Ao realizar uma reunião do clube, você se comunica com todos os sócios do clube ao mesmo tempo, planeja atividades futuras do clube e toma decisões importantes. Para executar a reunião de forma eficaz, você deve estar organizado e ter um plano. O facilitador da reunião mantém a ordem durante toda a reunião enquanto aborda todos os tópicos da agenda da reunião.
Prepare-se com antecedência. Decida quais são seus objetivos para a reunião e forme um plano de ação específico para atingir essas metas. Faça uma lista dos tópicos que você abordará e faça cópias desta lista para distribuição aos sócios do clube.
Crie uma atmosfera convidativa. Sirva refrescos antes da reunião e faça música suave enquanto os sócios do clube entram na área da reunião. Isso criará uma atmosfera que incentiva os membros a relaxar e socializar antes do início da reunião.
Comece no horário. Faça um anúncio cinco minutos antes de planejar começar. Quando os sócios do clube encontrarem assentos, distribua cópias da agenda da reunião. Isso permite que os sócios do clube revejam a agenda enquanto você se prepara para começar.
Introduzir novos sócios do clube. Sessões de quebra-gelo são a melhor maneira de introduzir novos membros. Peça-lhes que indiquem onde cresceram, onde estudaram e porque decidiram juntar-se ao seu clube.
Revise os minutos da reunião anterior. Isso lembra os sócios do clube das ações que foram tomadas durante a última reunião e dá aos novos membros uma melhor compreensão dos tópicos atuais da reunião.
Fique na tarefa. Siga sempre a agenda da reunião. Se alguém quiser discutir um tópico que não esteja na sua agenda, escreva o assunto em uma folha de papel separada e fale sobre isso durante a próxima reunião.
Dê tempo para perguntas e respostas. Os sócios do clube provavelmente terão perguntas, então esteja preparado para respondê-las. Peça às pessoas com perguntas que levantem a mão e chamem cada membro individualmente. Este também é um bom momento para incentivar os sócios do clube a fazer sugestões para futuras reuniões.
Terminar a tempo. Ter um horário final específico ajuda a manter o facilitador no caminho certo. Se os sócios do clube tiverem perguntas ou preocupações adicionais, convide-os a falar com você após o encerramento da reunião.
