Em algum momento, a maioria dos profissionais de negócios precisará fazer uma apresentação para uma reunião. A apresentação pode ser mais informal, se um indivíduo se encontrar com seu departamento ou extremamente formal em reuniões ou convenções de toda a empresa. As apresentações podem levar muito tempo para serem preparadas. Além disso, as pessoas geralmente ficam um pouco nervosas antes de uma apresentação. No entanto, existem algumas dicas de apresentação de reuniões importantes que podem ajudar alguém a fornecer uma apresentação altamente impactante.
Selecione o público certo
Selecione o público certo para sua reunião e apresentação, de acordo com o artigo "Fazendo apresentações de negócios funcionar" em businessknowhow.com. Pense em todos os funcionários que seu trabalho e apresentação afetam. Se você é um diretor de pesquisa de marketing, convide os principais diretores da marca, da publicidade, do desenvolvimento de produtos e de finanças para a sua reunião. Notifique todos com pelo menos algumas semanas de antecedência por e-mail. Aprenda as pessoas sobre os principais objetivos da reunião e aproximadamente quanto tempo a reunião durará.
Receba todos os envolvidos
Se você planejar uma reunião demorada, convide alguns dos gerentes e diretores a apresentar suas próprias informações, especialmente se você precisar de sua opinião para tomar decisões. Você controlará a agenda da reunião e configurará a sala de reunião. Por exemplo, se sua reunião for agendada das 8h ao meio-dia, será necessário agendar o horário de apresentação de todos. Você também precisará determinar quais tipos de equipamentos serão necessários, como projetores de laptop, projetores de slides suspensos e telas.
Decida o melhor formato para sua apresentação
Sua apresentação deve ser a chave para a reunião. Todos os outros tópicos devem estar relacionados à sua discussão. Portanto, apresente sua informação primeiro. No entanto, ao preparar sua apresentação, certifique-se de ter uma abertura, corpo e próximo a sua apresentação, de acordo com businessknowhow.com. Quanto à alocação de tempo, sua abertura deve ser de 10 a 20% de sua apresentação. Sua abertura deve incluir pontos-chave que você pretende discutir no corpo de sua apresentação, que incluirão até 75% de sua apresentação. Abra com uma declaração, piada ou videoclipe humorístico relacionado ao seu tópico. Isso vai chamar a atenção das pessoas e ajudá-lo a relaxar, se você tiver algum nervosismo antes da reunião. Um exemplo do corpo da apresentação pode ser o feedback chave do cliente que você recebeu de uma recente pesquisa de satisfação do cliente. Feche sua apresentação com algumas recomendações e aloque cinco minutos para as perguntas.
Mantenha seus slides simples
Decida se você vai fazer uma apresentação de laptop ou usar slides gerais. As apresentações de laptop normalmente causam mais impacto. Prepare oito a 12 slides para sua apresentação. Use letras grandes o suficiente para que as pessoas possam lê-las, como fontes de 32 pontos. Limite seus slides para vários pontos cada. Use muito espaço em branco. Você também deve usar imagens e cores para impacto, o que ajudará a manter a atenção do público.
Mantenha contato visual
Sempre mantenha contato visual com seu público. Se você estiver usando um ponteiro na tela, aponte para o ponto em que está discutindo, mas olhe para o seu público quando falar. Além disso, fale alto e distintamente. Vá em um ritmo moderado e não fale muito rápido, para que as pessoas entendam você e não peçam para você se repetir.
