O trabalho de um planejador de reuniões pode ser desanimador dado o número de detalhes envolvidos no planejamento e encenação de uma conferência de palestrantes, mas se você gosta do desafio de multitarefa e é conhecido por ser um mestre em detalhes de malabarismo, estará bem preparado para o trabalho.
Itens que você precisará
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Lista de verificação mestre
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Contratos de orador
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Local
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Plano de backup de emergência
Comece a planejar sua conferência de palestrantes com pelo menos um ano de antecedência - por mais tempo, se as pessoas que você pretende apresentar como palestrantes convidados forem homens e mulheres de alto perfil cujos calendários preencham anos de antecedência. Crie uma lista de verificação mestre que detalhe cada tarefa que deve ser realizada para levar os palestrantes para a conferência e os suprimentos, equipamentos e provisões que devem ser obtidas para preparar o evento.
Reserve um local para conferências em um local de fácil acesso que esteja convenientemente localizado perto de aeroportos, transportes públicos, hotéis, restaurantes e outras comodidades, pois os funcionários nesses locais são treinados para lidar com as multidões da conferência 24 horas por dia, sete dias por semana. Peça ao seu advogado para redigir um contrato padrão para que você tenha um contrato legalmente vinculativo com cada palestrante para aparecer e participar do evento.
Trabalhe na agenda da sua conferência para que os oradores sejam agendados intencionalmente. Designe os palestrantes mais dinâmicos para lidar com as palestra e as vagas finais, de modo que os participantes sejam estimulados pelas observações do primeiro e inspirados pelas palavras do primeiro. Anuncie os palestrantes sobre seus limites de tempo e diga-lhes a importância de deixar tempo para as perguntas de campo.
Pedir suprimentos, tabelas de registro, providenciar aluguel de equipamentos, sinalização, crachás e um sistema de cartão de crédito / recibo de caixa para aqueles que não compraram ingressos antecipados. Envie uma programação de confirmação para os palestrantes da conferência com vários meses de antecedência da data para permitir que os participantes tenham tempo suficiente para fazer planos de transporte. Verifique as responsabilidades da sua organização, por exemplo, reembolsos de passagens aéreas, acomodações pré-reservadas ou limites de gastos diários, e certifique-se de que os palestrantes recebam uma lista de eventos sociais para os quais foram convidados como parte de sua visita.
Conceba um plano de backup que cubra as possibilidades catastróficas: a morte ou lesão de um palestrante ou uma mudança de última hora. Designe voluntários para atuar como anfitrião de cada palestrante e reservar serviços de limusine ou táxi para impulsionar os palestrantes se o transporte não estiver entre as responsabilidades do anfitrião. Conclua tarefas de última hora, como pedir lanches e caixas de água para os alto-falantes.
Respeite a sua resistência nos últimos dias de pré-conferência - se os recursos visuais audio desaparecerem, as misturas dos quartos de hotel devem ocorrer e os aviões atrasados, esse tende a ser o momento em que as coisas saem do controle. Mantenha sua inteligência sobre você e confie na sua lista de verificação principal. Depois de escrever notas de agradecimento pós-conferência aos palestrantes, faça um favor e tire férias. Você ganhou.
