Empresas e organizações operam de formas sistemáticas que refletem o tamanho, a finalidade, o estágio de desenvolvimento e os objetivos da empresa. Um organograma ou organograma é uma representação visual desse sistema interno e estrutura que facilita a compreensão das operações e funções da empresa. Como nem todas as organizações operam da mesma maneira, existem diferentes tipos de estruturas de organogramas, incluindo funcional, matricial, divisional e flatarchy. Cada um desses layouts de organograma da empresa tem uma aparência única e fornece um instantâneo detalhado da estrutura da organização. Os organogramas são uma excelente ferramenta para visualizar relacionamentos de relatórios e funções de equipe dentro da organização.
Por que a estrutura organizacional é importante?
Uma famosa frase do indeciso do Hall da Fama do Hockey, Wayne Gretzky, diz que perdemos 100 por cento das jogadas que não tomamos, o que no contexto de hóquei, vida e negócios significa que você não pode alcançar um objetivo se não tomar ação, ou "o tiro". _ A visão e a missão de uma empresa podem ser convincentes, mas sem uma estrutura claramente definida, uma organização não tem direção, objetivos e metas claros sobre os quais agir, perdendo 100 por cento. de suas oportunidades para alcançar o sucesso. Por exemplo, em uma organização aleatória, os funcionários e departamentos podem não entender seu papel e a importância de suas contribuições, o que pode levar à falta de moral e esgotamento. Quando uma empresa define visualmente sua estrutura organizacional, as descrições de funções, os relacionamentos e os papéis de indivíduos e departamentos são esclarecidos e o alcance de metas se torna muito mais fácil.
À medida que uma organização cresce, o organograma da empresa pode precisar ser modificado para refletir as mudanças dentro da empresa à medida que ela evolui. Por exemplo, uma startup pode começar com um gráfico de flatarchy, mas à medida que ganham impulso, mude para um gráfico divisional à medida que novas regiões e submarcas se desenvolvem. Quando a sua atual estrutura de negócios não estiver capacitando suas equipes a atingir seus objetivos rapidamente, busque orientação para avaliar se a reorganização de sua estrutura restauraria o momento e alcançaria mais rapidamente suas metas.
Tipos de estruturas de organograma
Um gráfico de estrutura organizacional parece um mapa de diferentes pessoas e departamentos dentro de uma organização; o equivalente comercial de um genograma familiar que descreve as relações entre vários membros de uma família. Assim como um genograma familiar nos ajuda a entender a estrutura de uma família e os papéis das pessoas dentro da família, um organograma organizacional nos ajuda a entender os papéis dos indivíduos dentro de uma empresa.
Esses são os quatro principais tipos de estruturas de organogramas que podem refletir as operações atuais de sua empresa ou ajudar a reestruturá-lo em um modo diferente de operação:
- Funcional: Um organograma funcional da empresa descreve o que a maioria das pessoas associaria a modos de operação burocráticos ou hierárquicos. Essa é uma estrutura tradicional de cima para baixo, com o C-Suite no topo, seguido por outros gerentes seniores e gerentes de nível médio com mais poder e influência na empresa. Há relativamente poucos funcionários listados no topo do diagrama, com mais e mais funcionários ou departamentos listados na parte inferior do diagrama. Quanto mais longe você vai na organização, menos poder as pessoas têm. As pessoas são divididas em departamentos, dependendo de sua função ou conjunto de habilidades dentro da empresa. Exemplos de organizações hierárquicas incluem as forças armadas, a maioria das corporações e as religiões organizadas. Uma grande vantagem de uma estrutura funcional é a capacidade de cada funcionário e departamento de se concentrar apenas no que faz melhor, sem se preocupar com as outras partes da organização. Ao mesmo tempo, a falta de comunicação entre departamentos pode retardar o progresso em direção aos objetivos gerais da organização, já que a mão direita muitas vezes não tem ideia do que a mão esquerda está fazendo.
