Escrever para um público de negócios não é o mesmo que escrever uma carta para um amigo. O objetivo da carta é diferente - geralmente, você estará transmitindo informações específicas ou pedindo a alguém para executar uma ação específica - e há certas expectativas em relação à formatação e ao estilo. Muitas vezes, uma carta comercial será a primeira impressão que você faz em alguém, por isso é importante acertar.
O que é uma carta comercial?
Uma carta comercial é qualquer carta que uma organização envia para outra organização ou correspondência entre uma organização e seus clientes, fornecedores e outras partes. Uma carta que você escreve como parte do seu trabalho será qualificada como carta comercial, mas qualquer carta que você enviar para uma empresa, organização, grupo comunitário ou indivíduo em um contexto profissional também se encaixará nessa categoria. O teste primário é um dos conteúdos: o seu destinatário terá interesse no que você escreve na medida em que afeta sua vida profissional? Se sim, então sua carta será qualificada como carta comercial.
Por que você precisaria escrever uma carta comercial
As empresas escrevem para clientes, clientes, fornecedores e partes interessadas para transmitir informações importantes. Por exemplo, eles podem solicitar produtos de um fabricante, atualizar um cliente sobre o status de seu pedido, descrever alterações significativas nos termos e condições da empresa, identificar um problema que tenha surgido ou transmitir boa vontade. Muitas cartas comerciais incluirão uma chamada à ação, ou seja, a carta solicitará informações específicas ou uma resposta do destinatário.
Os indivíduos escolhem o formato de carta comercial quando há necessidade de escrever de maneira clara e profissional. Os exemplos incluem um pedido de emprego, carta de apresentação de currículo, carta de reclamação, carta de demissão, carta de referência, aceitação ou recusa de um compromisso formal ou solicitação de informações de uma empresa. O que essas letras têm em comum é uma expectativa de que você será sucinto e específico, em vez de criativo ou evocativo em seu estilo de escrita.
Formatos para uma carta comercial
As empresas nos Estados Unidos usam um dos quatro formatos comuns de letras, listados abaixo. Destes, o estilo de bloco é o mais popular.
Formato de letra de bloco: Com um estilo de letra de bloco, todo o texto está nivelado com a margem esquerda. Você estruturará a letra de forma que o texto da linha seja espaçamento simples e os parágrafos tenham espaçamento duplo. As margens normalmente têm uma configuração padrão de uma polegada, embora algumas empresas variem isso para acomodar seu estilo de casa.
Formato de letra semi-block: Semi-bloco é idêntico ao formato de bloco, salve que a primeira linha de cada parágrafo é recuada.
Formato alternativo de letras maiúsculas: Este formato segue de perto o formato de bloco, exceto que a data, fechamento de cortesia ("sinceramente") e o nome, título e assinatura do autor aparecem no lado direito da página. A menos que você esteja usando papel timbrado, o endereço de retorno do gravador também aparecerá à direita.
Formato de carta simplificado: Outra variação no formato de bloco, o estilo simplificado omite a saudação de abertura ("Dear Mr. Smith:"). Escolha este formato quando você não tiver o nome do destinatário.
Como endereçar destinatários em uma carta comercial
Dirigir uma carta comercial a um único destinatário é relativamente simples. Basta escrever o nome e endereço do destinatário no bloco de endereços interno no lado esquerdo da página. Abra sua carta com a saudação: "Caro Sr. / Sra. / Sra. Sobrenome:" ou "Caro senhor / senhora:" Observe o cólon no final da saudação - apenas uma carta pessoal usa uma vírgula aqui; uma carta comercial sempre usa dois pontos.
É aceitável escrever o primeiro nome da pessoa se você estiver no primeiro nome com o destinatário, por exemplo, você se encontrou várias vezes e conhece bem a pessoa. Nesse caso, sua saudação seria: "Caro Joseph:" Não procure imediatamente um primeiro nome; é considerado rude.
Para endereçar vários destinatários na mesma carta, escolha uma das seguintes opções:
Onde os destinatários trabalham no mesmo local: Escreva o título, o nome e (opcionalmente) o cargo de cada destinatário, seguido do endereço da empresa no bloco de endereços interno. Para a saudação, liste o nome de cada destinatário na mesma ordem em que aparecem no endereço.
