Inventário just-in-time, ou JIT, é um processo destinado a reduzir o investimento das empresas em estoque, liberando assim recursos para investir em outras partes da empresa, como mão-de-obra ou infraestrutura. As empresas carregam quantidades reduzidas de matérias-primas, contando com um sofisticado sistema de contabilidade que prevê necessidades futuras de estoque e as ordena antes que elas sejam necessárias. As entregas são menores, mas mais frequentes, criando um pequeno estoque de novos suprimentos. O objetivo deste sistema é ter componentes entregues às instalações pouco antes de serem necessários, em vez de manter um grande estoque de peças ou ingredientes à mão. Com menos dinheiro amarrado em materiais em instalações de armazenamento, as empresas são livres para melhorar ou expandir mais facilmente.
Há uma série de vantagens e desvantagens dos sistemas de inventário just-in-time. No lado positivo, o capital de giro não está amarrado, há menos chances de o inventário se tornar obsoleto no armazenamento e é mais fácil alterar os pedidos de produção porque há muito pouco produto disponível para ser acessado. Não é tudo positivo, no entanto. Mesmo com economias significativas em toda a linha, pode haver desvantagens suficientes do JIT para fazer com que qualquer proprietário de empresa dê uma boa olhada no processo.
Desvantagens de estoque just-in-time
Nos sistemas de estoque just-in-time, as empresas solicitam a quantidade mínima de estoque para passar até a próxima data de entrega. Um restaurante usando este sistema em um cronograma de entrega quinzenal só pediria comida suficiente para durar uma média de quatro dias de negócio. A maioria desses sistemas é baseada em números de comparação do ano anterior, e eles assumem que os negócios permanecerão relativamente estáticos de ano para ano. Se o principal concorrente do restaurante sair do negócio de repente, poderá ver um aumento súbito de receita que não foi planejado antecipadamente. Como resultado, pode não haver comida suficiente nas prateleiras para durar toda a semana. Encontrar fontes alternativas para suprimentos de alimentos de emergência pode ser impossível ou, na melhor das hipóteses, muito caro.
Por outro lado, uma queda súbita e inesperada nos negócios pode significar excesso de ingredientes nas prateleiras, possivelmente estragando antes de serem usados. Com um sistema automatizado, pode haver dois ou três ciclos de estoque antes que o proprietário de uma empresa possa ajustar a quantidade de produtos que entram. Isso também configura um problema para o próximo ano, já que o sistema estará esperando uma queda nos negócios novamente e provavelmente não pedir ingredientes suficientes para a semana.
Dificuldade com negócios extra surpresa
Uma das maiores desvantagens comerciais just-in-time é a falta de flexibilidade quando se trata de boa sorte. Na maioria das empresas, um cliente que entra e deseja encomendar uma enorme quantidade de produtos é uma coisa boa. Para uma empresa de camisetas com uma nova conta escolar, isso pode significar fazer com que o novo cliente espere mais tempo do que ele para obter um pedido completo. As pequenas empresas não podem se dar ao luxo de recusar os lucros extraordinários, mas pode ser quase impossível encontrar matéria-prima suficiente a curto prazo para cuidar desses novos clientes lucrativos.
Isso pode ser resolvido de duas maneiras. No primeiro caso, os novos clientes podem obter o pedido desejado, mas terão que esperar muito mais tempo para obtê-lo devido à falta de estoque. Dependendo do tipo específico de camisa que eles querem, pode levar semanas para encontrar uma oferta grande o suficiente para satisfazer os novos clientes. Por outro lado, se o dono da loja de camisetas conseguir encontrar um suprimento pronto de camisas básicas que satisfarão o cliente, é provável que elas custem mais dinheiro do que o fornecedor normal da loja cobrará. O cliente inesperado pode, na verdade, acabar custando dinheiro à empresa reduzindo a margem de lucro para quase nada.
Mais planejamento e treinamento necessários
Muitas pequenas empresas fazem estoques e pedidos de materiais manualmente usando papel e lápis, pelo menos no começo. Mesmo aqueles grandes o suficiente para precisar ou querem um programa de inventário de computadores fazem isso com aplicativos simples. Na maioria dos casos, basta fazer inventário algumas vezes por mês, apenas para acompanhar o que você precisa. Nesses casos, o inventário é um processo simples e pode ser facilmente ensinado a qualquer funcionário em um curto período de tempo.
Com um sistema de estoque JIT, todo o processo de estoque é mais complexo. Os funcionários devem ser treinados para realizar um inventário altamente detalhado com muita frequência. Precisão é crucial porque todo o sistema de pedidos da empresa é baseado nesses números. Os funcionários precisarão aprender a usar sistemas computacionais elaborados, o que pode ser um desafio para aqueles que não estão familiarizados com os computadores instalados no escritório. Para treinar e manter os funcionários que podem lidar com essas tarefas de inventário, talvez seja necessário aumentar os custos de mão de obra. Além disso, você precisará encontrar fornecedores dispostos a trabalhar com você, entregando suprimentos várias vezes por semana sem adicionar taxas de entrega exorbitantes a cada pedido. Também é uma prática inteligente criar relacionamentos com fornecedores menores para suprimentos de emergência em caso de interrupção no processo de estoque / entrega.
Uma cadeia de suprimentos apertada significa menos controle
A maioria dos proprietários de pequenas empresas se orgulha de sua capacidade de girar e mudar rapidamente as coisas quando as forças econômicas em torno deles pedem. Com sistemas de estoque just-in-time, é muito mais difícil fazer isso. Uma padaria da vizinhança geralmente sabe quando as comemorações locais acontecerão e fará o pedido de acordo. Mas se o padeiro descobre que um novo organizador de casamentos está à procura de um suprimento emergencial de cupcakes sofisticados, ela tem poucas chances de se aproximar e buscar o emprego.
