Muitas empresas trazem fornecedores externos quando têm projetos de grande escala. Há muitas razões para terceirizar o trabalho, incluindo falta de pessoal, falta de recursos e falta de experiência para o projeto. Ao escolher um fornecedor de perspectiva, um negócio envia frequentemente uma solicitação de informações ou uma solicitação de proposta. Antes de decidir qual tipo de ferramenta é melhor para sua organização, considere as diferenças entre os dois.
Pedido de informação
Solicitações de informações, ou RFIs, são documentos de planejamento. Eles são documentos informais e geralmente não exigem comprometimento de nenhuma das partes. As RFIs são projetadas para coletar informações sobre a empresa, os recursos, as habilidades e a experiência do fornecedor em potencial. Detalhes do projeto e orçamento normalmente não estão incluídos neste tipo de documento. A única ocasião em que esse tipo de informação é incluída é se a empresa está procurando um fornecedor de curto prazo para um projeto pequeno.
Solicitação de Proposta
Pedidos de proposta, ou RFPs, são documentos complexos que as empresas criam para atrair ofertas e propostas de fornecedores externos. Normalmente, uma RFP inclui o orçamento, a linha do tempo e os critérios do projeto, bem como as metas e objetivos da empresa. Ele se concentra nas especificações e no escopo do projeto e trabalha para solicitar uma resposta detalhada de fornecedores em potencial. As respostas do fornecedor geralmente incluem informações sobre a empresa do fornecedor, o preço proposto e detalhes específicos de como o fornecedor executará e gerenciará o projeto.
Processos
O RFI é normalmente usado sozinho para projetos de baixo orçamento e como ponto de partida para projetos de alto orçamento. Geralmente, são necessárias várias semanas para enviar e receber respostas para esse tipo de documento e normalmente são menos de 10 páginas. O RFP é usado para projetos de alto orçamento e é comumente criado no final da fase de coleta de informações do projeto. Em geral, leva vários meses para enviar e receber respostas do fornecedor com esse tipo de documento, e geralmente é de pelo menos 20 páginas ou mais.
Vantagens
Usar uma RFI é vantajoso para projetos pequenos e de baixo impacto. Este documento não requer muito tempo ou esforço de fornecedores em potencial, já que eles não precisam enviar descrições longas dos detalhes do projeto. As empresas, portanto, usam esse tipo de documento para aprender mais sobre o escopo de um grande projeto antes de iniciar o processo de proposta. O benefício de uma RFP é que ela prepara a empresa para avançar com um fornecedor e iniciar a fase de contrato.
Desvantagens
A desvantagem de uma RFI é que os fornecedores podem não estar interessados em enviar informações porque não vêem o compromisso implícito da empresa. As desvantagens da RFP são as demoradas preparações necessárias para enviá-la e recebê-la. Se uma empresa não tiver certeza sobre o escopo e as especificações gerais do projeto, a redação da RFP poderá ser muito difícil ou poderá resultar em propostas de fornecedores imprevisíveis.