Exemplo:
Sra. Sophia Proctor, CEO Sr. Martyn Byrne, diretor de vendas Dr. Regan Coulson, gerente de marketing ABC Limited Rua da cidade Townsville, Kentucky 395494
Prezada Sra. Proctor, Sr. Byrne e Dr. Coulson:
Onde os destinatários trabalham em endereços diferentes: Cada destinatário deve receber sua própria carta para que você precise preparar várias cópias da mesma comunicação. Use a anotação de cópia carbono após o fechamento - "cc:" - para listar os nomes dos outros destinatários. A anotação permite que cada destinatário saiba quem são os outros destinatários.
Exemplo:
Sra. Sophia Proctor, CEO ABC Limited Rua da cidade Townsville, Kentucky 395494 Prezada Sra. Proctor: Corpo de letra Atenciosamente, Jane Doe Cc: Sr. Martyn Byrne, Diretor de Vendas, Dr. Regan Coulson, Gerente de Marketing
Quando há muitos destinatáriosQuando você está escrevendo para muitos destinatários, como os membros de um conselho de diretores, é apropriado escrever uma carta e endereçá-la ao grupo como um todo. A saudação também deve fazer referência ao corpo de pessoas, por exemplo, "Prezado Departamento de Vendas" ou "Prezada Equipe de Ligação com a Comunidade". Use um bloco de distribuição no final da carta para listar os membros individuais do grupo que devem ler a carta.
Exemplo:
Do Conselho de Administração ABC Limited Rua da cidade Townsville, Kentucky 395494 Caros membros do Conselho: Corpo de letra Atenciosamente, Jane Doe Distribuição: Sra. Sophia Proctor Mr. Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Sra. Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Mr. Cohen Andersen
As diferentes partes de uma carta comercial
Esteja você usando o formato de bloco ou outro estilo, sua carta comercial deve conter as seguintes seções:
Papel timbrado ou endereço de retorno: As empresas geralmente usam papel impresso que inclui um logotipo ou papel timbrado especialmente projetado na parte superior da folha. O papel timbrado tem o endereço e detalhes de contato da organização. Se você não estiver usando papel timbrado, escreva seu nome e endereço no canto superior esquerdo da carta. É aceitável, mas não obrigatório, incluir seu número de telefone e endereço de e-mail, caso isso seja útil para o destinatário.
Encontro: Escreva a data em um formato de mês-dia-ano imediatamente abaixo do endereço de retorno. Como outros países usam o formato dia-mês-ano, evite confusões transcrevendo a data em forma de palavra e não de número - "28 de junho de 2018".
Endereço interno: Escreva o nome do destinatário, nome da empresa, endereço e código postal. Inclua um cargo, se apropriado. Sempre alinhe o endereço interno à margem esquerda ao usar papel de carta comercial padrão. Fazer isso significa que o endereço aparecerá na janela do envelope quando dobrado em três seções.
Saudação: Lembre-se de usar dois pontos após a saudação, conforme descrito acima.
Linha de assunto: Adicionar uma linha de assunto opcional ajuda o destinatário a entender rapidamente sobre o que a carta é. Aqui está um exemplo:
Prezado Sr. Phillips:
Pedido de Pacote de Candidatura a Emprego
Corpo: Aqui é onde a borracha encontra a estrada. Comece com uma breve declaração que descreva por que você está escrevendo, seguida de uma série de parágrafos que descrevam o problema em questão. Mantenha a letra concisa. Para a maioria das letras comerciais, dois a cinco parágrafos são ideais.
Fechar cortesia: Você tem várias opções para arredondar uma carta comercial. aqui estão alguns exemplos:
- Sinceramente,
- Atenciosamente,
- Atenciosamente,
- Respeitosamente seu
- Cordialmente,
- Muitas felicidades,
Assinatura: Imprima seu nome e cargo, deixando um espaço entre o nome digitado e o fechamento gratuito. Você assinará seu nome neste espaço.
Cercos e cópias de carbono: Inclua um cc: se você estiver enviando cópias da carta para outra pessoa. Se houver algum documento com a carta, escreva "Enclosure" ou "Encl." abaixo do bloco de assinatura.
