O processamento da folha de pagamento é uma tarefa detalhada que requer sólidos conhecimentos matemáticos e de resolução de problemas. O empregador ou o pessoal da folha de pagamento deve garantir que os contracheques de todos os funcionários sejam precisos e oportunos. Em muitos casos, eles precisam interagir com gerentes e supervisores para garantir que todos dentro da empresa entendam os procedimentos de processamento da folha de pagamento. Para executar suas tarefas com eficiência, a equipe da folha de pagamento deve criar um sistema simplificado de folha de pagamento, que inclua a documentação das informações críticas da folha de pagamento.
Documentando Procedimentos de Folha de Pagamento
Documentar os procedimentos do relógio de ponto e do cartão de horas. Muitas empresas com funcionários de hora em hora exigem que eles acionem um relógio de ponto; outros exigem que eles preencham um cartão de tempo. O salário que os funcionários recebem por hora é baseado em suas horas descritas em seus cartões de horas; portanto, qualquer alteração de relógio ou cartão de ponto que esteja sendo implementada deve ser relatada a todos os funcionários por escrito. Você pode enviar uma nota aos gerentes / supervisores, ou pode entregar uma versão impressa das alterações. Os gerentes / supervisores são responsáveis por retransmitir quaisquer alterações necessárias aos seus funcionários.
Imprima um calendário anual de folha de pagamento. Antes do final de cada ano, verifique cuidadosamente as datas do ano seguinte para determinar quais datas o processamento da folha de pagamento irá ocorrer. Tome nota de feriados, feriados e quaisquer outros feriados da empresa. Use cores diferentes para destacar as datas de envio das alterações no cartão de ponto e na folha de pagamento e as datas de pagamento reais. Uma empresa de impressão profissional pode ajudá-lo a imprimir esses calendários. Distribua o calendário de folha de pagamento para todos os gerentes / supervisores.
Mantenha um livreto de processamento de folha de pagamento padrão para o departamento de folha de pagamento. O livreto deve incluir todas as etapas de processamento da folha de pagamento. Por exemplo, se sua empresa tiver um cronograma de pagamento quinzenal, formule o livreto para que ele indique exatamente como o processamento da folha de pagamento quinzenal ocorre desde o início do período de pagamento até o final. Essa etapa é particularmente eficaz ao treinar novos funcionários da folha de pagamento.
Inclua o processo de geração de relatórios e de verificação no livreto de processamento da folha de pagamento. Depois que os contracheques são impressos ou a transmissão do arquivo de depósito direto ao banco ocorreu, o processo da folha de pagamento ainda não está completo. Documente estas etapas, como imprimir e arquivar registros de folha de pagamento e relatórios de impostos, e os nomes dos indivíduos para os quais você entregará os cheques de pagamento. À medida que as informações mudam com o tempo, atualize o livreto e garanta que todos no departamento de folha de pagamento tenham uma cópia.
Assegure-se de que cada membro da equipe da folha de pagamento compreenda sua função. Documente e forneça uma cópia de suas tarefas específicas para garantir que durante o processamento da folha de pagamento eles estejam cientes de suas responsabilidades.
