o documento pode ser na forma de um empregador ID, um número de identificação do contribuinte estrangeiro residente ou até mesmo um número da Segurança Social. O documento deve ser datado e assinado pela pessoa listada ou por um representante da entidade legal, se for uma empresa.
Aviso do IRS
Depois de enviar documentos Form-1099 que indicam pagamentos feitos a fornecedores e outros durante o curso do ano, com base nas informações do W-9 coletadas, o IRS enviará uma notificação para você se as informações do 1099 não concordarem com seus registros. Você precisará solicitar um segundo W-9 dos fornecedores cujas informações estiverem incorretas. O IRS exige que você mantenha os W-9s em arquivo para todos aqueles a quem você pagou mais de US $ 600 em um ano fiscal como parte das práticas padrão de manutenção de registros, geralmente até sete anos. Faça uma prática de solicitar regularmente W-9s atualizados de fornecedores para garantir a precisão ou, pelo menos, toda vez que o governo atualizar ou alterar o formulário.