Como escrever o corpo de uma carta comercial
Seja qual for o propósito da sua carta comercial, é essencial manter o corpo da carta claro e conciso. Entenda que o seu destinatário está ocupado e provavelmente vai passar por ele. Estruture sua carta em parágrafos lógicos - uma idéia por parágrafo - para que o destinatário possa chegar rapidamente ao resultado final.
Concise significa, no entanto, sem corte; você deve lutar por um tom diplomático e profissional. Considere os dois exemplos:
Após cuidadosa consideração, decidi aceitar uma posição em outra empresa. Eu vou trabalhar na empresa ABC.
A segunda versão é concisa, mas é muito direta e desnecessariamente dura. Pode ofender o leitor. O primeiro exemplo, embora menos sucinto, é mais respeitoso.
Depois de ter feito seus pontos no corpo da carta, termine com um call-to-action, uma breve declaração que descreve o que você gostaria que acontecesse agora. Lembre-se, o seu leitor está ocupado. Não a deixe adivinhar o que deve fazer em seguida. aqui estão alguns exemplos:
Se você concordar com esta proposta, por favor responda até 31 de maio. Se você deseja obter as informações de contato de pessoas que usaram com sucesso os serviços da XYZ, envie um e-mail para [email protected].
Opções para voz e idioma
A linguagem das cartas comerciais varia de um estilo descontraído e conversacional ao estilo técnico hiper-formal, encontrado na correspondência legal. As cartas comerciais mais eficazes encontram um equilíbrio entre esses dois extremos. Embora as cartas comerciais tenham se tornado menos formais com o tempo, escrever que seja casual demais pode parecer pouco profissional e insincero. Escrita excessivamente formal, por outro lado, pode alienar os leitores que podem não entender sua linguagem específica do setor, terminologia e fraseado. Como com toda a escrita, você deve combinar o tom para o público. Isso dá muita margem de manobra ao estilo que você escolhe.
A menos que você trabalhe em uma indústria especialmente formal como o setor bancário, você deve se esforçar para usar palavras comuns em vez de seu equivalente formal - "iniciar" em vez de "início", "fim" em vez de "finalizar" e "tentar" "esforço." Manter a simplicidade pode parecer contraditório, pois a maioria das pessoas associa o vocabulário profissional a palavras mais longas e complexas. A clareza é fundamental, no entanto. É muito mais importante que seu destinatário entenda sua carta com o mínimo de esforço da parte dele do que para você mostrar seu impressionante vocabulário.
Evite contrações como "eu sou", "não posso" e "não", a menos que sejam uma característica específica do estilo de casa de sua empresa. Algumas empresas preferem usar uma voz mais informal ao escrever para os consumidores para abrir a conversa; outros, em vez disso, atacariam um tom formal. Consistência é fundamental. Se você preferir um estilo de escrever sobre outro, certifique-se de comunicar suas escolhas de estilo em toda a organização e certifique-se de que todos estejam seguindo o mesmo guia de estilo.
Exemplo de uma carta comercial
Juntando tudo, aqui está um exemplo de uma carta comercial curta em formato de bloco:
Sr. Kurt O'Ryan ABC Limited Rua da cidade Townsville, Kentucky 395494 11 de janeiro de 2018 Caro Sr. O'Ryan: Estou escrevendo para agradecer mais uma vez por seu apoio ativo em nosso programa de extensão comunitária "Grow Wild" de Townsville. Seu feedback, sua crítica construtiva e sua valiosa experiência contribuíram significativamente para a implementação bem-sucedida deste projeto. Agora recebemos todo o financiamento para o nosso projeto de acompanhamento, provisoriamente intitulado "Natureza à sua porta". Ficaríamos muito satisfeitos se você pudesse concordar em continuar sua cooperação neste projeto. Nós certamente poderíamos usar sua visão e conhecimento. Eu incluo um pequeno folheto que descreve a proposta para sua leitura. Gostaria de me encontrar com você para discutir nossos próximos passos e ligar para seu escritório na próxima semana para agendar um horário. Agradeço antecipadamente por sua consideração. Atenciosamente, Jane Doe Encl:
