Uma pesquisa de folha de pagamento global realizada em 2013 pela Ernst and Young revelou que 12% dos entrevistados terceirizaram sua folha de pagamento para um único provedor. Aproximadamente 28% usaram um sistema completo de folha de pagamento interno e 60% aplicaram um modelo híbrido, terceirizando apenas aspectos específicos de sua folha de pagamento e concluindo o restante internamente. Um serviço de folha de pagamento pode ser um negócio lucrativo se você adotar a abordagem correta.
Modelo de Negócio
Algumas empresas de folha de pagamento fornecem serviços apenas para tipos específicos de clientes, enquanto outras atendem a todos os tipos de empresas. Dê uma olhada realista em suas qualificações e recursos e, em seguida, decida sobre seu modelo de negócios de folha de pagamento. Por exemplo, você pode segmentar restaurantes, empresas de construção ou apenas pequenos escritórios. Se você deseja atender a empresas maiores, como aquelas com mais de 1.000 funcionários, você pode ter que executar tarefas complexas, incluindo multiestado, pagamento múltiplo, penhora de salário e processamento de benefícios. Uma empresa menor tem mais probabilidade de ter um dia de pagamento, como semanal ou quinzenal, e todos os seus funcionários em um estado. A menos que você tenha prestado serviços a uma grande empresa antes e tenha suporte administrativo adequado, você provavelmente achará difícil conseguir tais clientes. Como você está apenas começando, talvez seja melhor segmentar clientes menores.
Estratégias para escolher clientes
Ao escolher cuidadosamente seus clientes, você pode evitar clientes difíceis e incompatíveis. Não fique tentado a aceitar todos os possíveis clientes que aparecerem do seu jeito, simplesmente porque você está apenas começando. Avalie clientes potenciais completamente e preste atenção aos sinais de aviso. Por exemplo, aceite apenas clientes com um endereço comercial verificável e tenha cuidado com novos clientes que solicitam depósito direto no dia seguinte. No último caso, peça ao cliente que lhe envie os fundos da folha de pagamento antes de realizar a transação de depósito direto. Tente atrair clientes com folhas de pagamento estáveis em vez de clientes únicos.
Estrutura de Serviços e Preços
Crie uma lista de preços e serviços estruturados para fins de marketing e informativos. Os serviços podem incluir depósito direto, cheques ao vivo, deduções de salário, garnishments salariais, tempo de folga remunerada, contribuições do empregador, relatórios e lembretes de folha de pagamento, auto-atendimento dos funcionários e acesso móvel. Pesquise o que seus concorrentes estão cobrando e torne sua lista de preços competitiva. Por exemplo, você pode oferecer processamento de pagamento, depósito direto, acesso on-line ao empregador e ao funcionário, e arquivamento de imposto padrão por uma taxa mensal fixa. Serviços complementares, como processamento W-2 e emissão de contracheques de emergência, incorreriam em custos separados. Examine a frequência de pagamento do cliente, o número de funcionários e a complexidade da folha de pagamento ao estabelecer preços. Considere oferecer incentivos, como avaliações e descontos gratuitos. Invista em software de folha de pagamento que suporte seus serviços.
Considerações legais
Quando você obtém novos clientes, os detalhes de cada contrato devem ser específicos para o cliente. Por exemplo, o contrato deve indicar com que frequência você estará executando a folha de pagamento, os serviços que você fornecerá, as tarefas pelas quais o cliente será o único responsável, os custos relacionados e como os erros da folha de pagamento serão processados. Por exemplo, o Internal Revenue Service considera o empregador responsável por erros de imposto de folha de pagamento que um terceiro faz, mas alguns estados responsabilizam o prestador de serviços de folha de pagamento. Se aplicável, registre sua empresa na agência governamental estadual ou local e obtenha um número de identificação do empregador no Internal Revenue Service. Por exemplo, no Arizona, você não atende à definição de uma empresa de serviços de folha de pagamento se seus clientes pagarem e declararem seus próprios impostos.
