Se você está solicitando mercadorias, solicitando fundos, expressando apreço ou reclamando, sempre que você lida com uma organização, você deve escrever uma carta comercial. Você deve seguir os procedimentos estabelecidos e incluir os componentes necessários em cada carta que escrever. Comece com uma folha de papel timbrado contendo o endereço da sua organização. Alternativamente, você pode criar seu próprio cabeçalho pessoal, que inclui seu nome completo, endereço, código postal, número de telefone e endereço de e-mail.
Encontro
Deixe pelo menos uma linha em branco entre o papel timbrado ou cabeçalho e a data. Use o formato de data americano, por exemplo, 23 de maio de 2011, ao escrever para organizações nos Estados Unidos. Não use subscritos como o segundo. Você pode deixar a data ou a guia no ponto central e digitar a data.
Endereço interno
O endereço interno ou o endereço do destinatário começa uma polegada (três linhas em branco) abaixo da data. É sempre justificado à esquerda. Verifique a ortografia do nome do destinatário e o endereço de correspondência. Inclua um título pessoal, como o Sr., a Sra., O Dr., a Sra. Ou a Senhorita, e um título comercial, como Diretor de Marketing. Se você não tiver certeza sobre o título, telefone para a recepcionista da organização.
Saudação
Deixe uma linha em branco após o endereço interno. Se você conhece o destinatário, pode usar seu primeiro nome, por exemplo, Dear Mary. Em outros casos, use seu título pessoal e sobrenome, por exemplo: Caro Sra. Johnson. Se você não tiver certeza sobre o sexo do destinatário, use o nome completo. Você pode incluir uma vírgula ou dois pontos após a saudação ou omitir qualquer pontuação.
Corpo
Deixe uma linha em branco após a saudação. Espaço único e esquerda justificam os parágrafos no corpo da carta. A maioria das letras contém pelo menos três parágrafos. No primeiro parágrafo, introduza o propósito da carta. Se você estiver respondendo a um anúncio de emprego, nomeie a posição e identifique sua origem. Por exemplo, você poderia escrever "A posição do diretor de marketing anunciado on-line descreve com precisão minhas habilidades e habilidades".
Os segundo e terceiro parágrafos contêm detalhes específicos que apoiam este propósito. Por exemplo, se você está reclamando sobre um produto ou serviço, inclua a data da compra, o número da fatura e o motivo da sua insatisfação.
Use o parágrafo final para reafirmar o propósito e a resposta esperada. Por exemplo, escrever "Por favor, entre em contato comigo, pessoalmente, se você tiver alguma pergunta ou comentário sobre nossa nova linha de produtos. Espero atender suas necessidades de correspondência comercial por muitos anos." Deixe uma linha em branco entre cada parágrafo.
Fechamento
Deixe uma linha em branco após o último parágrafo da carta. Conclua a carta com um fechamento complementar apropriado, como Sincerely, Yours respectivamente ou Cordialmente seu. Se um cólon ou vírgula seguir a saudação, inclua uma vírgula após o fechamento. Deixe de três a quatro linhas em branco para sua assinatura. Termine com sua assinatura e título datilografados, por exemplo, John Stewart, gerente de vendas.
