As empresas registram todas as transações contábeis usando ledgers. Um razão geral contém os saldos de todas as contas que a empresa usa para registro financeiro e forma a localização central para relatar transações financeiras. Ledgers subsidiários contêm informações detalhadas de contas selecionadas. O saldo de cada ledger subsidiário deve ser igual ao saldo da conta correspondente no razão geral. Diversas vantagens existem quando as empresas usam livros auxiliares.
Tipos de livros subsidiários
As empresas incorporam vários tipos de livros subsidiários em seus sistemas contábeis. Ledgers subsidiários comuns incluem um razão de contas a receber e um razão de contas a pagar. Um razão de contas a receber inclui contas individuais que se aplicam a cada cliente individual. Cada venda a crédito é registrada na conta do cliente específica junto com cada pagamento. Cada conta de cliente inclui um saldo atual. Os saldos atuais para todos os clientes somam o saldo total de contas a receber. O razão de contas a pagar inclui contas individuais para cada fornecedor. Cada fatura recebida e cada pagamento efetuado é registrado para cada conta de fornecedor específica. Cada conta de fornecedor inclui um saldo atual. Os saldos atuais para todos os fornecedores somam o saldo total de contas a pagar.
Informação detalhada
Uma vantagem do uso de um livro auxiliar inclui as informações detalhadas mantidas no livro auxiliar. Cada fornecedor listado no livro de contas a pagar inclui informações detalhadas sobre transações. O ledger inclui cada fatura, a data de recebimento, o valor em dólar e cada pagamento enviado ao fornecedor.
Ao controle
Outra vantagem de usar um livro subsidiário gira em torno do nível de controle de uma empresa com as informações financeiras contidas no livro auxiliar. Um razão de contas a receber permite que o gerente de crédito e a equipe de contas a receber controlem os saldos atuais de cada cliente. Quando um cliente contesta uma cobrança, o membro da equipe de contas a receber pode revisar as transações dentro dessa conta e determinar se a disputa é válida.
Acesso limitado
Limitar o acesso de funcionários a contas selecionadas fornece outra vantagem de usar livros-contadores subsidiários. Usando sistemas de computadores, as empresas podem limitar o acesso dos funcionários às contas específicas pelas quais são responsáveis. Os outros funcionários não têm a capacidade de ver os detalhes das contas contidas no livro subsidiário. Isso permite que a empresa mantenha a confidencialidade em relação a contas de clientes ou fornecedores.