- Matriz: Um organograma da empresa matricial é semelhante a um gráfico de estrutura funcional da empresa, exceto que os subordinados relatam a pelo menos dois supervisores, dependendo da situação e do projeto. Por exemplo, eles podem ter um chefe principal, mas diferentes gerentes de projeto para três projetos diferentes nos quais estão trabalhando atualmente. Isso significa que eles são responsáveis por reportar a quatro pessoas diferentes. Embora esse gráfico ainda mostre principalmente relações de cima para baixo, você também verá linhas de relacionamento horizontais entre pessoas ou departamentos no mesmo nível, porque as pessoas precisam se reportar em projetos específicos. Uma vantagem do sistema matricial é que ele permite fácil comunicação entre as divisões. Mas uma desvantagem da estrutura matricial é que os funcionários podem ser confundidos ou sobrecarregados por terem que se reportar a tantos superiores diferentes de uma só vez, cada um com seu próprio estilo de gerenciamento e demandas.
- Divisional (inclui geográfica): Um gráfico de estrutura de empresa divisional se aplica a grandes empresas que incluem várias marcas ou localizações geográficas sob seu guarda-chuva. O Gap é um excelente exemplo de organização divisional. Em seu exemplo de organograma, The Gap está listado no topo e, em seguida, as marcas que gerenciam estão listadas no segundo nível do gráfico, incluindo The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta e Hill City. Cada uma dessas divisões tem sua própria estrutura funcional no organograma. Outra empresa que opera dessa maneira é a Fabletics, com seu nome listado no topo do gráfico e depois suas divisões de marca na segunda linha, incluindo JUSTFAB, Shoedazzle, Fabletics e Fabkids, com cada divisão tendo sua própria estrutura funcional. Gráficos divisionais podem incluir diferentes tipos de estruturas de organogramas em cada divisão. Enquanto uma divisão opera com uma estrutura funcional, outra pode usar uma estrutura de matriz, enquanto uma divisão recém-desenvolvida é melhor categorizada como uma flatarquia. A força da estrutura divisional é que diferentes divisões dentro da mesma empresa têm o poder de operar autonomamente como organizações. No entanto, a comunicação entre as divisões pode ser difícil, e as diferenças nas políticas e procedimentos podem tornar as experiências dos funcionários radicalmente diferentes de uma divisão para outra.
- Flatarchy: Em uma planificação, os funcionários são bem-vindos para contribuir com novas idéias ou participar de think tanks, independentemente da posição. O organigrama ainda se assemelha a uma hierarquia, na qual existem supervisores, mas os supervisores e os funcionários podem ser agrupados em categorias chamadas "equipes planas", onde as idéias de todos são igualmente importantes. Empresas como Google, Linkedin e 3M recebem seus funcionários para participar de grupos de inovação e oferecem tempo para criatividade individual e projetos que podem beneficiar toda a organização. Em vez de novas idéias surgirem de cima para baixo, novas ideias são bem-vindas de onde quer que elas sejam naturalmente geradas. A força da flatarquia reside na riqueza de possibilidades que se abrem para a organização quando novas idéias não são limitadas às mentes de um grupo seleto. No entanto, uma forte declaração de missão e declaração de visão são necessárias para manter todos na mesma página para evitar a perseguição de idéias em muitas direções diferentes ao mesmo tempo.
Criando um organograma
Depois de entender se sua organização opera usando uma estrutura funcional, de matriz, divisional ou de planificação, você pode criar um gráfico de estrutura organizacional que reflita seu modo de operação. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw e Insperity OrgPlus são softwares que oferecem recursos de organogramas que permitem que você escolha a estrutura desejada e simplesmente insira as informações apropriadas para cada cargo, departamento ou divisão dentro de sua organização. Este software cria automaticamente um gráfico que você pode usar para aumentar a comunicação e a eficiência em sua organização. As opções variam de versões gratuitas a versões pagas, com as versões gratuitas mais adequadas para pequenas empresas e as pagas mais apropriadas para organizações maiores ou para aqueles que desejam gráficos altamente personalizados.
Seu organograma finalizado pode ser útil para explicar funções à administração, ajudando os funcionários a entender os caminhos para a promoção dentro da empresa ou a comunicar planos para o futuro. Algumas empresas usam seus gráficos para uma finalidade dupla, como um diretório da empresa, com números de telefone e endereços de e-mail.
Durante um período de transição organizacional, elaborar uma variedade de gráficos de estrutura organizacional pode ajudá-lo a fazer um brainstorming avaliando cada estrutura e como ela pode beneficiar sua empresa - uma ferramenta inestimável para tomar decisões informadas no futuro.
