Uma carta de solicitação de negócios pode ser uma maneira eficaz de solicitar um pagamento, solicitar cotações ou estimativas ou solicitar informações. As cartas escritas profissionalmente são específicas, detalhadas e diretas. Eles também fornecem todas as informações que o destinatário precisa para atender à solicitação de maneira oportuna e precisa.
Use formatação e linguagem profissional
Uma carta de solicitação de negócio deve ser escrita em papel timbrado da empresa e ser do indivíduo ou departamento que faz a solicitação. Por exemplo, uma carta para um possível candidato a emprego solicitando informações adicionais deve vir do gerente de recursos humanos ou contratação, enquanto uma carta solicitando amostras do produto deve vir do supervisor do departamento de compras. Siga a formatação tradicional das letras comerciais e use a linguagem formal para transmitir uma imagem profissional. Por exemplo, "Dear Ms. Smith".
Chegar ao ponto
Escreva uma abertura que diga ao leitor o que você precisa logo de cara. Por exemplo, "Sua conta está vencida há 90 dias e requer ação imediata" ou "Seu currículo é impressionante e eu gostaria de ver as cartas de recomendação, bem como as transcrições da sua faculdade". Não faça o destinatário percorrer informações supérfluas para chegar ao seu ponto.
Seja específico
Forneça todas as informações que o destinatário precisa para atender à sua solicitação, como referência de pedido de compra ou números de conta ou cópias de contratos ou políticas. Gabinetes de referência ou anexos no corpo da sua carta. Por exemplo, "Como você verá na cópia em anexo do nosso contrato original, a entrega do produto está programada para a primeira segunda-feira de cada mês. Esta é uma solicitação para alterar essa data para a terceira segunda-feira de cada mês. ”
Faça seu pedido
Detalhe exatamente o que você quer que aconteça em seguida, para que não haja espaço para incompreensão do destinatário. Por exemplo, "Sua fatura deve ser paga integralmente até 15 de junho de 2015 ou seremos forçados a descontinuar seu serviço". Tornar mais fácil cumprir anexando um envelope selado endereçado automaticamente, um link para a página de opções de pagamento do website da sua empresa, uma etiqueta de endereçamento ou o seu endereço de correspondência completo.
Email Request Letters
Embora a mesma abordagem básica se aplique ao e-mail, bem como às cartas de e-mail normais, há algumas diferenças a serem observadas. Use o logotipo da sua empresa e a assinatura eletrônica e mantenha todas as outras formalidades formais para escrever cartas comerciais. Além disso, solicite um recibo de retorno para verificar se o destinatário recebeu sua correspondência.
Manter registros
Imprima uma cópia de suas cartas de solicitação para sua própria referência. Isso é especialmente importante se você estiver escrevendo cartas de cobrança. No caso de uma dívida ser entregue a uma agência de cobrança ou advogado, você terá uma folha de papel indicando o que você fez para cobrar a dívida até o momento.
