Um negócio incorpora, mediante a apresentação de um documento de formação de acordo com a lei estadual, geralmente com o escritório do secretário de estado, onde a empresa quer ser localizada. Este documento de formação é chamado os artigos de incorporação na maioria dos estados, mas também é conhecido como um certificado de incorporação ou carta em certos estados com um histórico de uso de terminologia diferente. O negócio é considerado incorporado a partir do momento em que o escritório estadual aceita o arquivamento e afixa o selo ou carimbo do estado no documento, conferindo autoridade para operar no estado. A marca do estado nos artigos de incorporação é a prova oficial de incorporação, indicando a data exata em que o estado aceitou o arquivamento e a corporação passou a existir como uma entidade reconhecida.O estado mantém o registro de registros e fornece cópias autenticadas e certificados mediante solicitação para assegurar ao público que a corporação está registrada no estado e está em boas condições.
Recibo de Arquivamento
Após o arquivamento de artigos de incorporação com o estado, a empresa receberá um recibo de arquivamento pelo correio. A menos que a empresa encomende (e pague) uma cópia autenticada dos artigos no momento em que a papelada é arquivada, o recibo pode ser o único item devolvido pelo estado para verificar se o depósito foi aceito. Este recibo de arquivamento deve ser mantido com os registros corporativos de uma empresa. Em muitos casos, brandir o recibo de arquivamento original juntamente com uma cópia simples (não certificada) dos artigos de incorporação é prova suficiente de incorporação, aliviando a necessidade de pagar por cópias autenticadas dos artigos toda vez que a corporação precisar fornecer documentação oficial..
Cópia do contrato social
Os artigos de incorporação são um documento público. Todos os estados mantêm um banco de dados de imagens de arquivamentos, e a maioria dos estados disponibiliza esse banco de dados pela Internet. Qualquer membro do público pode acessar o banco de dados, e se o recurso estiver disponível, baixe uma cópia dos artigos de incorporação que foram arquivados no estado (caso contrário, uma pessoa pode ligar para o escritório do estado para solicitar uma cópia).
Este download terá a marca do estado e uma folha de rosto indicando a data em que a corporação foi registrada, mas será apenas uma cópia. Essa versão, juntamente com o recibo de arquivamento, pode ser considerada prova suficiente de incorporação para abrir uma conta bancária, mas provavelmente não seria suficiente para atender aos requisitos de due diligence para um pedido de empréstimo. A melhor solução é ter pelo menos uma cópia autenticada dos artigos de incorporação no livro de registros corporativos.
Um pedido de uma cópia autenticada é feito facilmente no momento do depósito com o pagamento de uma taxa adicional e resulta no retorno do recibo de depósito e uma cópia dos artigos com um selo de estado original ou selo levantado. Uma cópia autenticada dos artigos também pode ser obtida a qualquer momento após o depósito, mediante solicitação por escrito e pagamento da taxa.
Certificado de incorporação
Alguns estados (como Missouri, Novo México e Geórgia) emitem o que eles chamam de "certificado de incorporação" quando uma empresa registra seus artigos de incorporação. Em alguns casos, há uma taxa que é avaliada no momento da apresentação para produzir o certificado. Nesses estados, quando a prova de incorporação é solicitada, um certificado original de incorporação é a única prova aceitável. Se uma empresa tiver uma cópia carimbada ou certificada dos artigos, mas nenhum certificado, a empresa provavelmente encontrará problemas. A empresa pode solicitar ao estado um certificado duplicado mediante o pagamento de uma taxa.
Certificado de regularidade
Outra prova aceitável de incorporação que pode tomar o lugar de uma cópia autenticada dos artigos é um certificado de boa reputação. Este é um documento emitido pelo estado que verifica se uma empresa registrou com o estado a partir de uma determinada data e está atualmente ativa e atualizada em todos os registros estaduais necessários. Este certificado também é colocado sob selo. Pode ser encomendado do estado a qualquer momento, geralmente mediante o pagamento de uma taxa.
Fazendo negócios
O estado controla a incorporação e é a única entidade que pode estabelecer definitivamente quando uma corporação se registra no estado e se está atualmente autorizada a fazer negócios. No entanto, os artigos de incorporação não precisam estar atualizados com as informações mais recentes sobre quem está no controle da corporação e se está operando de acordo com o planejado. Freqüentemente, quando a prova de incorporação é solicitada, o significado é expandido para incluir prova de propriedade, prova de operação, prova de endereço ou prova de signatário autorizado.
Assim, embora os artigos certificados ou um certificado de boa reputação sejam prova técnica de incorporação, um negócio pode ser solicitado a fornecer uma cópia de seu estatuto, atas de reuniões do conselho, uma autoridade de concessão de resolução corporativa para tomar uma ação específica ou uma conta de serviço público. estabelecer endereço ou outras coisas que verifiquem sua autoridade e intenção de fazer negócios no estado.
