Estabelecer o Buy-In
O processo de portfólio de projetos é um método que pode maximizar o potencial de saída de todos os projetos realizados por sua organização em um determinado momento, sujeito a limitações limitadas de recursos. Antes de iniciar seus esforços de gerenciamento de portfólio de projetos, estabeleça um ambiente de entendimento e cooperação entre os principais tomadores de decisões em sua organização. O processo do portfólio de projetos pode incluir o encerramento de projetos atuais que possam ser bem-sucedidos e oportunos em favor de projetos que tenham um impacto econômico ou estratégico maior em suas operações. É importante que os gerentes entendam esse conceito para evitar sentimentos de ressentimento quando isso acontece. Promover uma atitude baseada em equipe em relação à seleção de projetos, em vez de identificar pequenos grupos de funcionários com projetos específicos. Isso evitará sentimentos de rejeição que surjam nas equipes de projeto que são reatribuídas ou divididas entre novos projetos.
Prioritizar
Durante o processo de gerenciamento de portfólio de projetos, você alocará recursos, incluindo tempo, dinheiro, produtividade dos funcionários e tecnologia, aos projetos que mais contribuem para a lucratividade de sua empresa. Antes de considerar qualquer projeto específico, desenvolva uma lista de prioridades para julgar cada uma delas. Monitore continuamente sua lista de prioridades e adapte-a às mudanças nas metas estratégicas e à evolução dos climas de negócios. Os itens pelos quais priorizar seus projetos podem incluir custo, contribuição para a receita, impacto de marketing, prazos e cumprimento de metas específicas.
Determinar capacidade e demanda
Todas as organizações enfrentam o problema de utilizar recursos limitados da maneira mais eficaz. Reúna informações sobre sua capacidade de recursos e as demandas de recursos de cada projeto antes de usar sua lista de prioridades para determinar quais projetos realizar. A demanda total de recursos de todos os projetos escolhidos não pode exceder a capacidade de recursos da sua empresa. Por exemplo, se sua empresa tiver dez computadores e vinte funcionários disponíveis para o trabalho do projeto, você não poderá escolher um portfólio de projetos que exija vinte e três funcionários e onze computadores. As restrições orçamentárias também são um fator importante na determinação do mix ideal do projeto.
Otimizar o portfólio de projetos
Armado com sua lista de prioridades e informações relacionadas à capacidade de recursos e às demandas de recursos de projetos individuais, agora você está pronto para escolher um conjunto de projetos a serem executados que maximizarão a relevância estratégica para sua empresa. Tenha em mente que os projetos que não são inicialmente selecionados não são necessariamente eliminados; projetos de menor prioridade podem ser empreendidos quando os recursos são liberados pela conclusão de projetos prioritários.
Existem vários pacotes de software para ajudá-lo no processo de portfólio de projetos, mas para portfólios de projetos mais simples, uma árvore de decisão pode ser usada para expor todas as possibilidades relacionadas à combinação de projetos escolhidos. Siga o link no final deste artigo para um exemplo de uma árvore de decisão do projeto.
Primeiro, liste cada projeto, juntamente com seu custo total e requisitos para funcionários, tecnologia e outros recursos. Em seguida, selecione os projetos com maior pontuação de acordo com as prioridades de seu projeto e, em seguida, selecione um portfólio de projetos a serem submetidos. Lembre-se de que as demandas totais de recursos de todos os projetos escolhidos devem ser inferiores à capacidade total de recursos. À medida que novos projetos em potencial são introduzidos em sua organização, e à medida que os projetos atuais são concluídos, revisite o processo do portfólio de projetos para decidir quais novos projetos merecem os recursos recém-disponíveis com base em sua lista de prioridades e recursos atualizados.
