A parte mais cara da operação de uma empresa é pagar pelo trabalho em termos de salários, oferecer benefícios e bônus e desenvolver programas de treinamento, e é por isso que calcular os níveis de mão-de-obra é tão importante. Muitas empresas usam um programa de previsão de demanda que leva em consideração o número passado de funcionários, o número de funcionários demitidos e as aposentadorias pendentes. Enquanto o software pode fazer uma projeção para a demanda atual, pode não ser aplicável, dada a estratégia global da empresa. Para ter certeza, considere picos sazonais, necessidades horárias, horários de férias programados e tendências de mercado ao calcular os níveis de mão de obra. A gestão estratégica de recursos humanos é importante para uma empresa que quer minimizar custos e melhorar sua lucratividade.
Itens que você precisará
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Projeções futuras de pedidos
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Descrições de emprego
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Tempos de processamento
Examine os níveis macro e micro de seus negócios para começar a entender os níveis de mão de obra necessários para operar de maneira eficiente. Os níveis macro de uma empresa são divididos em categorias de grupos funcionais, como liderança executiva, atendimento ao cliente, vendas, operações, finanças, gerenciamento da cadeia de suprimentos e relações humanas.
Os níveis micro de um negócio são divididos em descrições de trabalho e habilidades de trabalho necessárias para executar um trabalho específico. Defina qual é a expectativa do cliente para o seu lead time e analise se você está no horário, atrasado ou adiantado. Se você não estiver atendendo às expectativas do cliente, poderá estar perdendo vendas, o que significa que precisa examinar seus métodos operacionais e encontrar uma maneira de atender às necessidades dos clientes. O correto dimensionamento dos aspectos do intelecto humano de uma empresa não é fácil de fazer e pode mudar periodicamente com base no ciclo de vida de uma empresa e nas tendências do mercado. Mas você deve conseguir calcular com sucesso os níveis de mão de obra usando essas etapas.
Empresas menores tendem a empregar pessoas que podem desempenhar várias funções de trabalho, ao passo que empresas maiores tendem a empregar pessoas que são capazes de executar um conjunto específico de tarefas repetidamente em grandes quantidades de trabalho. Determine a estratégia da sua operação em relação às necessidades de pessoal em geral.
Observe o fluxo de pedidos antecipado da empresa e analise as áreas de gargalo que tendem a fazer backup e afetar todo o processo. Examine o backlog do negócio e determine se a satisfação do cliente ou os lucros operacionais estão sendo afetados, pois o negócio é muito lento para atender às necessidades do cliente. Se houver funcionários que estão ociosos mais de 50% do tempo, revise as descrições de cargos e veja se há uma maneira que outros funcionários ou contratados possam fazer esse trabalho. Ou determinar se há outro trabalho que precisa ser feito para que o funcionário possa lidar com os outros 50% de seu tempo de trabalho e evitar a contratação de outra pessoa.
Analise os objetivos da empresa para apoiar atividades de trabalho essenciais e não essenciais. Algumas empresas optam por contratar trabalhadores temporários para picos sazonais. Outros optam por terceirizar coisas como folha de pagamento, administração de benefícios e até mesmo atendimento ao cliente para aliviar a necessidade de contratar trabalhadores permanentes em tempo integral e fornecer-lhes benefícios de saúde, planos de aposentadoria e horas extras.
Algumas empresas consideram-se empresas de treinamento onde esperam maior rotatividade, salários mais baixos e trabalhadores menos qualificados. Outras empresas podem investir pesadamente em seus funcionários por meio de educação e treinamento, porque estão em um campo altamente técnico. Gestão estratégica de recursos humanos começa com a visão da empresa e escorre para baixo em como os funcionários são contratados, treinados, retidos e utilizados.
Ambientes de união podem ser restritivos em termos de como os funcionários são categorizados, pagos e gerenciados. Negocie um contrato de trabalho que permita flexibilidade para manter seu negócio funcionando de maneira eficiente.
As taxas de utilização de funcionários são uma maneira pela qual uma empresa pode avaliar a eficácia de sua equipe, mas esteja ciente das armadilhas, como equipamento inutilizado ou horários de pico que podem interferir nessa projeção. Por exemplo, se você tem uma empresa de fast-food e atende a 200 clientes por dia, pode projetar que leve meia hora para atender cada cliente do começo ao fim. Isso pode incluir fazer um pedido do cliente, processar o pedido, ser pago pelo pedido e limpar ou manter uma área pública depois que o cliente tiver saído.
No nível agregado, você pode projetar que, com 200 clientes, cada um demorando meia hora para servir, você precisará de mão de obra para cobrir 60 horas de negócios durante um período de oito horas. Ao dividir oito horas no tempo total necessário (60 horas), você precisa de 7,5 pessoas para lidar com esse trabalho. No entanto, usar uma taxa de utilização direta como essa pode não fornecer todos os detalhes que você precisa planejar adequadamente. Você pode achar que entre 11:00 e 14:00 seus picos de negócios, enquanto em outras ocasiões durante o dia você está menos ocupado.
Em vez de usar uma janela de oito horas, considere usar uma janela de quatro horas para os horários de pico com o mesmo cálculo. O processamento de 200 clientes em quatro horas a meia hora por transação ainda rende um total de 60 horas-homem, mas quando 60 é dividido por quatro horas, você descobre que são necessárias 15 pessoas.
Tenha em mente que aperfeiçoar o processo inicial sem ajustar o meio ou o final do processo não lhe dará o que você precisa. Você quer minimizar o desperdício. Durante os horários de pico, os trabalhadores ficam em um lugar e fazem uma tarefa antes de passar a ordem para a próxima pessoa, que também faz uma tarefa e a repassa. Isso eliminará as pessoas que tropeçam umas nas outras.
É melhor detalhar o tempo de processamento em cada etapa (fazer o pedido, alterar e receber, cozinhar o pedido, atender ao pedido, limpar) e incluir no cálculo o tempo da fila (tempo de espera), o tempo de configuração e o tempo de inatividade de pessoas ou máquinas. Dessa forma, você pode entender melhor onde sua equipe precisa estar durante o processo. Você deseja que os pedidos do cliente fluam uniformemente entre os processos para que uma estação ou área não fique bloqueada.
Dicas
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Não ter os funcionários certos o suficiente pode significar problemas para atender às demandas de qualidade e produção. Ter muitos funcionários pode aumentar os custos indiretos. Ter alguns funcionários que estão sobrecarregados de trabalho e outros que têm muito tempo ocioso pode causar problemas de moral e rotatividade de funcionários.
A superprodução e a manutenção de funcionários "ocupados" para mantê-los empregados podem ser dispendiosos. Algumas empresas usam o tempo de inatividade de funcionários para educação ou oportunidades de treinamento cruzado. Outros fornecem horários de trabalho flexíveis que permitem que os funcionários levem tempo de trabalho quando estão disponíveis e ainda estejam de plantão quando forem necessários.
Para trabalhadores altamente qualificados, aperfeiçoe o treinamento, contratação e estruturas de bônus para reter os melhores funcionários e minimizar os custos associados ao volume de negócios.
