Muitas vezes, quando uma organização procura ajuda externa para um projeto, ela emite uma RFP ou uma solicitação de proposta. Empreiteiros, em seguida, responder à RFP, descrevendo como eles podem ajudar com o projeto e por que sua empresa ou equipe é a melhor opção para o trabalho. Para receber as respostas mais completas e fazer a escolha certa, as RFPs devem incluir algumas informações básicas.
Uma RFP deve sempre começar com uma introdução e uma visão geral da organização que está emitindo a solicitação e o problema ou projeto em que a ajuda é necessária. A introdução geralmente não é mais do que um ou dois parágrafos, e também deve incluir a data de vencimento do projeto e do orçamento proposto. A inclusão dessas informações ajuda as empresas a decidir se devem responder à RFP.
Detalhes do Projeto
A segunda parte de uma RFP deve fornecer detalhes sobre o projeto ou programa específico. Forneça detalhes sobre o propósito e estrutura do projeto, bem como detalhes sobre a equipe que trabalha nele, localização, cronograma e status. Esta informação ajuda os entrevistados a entender o contexto do projeto; eles podem então adequar sua resposta às necessidades da organização solicitante.
Escopo de serviço
Uma RFP deve detalhar quais serviços você está procurando de uma empresa externa. Esse escopo de serviço é provavelmente a seção mais importante da RFP, uma vez que as empresas respondentes terão muito cuidado em desenvolver propostas que atendam a todas as suas necessidades. Embora você deva incluir tarefas específicas que são fundamentais para a conclusão do projeto, a lista de serviços necessários deve ser razoavelmente geral, já que cada empresa respondente terá sua própria abordagem ao projeto. Permitir que as empresas externas detalhem suas idéias e processos pode ajudá-lo a tomar uma decisão mais informada sobre a melhor empresa para o trabalho.
Despesas
Embora algumas empresas que emitem RFPs hesitem em incluir informações sobre orçamento, se você tiver um orçamento rigoroso, inclua-o na RFP. A RFP deve incluir uma seção solicitando que as empresas detalhem como planejam usar o orçamento, bem como uma análise detalhada de seus requisitos e procedimentos de faturamento e pagamento. Inclua também informações sobre o tipo de contrato que você está concedendo e a duração do contrato.
Qualificações
Quando você está escolhendo uma empresa externa para trabalhar com sua empresa, você quer a melhor e mais qualificada empresa que possa pagar. A RFP deve incluir uma seção onde as empresas respondentes possam detalhar suas qualificações para o trabalho. Se você estiver procurando por experiência específica, peça aos entrevistados para detalhar suas habilidades e experiência nessa área. Além disso, solicite referências, seja para a empresa como um todo ou para os membros individuais da equipe.
Avaliação e Submissão
As RFPs devem incluir uma discriminação dos critérios de avaliação e instruções para a apresentação da proposta. Seja claro e específico, indicando a data e hora do prazo, bem como um endereço específico onde você receberá propostas. Se houver circunstâncias que levem à desqualificação imediata, inclua-as também.
