Uma política de folha de pagamento descreve o processo da folha de pagamento no que se refere à administração de salários, cronometragem, programações de folha de pagamento e métodos de pagamento. Procedimentos documentados garantem um processo de aprovação claro e definido, atividades eficientes de folha de pagamento, disponibilidade de formulários e controles apropriados. Uma organização com políticas e procedimentos de folha de pagamento estabelecidos pode garantir aos funcionários o pagamento preciso e pontual de salários e vencimentos.
Significado
Folha de pagamento é uma das maiores despesas em qualquer organização. Uma política de folha de pagamento estabelece verificações e saldos internos para controlar e proteger essa despesa. Reduz a incidência de erros e possibilidade de fraude. Em grandes empresas, o processo de folha de pagamento envolve muito tempo e recursos. Os procedimentos de folha de pagamento criam eficiências em termos de coleta de tempo, processamento de documentos, entrada de dados, pagamento e manutenção de registros. Ao incorporar a automação e os avanços na tecnologia de sistemas, os procedimentos podem ser econômicos e economizar o dinheiro da empresa.
Propósito
Uma política de folha de pagamento garante que os funcionários sempre receberão o pagamento correto no momento certo. Assegura que a empresa cumpra as leis federais, estaduais e locais, especialmente aquelas que se referem a impostos, Medicare, Segurança Social e padrões justos de trabalho. O cumprimento da legislação ajudará a empresa a evitar o pagamento de multas. Os procedimentos de folha de pagamento também apoiam a implementação de estruturas e sistemas de remuneração estabelecidos, orçamentos de departamentos e acordos de negociação coletiva.
Características
Uma política de folha de pagamento define as responsabilidades e responsabilidades do pessoal e dos gerentes da folha de pagamento. Como a folha de pagamento envolve informações confidenciais, a política deve especificar os níveis de acesso e segurança. Também identifica o treinamento exigido por diferentes grupos de funcionários. Os procedimentos da folha de pagamento detalham o processo de quando o empregado é contratado. Eles incluem atividades de folha de pagamento e formulários necessários para o processamento de novas contratações, mudanças de emprego, atualizações de informações, pagamentos especiais, deduções, relatórios de tempo e rescisão.
Considerações
Para minimizar o risco de fraude, a política de folha de pagamento deve incluir controles internos. Uma forma de controle é a separação de tarefas. Por exemplo, se houver dois funcionários envolvidos no processamento da folha de pagamento, um prepararia os documentos da folha de pagamento enquanto o outro autorizaria e aprovaria. Uma autoridade de aprovação deve rever todas as informações de pagamento e deixar. Outro grupo ou departamento, como a contabilidade, pode auditar as transações da folha de pagamento. Os procedimentos de folha de pagamento também devem proteger a confidencialidade das informações da folha de pagamento, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a elas.
Responsabilidades
O departamento de folha de pagamento é responsável por gerenciar o fluxo de trabalho da folha de pagamento para garantir o processamento eficiente e oportuno da folha de pagamento. Estabelece cronogramas de folha de pagamento e prazos para envio de documentos de folha de pagamento. O pessoal da folha de pagamento atribui e controla o acesso às informações no sistema de folha de pagamento. Eles inserem informações no sistema e fazem alterações conforme necessário. Os gerentes devem garantir que os documentos de folha de pagamento exigidos sejam preenchidos e encaminhados dentro de prazos definidos. Os funcionários são responsáveis por revisar os pagamentos e deduções e aconselhar o departamento de folha de pagamento sobre quaisquer discrepâncias. Eles também devem manter suas informações atualizadas.
