Uma declaração precisa do trabalho é fundamental para estabelecer um relacionamento de sucesso entre o seu negócio e um contratante de manutenção. Definir expectativas claras de serviço antes do início da licitação pode ajudar a evitar mal entendidos que são a causa mais comum de falhas de terceirização de manutenção, de acordo com o site da FacilitiesNet. Depois de obter um lance vencedor, negocie os termos e redija um contrato de manutenção claro e bem definido.
Requisitos do serviço de manutenção
Substitua os tradicionais contratos de nível de serviço baseados em entrada, vistos na maioria dos contratos de serviço por requisitos de manutenção baseados em resultados. Ao contrário dos acordos de nível de serviço, que normalmente incluem listas de materiais obrigatórias e de tarefas, os requisitos de manutenção definem o resultado e os principais indicadores de desempenho, mas permitem que o contratado determine quais etapas e materiais são necessários para atingir a meta. Os requisitos baseados em resultados são especialmente importantes se você terceiriza instalações ou serviços de manutenção de equipamentos porque não possui conhecimento ou habilidade interna.
Parâmetros do contrato
Definir parâmetros que permitam a administração efetiva de contratos. Por exemplo, inclua uma cláusula que defina um sistema de ordem de trabalho que garanta que a equipe de manutenção não aceite solicitações de manutenção diretamente dos funcionários e também forneça uma maneira de monitorar o desempenho do contratado e as solicitações de manutenção urgente ou emergencial. Inclua uma cláusula que especifique quem é responsável por fornecer - e pagar - pelas ferramentas e suprimentos necessários para executar o trabalho de manutenção.
Priorizar situações de emergência e tempos de resposta
Abordar as emergências de manutenção, incluindo um requisito de plantão após o expediente e priorizando os tempos de resposta após o horário de acordo com o grau de urgência. Dependendo dos requisitos do serviço de manutenção, você pode definir uma expectativa de permanência somente durante a semana ou uma que exija que o contratante esteja disponível 24 horas por dia, sete dias por semana, 365 dias por ano. Priorize as chamadas de problemas após o expediente como rotina, urgente ou emergência, e defina os tempos de resposta para as chamadas de manutenção de urgência e emergência. Por exemplo, categorize o ar-condicionado com defeito como urgente e exija que o pessoal de manutenção esteja no local e trabalhe no reparo dentro de duas horas.
Descrever um modelo de pagamento
Decida sobre uma estrutura de pagamento que funcione para você e para o contratado. Uma combinação de pagamentos fixos e variáveis funciona bem para a maioria dos contratos de manutenção. Use um modelo de pagamento de taxa fixa para manutenção de rotina, em serviço e um modelo de pagamento variável para chamadas de problemas de urgência e emergência em serviço e após o expediente. Por exemplo, aumente o pagamento de uma taxa fixa em 10% para chamadas urgentes após o expediente e 20% para chamadas de emergência. Inclua um modelo de reembolso se você pretende reembolsar o contratado por todas ou uma porcentagem das ferramentas e suprimentos que ele fornece.
