Dinheiro é tudo menos mesquinho. É um fundo sério e útil que sua empresa usa para compras pequenas ou informais demais para um cheque ou cartão de crédito. Não importa se você está conectando moedas a um parquímetro ou comprando um rolo de fita de emergência, uma gaveta de caixa pequena dá a você a flexibilidade de acessar rapidamente o dinheiro para pagar enquanto ainda documenta a transação para fins de contabilidade. O caixa pequeno faz parte do seu dinheiro em mãos, mas o dinheiro em caixa também inclui todos os outros fundos que você tem facilmente disponíveis, como somas que você ainda não depositou no banco e tiras de notas menores que você usa para troca de caixa.
Dicas
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O caixa é um fundo que sua empresa mantém em mãos para pequenas compras, enquanto o dinheiro em caixa é a soma de todo o seu dinheiro disponível.
Definição de dinheiro na mão
O termo "dinheiro na mão" na verdade tem um duplo significado. Pode ser usado literalmente para significar as contas e moedas que você tem disponível para gastar, incluindo o valor em seu fundo de caixa. Em um balanço, no entanto, o mesmo termo refere-se não apenas a dinheiro físico, mas a todos os fundos líquidos que sua empresa poupou e emprestou, incluindo dinheiro no banco e grandes contas em seu cofre. Ele é chamado de "dinheiro na mão" mesmo se você não tiver dinheiro físico porque essa terminologia o diferencia de ativos que não estão realmente disponíveis, como contas a receber ou o número na coluna de ativos do seu balanço, que representa valores que você ainda espera que seus clientes paguem.
Definição de caixa pequeno
O caixa é uma quantia que o seu negócio mantém disponível para cobrir as compras pagas em dinheiro e não com um cheque ou cartão de crédito. A criação de um fundo de caixa com um diário e uma pequena quantia em dinheiro, ou a quantidade padrão de fundos iniciais, permite que sua empresa acompanhe pequenas compras que poderiam cair nas rachaduras, como pagar à transportadora o valor de postagem de alguns centavos numa carta com selos insuficientes.
Como funciona o caixa pequeno
Para criar um fundo de caixa, comece com um dinheiro em espécie ou soma que cubra as necessidades de caixa de curto prazo de sua empresa por um período de tempo razoável, como uma semana ou um mês. A soma deve ser grande o suficiente para realmente pagar suas pequenas compras em dinheiro, mas pequena o suficiente para fazer sentido para a compra de pequenos negócios em vez de outros tipos de gastos. Se você for até a loja de suprimentos de escritório para obter papel e clipes de papel várias vezes por semana, considere fazer uma lista e comprar quantidades maiores de material de escritório de uma só vez. Como alternativa, você pode abrir uma conta na loja de material de escritório para poder pagar todas as suas pequenas compras juntas.
A maioria das empresas mantém seus fundos de caixa pequena em uma caixa ou container dedicado, como uma caixa de metal ou um grande envelope. O que quer que você use, deve ser grande o suficiente para o seu dinheiro e seu log de caixa, e deve ser de fácil acesso. Se você estiver usando uma caixa de metal, poderá mantê-la bloqueada, dependendo da cultura de sua empresa e de quantos funcionários você possui. Embora seja importante não convidar o roubo de empregados, a quantia que você mantém em seu fundo de caixa é pequena por sua própria definição, e seu fundo também incluirá um registro que facilita a verificação da falta de dinheiro.
Sua configuração de caixa pequena também deve usar um diário que rastreie os fundos de entrada e saída. Use um bloco, caderno pequeno ou até mesmo um pedaço de papel com uma mão ou uma planilha eletrônica gerada por computador. Você pode facilmente encontrar modelos online para um log de caixa pequeno, embora você provavelmente não seja capaz de imprimi-los em um bloco ou notebook. Seu diário de caixa pequeno deve ter uma coluna para a data e outra para os detalhes da despesa, como o que você comprou e onde gastou o dinheiro. Ele também deve mostrar uma contagem em andamento com o valor inicial, a soma que você retirou para sua compra e o valor restante em seu fundo depois que você gastou o dinheiro.
Outros tipos de dinheiro de negócios
A diferença entre dinheiro em caixa e mesquinha resume-se a onde você guarda o dinheiro e como você o usa. Dinheiro em caixa pertence à sua caixa ou envelope. Outros tipos de dinheiro podem ser mantidos em uma gaveta, um cofre, uma caixa registradora ou até mesmo no banco se você estiver usando a definição contábil de "dinheiro em mãos", que mede a liquidez de sua empresa e não os dólares físicos que você mantém à mão.
- Fundos de caixa registradora: Se você administra uma empresa de varejo, é mais provável que você receba algum dinheiro dos clientes, mesmo que execute a maior parte das suas transações nos cartões de crédito dos clientes. As contas em sua caixa registradora incluirão não apenas os ganhos em dinheiro do dia, mas também a soma que você mantém na caixa para fazer alterações para os clientes. Seu início até deve ser composto de pequenas contas, embora você possa encontrar-se com maior número de contas até o final do dia como você toma contas maiores de compradores. Seu início até deve ser suficiente para não esgotar até o final do dia ou sempre que você costuma ir ao banco para obter mais mudanças. No entanto, não deve ser tanto que você consiga somas que possa precisar para outras despesas.
- Dinheiro não depositado: Mesmo que você administre uma empresa que tenha muito dinheiro, é improvável que você vá ao banco e faça o depósito todos os dias. É melhor manter o dinheiro não depositado em um local seguro no local de trabalho. Você pode comprar um cofre em uma loja de material de escritório para um investimento relativamente pequeno ou, pelo menos, um investimento que é pequeno em comparação com o valor dos fundos que você provavelmente armazenará no cofre. É uma boa idéia depositar seu dinheiro pelo menos uma vez por semana, porque as empresas responsáveis documentam todas as suas receitas e despesas, e uma conta bancária é mais confiável do que um registro de caixa para documentar essas transações.
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Saldos de contas bancárias: Embora as somas em suas contas bancárias não sejam em dinheiro físico, elas representam fundos que sua empresa tem disponíveis. Você pode gastar o dinheiro que você depositou em despesas operacionais diárias, como materiais, aluguel e folha de pagamento. Quando você faz algum desses gastos, converte seu dinheiro em caixa no banco em outros tipos de ativos de negócios. Você também pode usar seus saldos de verificação e poupança para pagar o principal em empréstimos. Esses pagamentos não necessariamente
converter em ativos, mas eles ainda fator no valor líquido expresso pelo seu balanço, mas reduzindo a quantidade de passivos que sua empresa deve.
Por que o dinheiro é rei
O velho ditado empresarial afirma que o dinheiro é rei, e essa sabedoria se refere à realidade inescapável de que o dinheiro fluido dá a você o poder e a flexibilidade para alavancar oportunidades e emergências de campo. Sua empresa não poderá comprar o inventário necessário para ganhos futuros, a menos que você tenha dinheiro para pagar por ele. Você pode usar o crédito comercial até certo ponto, mas se você não estiver ganhando dinheiro para pagar as somas emprestadas, é só uma questão de tempo antes de ficar sem opções. Se seu dinheiro vem de seu fundo de caixa ou sua conta corrente de empresa, ele mantém sua empresa funcionando sem problemas e ajuda você a ficar fora de problemas.