Mesmo que consiga obter o pedido de cupcake, se o fornecedor de decorações de bolo de prata estiver fora de estoque, ela terá menos opções para oferecer ao novo cliente em potencial. Qualquer tipo de interrupção na cadeia de suprimentos em qualquer lugar do sistema acabará afetando a lucratividade das pequenas empresas usando esse sistema. Com menos opções para oferecer aos clientes e menos oportunidades de alterar os planos de negócios em curto prazo, o inventário just-in-time pode reduzir as oportunidades que, de outra forma, poderiam fazer crescer uma pequena empresa.
Problemas com desastres naturais
Tornados, furacões, inundações e outros desastres naturais podem ter um impacto enorme em qualquer negócio, assim como a agitação civil ou ações policiais. A diferença com os sistemas de estoque just-in-time é que o efeito pode ser sentido muito mais duramente. O perigo não é apenas o que acontece quando surgem emergências perto do negócio, mas também quando acontecem em outras áreas onde o fornecedor de uma empresa está.
Uma cafeteria local que utiliza a encomenda JIT geralmente manterá à mão o suficiente de feijão por três ou quatro dias de vendas médias. Eles podem estocar mais um dia de suprimentos, mas não mais do que isso. Se seu torrador, localizado no próximo estado, for atingido por um tornado ou um incêndio, o dono da cafeteria terá pouco tempo para embaralhar e encontrar um novo fornecedor comercial de feijão. Se seus clientes estão acostumados a uma certa mistura de misturas proprietárias, ele pode não ser capaz de manter as portas abertas por mais de alguns dias antes de ficar sem estoque.
A necessidade de maiores investimentos em TI
Os sistemas de inventário just-in-time são tão complexos que são virtualmente impossíveis de utilizar sem um computador e programas dedicados. As empresas precisarão de controle de inventário, criação de pedidos, previsão de vendas e uma série de outros programas para que esse sistema funcione adequadamente. Isso significa um grande investimento em hardware e software, além de tempo de treinamento para gerentes e funcionários. Haverá custos extras de mão de obra, deveres extras de supervisão e mais tempo necessário para inserir dados.
Uma vez que todos esses sistemas estejam instalados e as pessoas tenham sido treinadas, toda a empresa agora conta com o sistema de computador para trabalhar sem falhas. Na maioria dos casos, eles fazem, mas surgem problemas. Essa é a razão pela qual os departamentos de TI existem. Qualquer negócio com um sistema JIT precisa ter um relacionamento com um profissional de TI que esteja familiarizado com o hardware que ele instalou, bem como uma familiaridade com os profissionais que trabalham para a empresa JIT. Nenhuma empresa pode ter seu sistema de estoque offline por dias, seja por causa de um bug no software ou por uma falha no computador. O reparo de emergência pode ser caro e pode nem estar disponível em noites ou feriados. Donos de empresas inteligentes criam um plano de backup para emergências, mas na melhor das hipóteses eles são provisórios.
Confiança necessária em um fornecedor
A criação de um sistema JIT requer a criação de relacionamentos com os principais fornecedores, que fornecerão as matérias-primas semanais que uma empresa precisa. Embora esses laços comerciais possam ser um benefício para qualquer empresa, também há desvantagens para esse acordo.
A proprietária de uma pizzaria que depende de uma empresa de fornecimento de restaurantes tem a vantagem de saber quanto vai pagar por calabresa e farinha a cada semana, facilitando o controle dos custos dos alimentos. Por outro lado, ela é limitada em sua capacidade de examinar os concorrentes de seu fornecedor para ver quais preços eles oferecem para os mesmos produtos. Se um fornecedor do outro lado da cidade está oferecendo pepperoni pela metade do preço naquela semana, ela não pode simplesmente fazer um único pedido antes de voltar ao seu fornecedor estável. Ela pode mudar de fornecedor, mas não há como simplesmente fazer compras para encontrar os melhores preços a cada semana.
O mesmo problema acontece quando o fornecedor decide aumentar os preços. A proprietária da pizzaria está emperrada pagando os preços mais altos até encontrar um fornecedor similar que ofereça preços melhores e que esteja disposto a trabalhar com ela em seu cronograma de pedidos. De qualquer forma, o inventário JIT reduz a capacidade de um proprietário de negócios de encontrar o melhor custo para matérias-primas em tempo hábil.
Problemas com a satisfação do cliente
Quando os sistemas de inventário just-in-time funcionam, eles funcionam bem. No entanto, quando esses sistemas quebram, as empresas podem sofrer em várias frentes. A falta de estoque significa perda de negócios, mas esse é apenas o efeito imediato. Clientes insatisfeitos que não conseguem o que querem ou que precisam esperar mais tempo do que o normal para que seus pedidos sejam atendidos são um problema real no ambiente de negócios atual.
A Internet tem uma enorme influência em quase todas as pequenas empresas, e os clientes insatisfeitos detêm uma quantidade maior de energia para prejudicar as empresas do que nunca. Rever sites como Yelp e Facebook, Twitter e outros sites de mídia social dão aos clientes uma voz que nunca tiveram antes. Uma revisão ruim, se escrita em um estilo divertido ou chocante, pode ser suficiente para prejudicar severamente qualquer pequena empresa hoje. Revisões de negócios virais são o material da lenda da internet, e algumas foram repetidas por anos. Em uma época em que cada cliente tem o poder de fechar um negócio se ele estiver motivado o suficiente, os donos de empresas estão indo além para mantê-los felizes. Manter estoque suficiente em estoque para manter os clientes satisfeitos pode ser uma grande parte dessa estratégia.
