O processamento da folha de pagamento é uma tarefa multidimensional que um empregador deve executar. O empregador deve cumprir os padrões de salário e hora do Departamento de Trabalho dos Estados Unidos e os regulamentos de impostos sobre folha de pagamento do Internal Revenue Service. Além disso, deve atender aos requisitos de folha de pagamento do estado. Ter uma lista de verificação de processamento da folha de pagamento ajuda a garantir a conformidade.
Processamento Salarial
A lista de verificação deve incluir as tarefas de processamento de salários para cada período de pagamento. Isso inclui todas as etapas necessárias para processar os salários do início ao fim. Se houver vários períodos de pagamento, como quinzenal e quinzenal, prepare listas de verificação separadas para cada ciclo de pagamento para evitar confusão. Por exemplo, se todos os trabalhadores horistas forem pagos quinzenalmente e todos os funcionários assalariados forem pagos semestralmente, serão necessárias listas de verificação separadas, já que os dois grupos de remuneração são processados de forma diferente.
A lista de verificação de processamento de salários pode incluir etapas para confirmar envios de cartão de horas, cálculo de cartão de horas e entrada das horas da folha de pagamento no sistema. Deve incluir uma etapa para garantir que os trabalhadores assalariados recebam seu pagamento regular pelo período de pagamento. Além disso, ele deve incluir alterações nos dados da folha de pagamento do funcionário, como alterações de endereço e deduções, ajustes de pagamento, como aumentos salariais e cheques de anulação, além do novo processamento de contratação e rescisão. Também pode incluir processamento de pagamento suplementar, como horas extras, verbas rescisórias, bônus e comissões.
Processamento de deduções
As deduções da folha de pagamento incluem deduções estatutárias / involuntárias. O último significa que a dedução é juridicamente vinculativa. As deduções legais incluem o imposto de renda federal, o imposto de seguridade social e o imposto de Medicare e, na maioria dos casos, o imposto de renda estadual. O empregador é responsável por reter esses impostos dos contracheques dos empregados. Além disso, é responsável por sua parte dos impostos sobre a folha de pagamento. A lista de verificação deve incluir as deduções legais exigidas. As deduções legais também incluem garnishments salariais e pedidos de retenção de apoio à criança. Inclua-os na lista de verificação, se aplicável.
As deduções voluntárias são aquelas que a empresa oferece, tais como benefícios de aposentadoria e saúde, seguro de vida e invalidez, contribuições de caridade, taxas de estacionamento, taxas sindicais e pagamento de empréstimos. A lista de verificação não precisa listar cada tipo de dedução voluntária, mas deve incluir a verificação de deduções voluntárias. Depois que o representante da folha de pagamento se familiarizar com a folha de pagamento, é fácil saber quais deduções afetam quais funcionários.
Geração de Pagamento
A lista de verificação deve ter etapas para imprimir contracheques e pagar stubs e gerar o arquivo de depósito direto. Inclua uma etapa para imprimir um relatório de pré-processamento, que permite que o representante da folha de pagamento verifique novamente - e, se necessário, ajuste - a folha de pagamento antes de imprimir os contracheques e antes de gerar o arquivo de depósito direto. Além disso, se os contracheques devem ser encaminhados para um indivíduo específico após o processamento da folha de pagamento, indique isso na lista de verificação.
Pós-processamento
Depois que a folha de pagamento é processada, os dados relevantes devem ser arquivados para garantir a conformidade com a manutenção de registros. A lista de verificação deve indicar os diferentes relatórios da folha de pagamento que devem ser arquivados. Além disso, deve incluir os relatórios necessários para departamentos relacionados, como contabilidade ou finanças e recursos humanos. Se mais interação for necessária com esses ou outros departamentos, inclua-a na lista de verificação. Por exemplo, se uma empresa de impostos externos lida com os assuntos fiscais da folha de pagamento da empresa, a lista de verificação deve incluir como encaminhar os arquivos de imposto da folha de pagamento para a empresa de impostos.
