Estar atento ao seu negócio é uma coisa boa, mas isso nem sempre se aplica a todas as fases das operações. A entrada de dados é um aspecto fundamental dos negócios em que a mudança para processos automáticos é quase sempre melhor. Em empresas muito pequenas, onde o proprietário é o operador principal, ainda pode fazer sentido fazer toda a entrada de dados manualmente, embora a atualização para um sistema automático possa facilitar as operações. Para empresas com mais de um ou dois funcionários, também pode fazer sentido financeiro abandonar a entrada manual de dados o mais rápido possível.
Desvantagem: erro humano
Por mais que tentemos, os seres humanos são mais propensos a erros do que os computadores. Embora um sistema de computador tenha uma falha ocasional, geralmente registra dados e os organiza de maneira mais precisa do que os seres humanos, com menor necessidade de verificação de erros. O processamento manual de dados requer muito mais olhos para verificar e checar os dados quanto à precisão.
Desvantagem: velocidade
Demora muito tempo para inserir dados manualmente. Máquinas e computadores geralmente são mais rápidos que os humanos, o que libera tempo para os funcionários se concentrarem em outras coisas. Em vez de digitar números durante todo o dia, seus funcionários poderiam gastar mais tempo analisando o inventário, criando gráficos ou elaborando projeções para crescimento futuro.
Desvantagem: custos de mão de obra
Custa muito dinheiro pagar às pessoas para inserir dados manualmente e impede que os empreendedores e outros funcionários invistam mais tempo no ponto de maior contribuição para a visão e a missão da empresa. O trabalho de muitos pode agora ser completado por uma pessoa, o que significa que você precisa de menos funcionários para entrada de dados, ou então você pode usar seus funcionários em áreas que melhor envolvam seus presentes para acelerar o crescimento da empresa.
Vantagem: custos do sistema
A entrada manual de dados não requer sistemas, máquinas e programas caros. Proprietários de pequenas empresas nem sempre têm um grande fundo para começar a operar e sair do chão. Um sistema de processamento manual permite que uma empresa entre no jogo sem precisar investir muito capital precioso em computadores, máquinas e métodos de processamento de computadores.
Vantagem: Facilidade para pequenas Start-Ups
Alguns empresários têm uma boa noção de como rastrear dados em papel usando folhas de contabilidade, mas não se sentem tão à vontade com os sistemas de computador. Durante um período em que você provavelmente está aprendendo muitas coisas de uma só vez para fazer seu negócio funcionar, talvez seja preferível adiar temporariamente o aprendizado de um sistema de entrada de dados. Contanto que você mantenha registros precisos manualmente, você pode esperar para explorar essa opção até que o resto de suas operações diárias sejam mais rotineiras.
Vantagem: aumento da supervisão
Ao manter os registros à mão, você tem controle sobre quais categorias cada número individual é colocado. Se sua empresa tiver necessidades exclusivas que dificultam o acompanhamento de vendas ou tendências de maneira automatizada, talvez seja necessário rastrear esses números manualmente.Por exemplo, as agências de serviço social que registram mudanças na dinâmica familiar ou alívio do estresse emocional podem achar os métodos manuais de processamento de dados mais precisos do que os métodos automatizados.
Transição do manual para a entrada de dados moderna
Embora a entrada de dados manual seja às vezes mais fácil em um negócio muito pequeno e permita custos menores para acelerar o processo, à medida que um negócio cresce, o mesmo acontece com seus métodos. Quando você estiver pronto para fazer a transição da entrada manual de dados para algo um pouco mais sofisticado, poderá procurar programas como Quicken, QuickBooks ou o programa gratuito ZipBooks. Qualquer programa de planilhas pode ajudá-lo a categorizar outras medidas, como taxas de sucesso de programas, tendências de funcionários ou mudanças na dinâmica e projeções de maneiras fáceis de entender. É aconselhável entrar em alguns meses ou anos de dados passados para que você possa ver as tendências nos novos números conforme os digita. Quando estiver em dúvida, consulte um contador ou especialista em entrada de dados para ajuda única ou como um representante regular. suporte na manutenção de registros de dados precisos para o seu negócio.
