Kaizen é uma filosofia de negócios japonesa que gira em torno do conceito de melhoria contínua, o progresso monitorado de uma organização em relação a um objetivo predefinido. Embora alguns praticantes de kaizen, como o Masaaki Imai, tenham apresentado formas específicas pelas quais essa filosofia foi aplicada, não existe um método passo a passo que explique como conduzir uma reunião kaizen. Em vez disso, a ênfase do método kaizen é colocada no restabelecimento do valor dos princípios compartilhados - trabalho em equipe, comunicação, flexibilidade, adaptabilidade, esforço e qualidade. É através do processo dessa afirmação coletiva que a produção enxuta pode ser alcançada.
Determine o objetivo da reunião. Em kaizen, as reuniões são para planejamento de projetos, que incluem estabelecimento de metas e divisão de tarefas, ou revisão de projetos, durante os quais os membros da equipe relatam sucesso e dificuldades para a equipe.
Convide toda a equipe para a reunião. Não omita o pessoal da periferia de participar; sua inclusão ajuda a manter todos os seus colegas no circuito.
Convide os gerentes de projeto de projetos relacionados para participar de sua reunião para promover um senso de integração horizontal e de comunidade dentro da empresa.
Bem-vindo aos participantes da reunião. Forneça tags de nome e atribuições de assentos, conforme necessário. Certifique-se de reservar um local que maximize a interação face a face. Para um grupo pequeno, uma mesa redonda ou oval é a melhor.
Poste as metas da reunião em um local de destaque. Leia as metas para o grupo e responda às perguntas curtas necessárias para esclarecimento.
Peça informações do grupo sobre o objetivo. Por exemplo, um objetivo semanal foi atingido ou excedido? Forneça múltiplos meios para os participantes darem suas contribuições; idéias podem ser compartilhadas através de uma demonstração de mãos, comentários orais, declarações escritas ou um gráfico de brainstorming comum.
Colete a entrada e reexamine-a para o grupo. Não omita comentários negativos ou enfatize o positivo. Comentários negativos podem ser reveladores, chamando a atenção para as áreas que requerem melhorias.
Definir ou reafirmar metas de curto prazo. Anote tarefas e sub-objetivos em cartões de anotações. Forneça a cada participante um cartão que informe cada um de seus objetivos e deveres pessoais.
Responda a quaisquer preocupações ou questões remanescentes.
Dicas
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Guie a discussão da reunião para que todas as preocupações sejam abordadas, mesmo que sua perspectiva como líder do projeto torne difícil ver a validade dessas preocupações.
Existem quatro fases principais em um processo kaizen: percepção, desenvolvimento de ideias, tomada de decisão e implementação. As reuniões podem ocorrer em e entre qualquer uma dessas frases e podem ser adaptadas a qualquer um desses processos. Por exemplo, uma reunião no início de um projeto pode se concentrar em revisar os problemas existentes e observar os efeitos da cultura corporativa.
