Se você propõe uma solução para um problema de longa data, é provável que seu gerente lhe peça para enviar uma proposta formal. Embora a duração varie dependendo das informações que você precisa cobrir, a maioria das propostas formais consistem em alguns componentes principais semelhantes aos dos relatórios formais. Estes geralmente incluem o prefator, corpo e partes suplementares. Como o nome indica, a parte anterior da proposta introduz o leitor no conceito.
Detalhes do Título
O título fly é a primeira página da proposta colocada imediatamente após a capa que não leva nada além do título. A seguir, a página de título, que, além do título, contém os nomes do autor e da pessoa que autorizou o autor a enviar a proposta, juntamente com sua designação, endereço oficial e detalhes de contato. Esta página também deve conter a data de envio da proposta.
Cartas
As propostas autorizadas por escrito devem conter a carta de autorização imediatamente após a página de título. Isto é seguido pela transmissão ou carta de apresentação escrita pela pessoa que escreve a proposta. A carta de apresentação deve dirigir-se ao destinatário e identificar a proposta pelo seu título. Esta carta formal geralmente fornece informações sobre o propósito do documento, sem entrar nos detalhes do que ele cobre ou nas conclusões a que o autor chegou. O escritor pode usar a carta de apresentação para reconhecer a ajuda recebida na preparação da proposta.
Índice
O índice fornece um resumo da estrutura da proposta. Ele contém uma lista abrangente dos títulos no documento, juntamente com o número de página relevante ao lado de cada um. É vital alinhar esses títulos com lacunas e líderes suficientes para fornecer uma exibição clara das informações. Se a proposta contiver um número significativo de figuras, tabelas, gráficos ou outros recursos visuais, eles deverão ser listados em uma página separada como “Lista de ilustrações” imediatamente após o sumário.
Sumário executivo
Esta parte contém informações concisas sobre o conteúdo que aparece na proposta. Seguindo o esquema fornecido no sumário, o resumo executivo apresenta o tópico, fornece dados relevantes e resume as conclusões e recomendações da pessoa que faz a proposta. O objetivo deste resumo é fornecer uma visão panorâmica do tópico para uma leitura rápida por executivos ocupados. Embora isso apareça antes do corpo principal da proposta, é mais fácil compor essa parte por último, depois de reunir todo o documento.
