A criação de processos de negócios repetitivos é uma parte importante da criação e da execução de uma organização eficaz. Processos de negócios bem planejados e documentados são essenciais para o sucesso das atividades de negócios, seja uma empresa pequena de duas ou três pessoas ou uma grande corporação com centenas de milhares de funcionários. As empresas que não dedicam tempo e cuidado para criar processos repetitivos correm o risco de problemas de qualidade e consistência.
Definição
Um fluxo de processo de negócios é uma maneira de visualizar e documentar as etapas de um processo de negócios. Fluxogramas documentam entradas ou solicitações de informações, produtos ou qualquer outro produto; os passos processuais para satisfazer esse pedido; e a saída, ou entregável, que é gerada pela entrada.
Componentes
Os componentes básicos de um fluxo de processo de negócios são entradas e saídas, que geralmente são denotadas por ovais. Algumas metodologias usam círculos para denotar uma entrada ou uma saída. Qualquer uma das decisões é indicada por caixas de diamante. As etapas do procedimento acionável são indicadas por retângulos no fluxograma. Alguns fluxos usam pontas de seta para indicar visualmente a direção do fluxo do procedimento. Em alguns casos, caixas modificadas são usadas para denotar coisas como uma etapa processual que requer a execução de um processo de subempresarial. Os subprocessos são documentados com fluxos de processos de negócios separados.
Ferramentas
As ferramentas usadas para criar fluxos de processo variam de extensões de fluxo de gráficos em processadores de texto a softwares dedicados de fluxo de gráficos, como o Visio ou o Calligra Flow. Na parte alta, o software Enterprise Resource Planning frequentemente tem módulos de gráfico de fluxo dedicados vinculados a outros módulos de planejamento de recursos para garantir que as necessidades de suprimento Kanban ou Just In Time sejam atendidas.
Metodologias
As metodologias de fluxo de processos de negócios garantem a consistência entre os processos de negócios de uma organização específica. A maioria das metodologias é orientada pela escolha de um sistema ERP específico ou por um sistema de fluxograma. É comum que uma organização defina metodologias que suportem suas práticas comerciais exclusivas, como a inclusão de estruturas de dados em um fluxo de processo.
Pessoal
Criar fluxos de processo é um campo especializado. Em um processo de negócios bem implementado, especialistas em desenvolvimento, documentação e projetos de engenharia - geralmente redatores técnicos - escrevem e desenvolvem fluxos de processos de negócios precisos e utilizáveis, consultando e entrevistando especialistas no assunto. As pessoas intimamente envolvidas em um processo de negócios geralmente têm dificuldade em se distanciar de sua parte do processo e visualizar o processo geral de negócios a partir de um ponto de vista organizacional. Ao incluir especialistas na documentação de processos de negócios, uma organização garante a criação de fluxos de processos de negócios que beneficiarão a organização como um todo, em vez de serem direcionados para uma parte específica da organização.
