Às vezes, a ideia de compilar políticas e procedimentos pode parecer esmagadora. No entanto, uma compreensão fundamental deste documento e sua finalidade pode ajudar. O primeiro passo é aprender a definição desses termos e o que os torna diferentes.
Dicas
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Uma política fornece uma visão ampla do objetivo da empresa. Um procedimento mostra aos funcionários exatamente o que eles precisam fazer para atingir o objetivo.
Política vs. Processo
A principal diferença entre uma política e um procedimento é o que ela comunica à sua equipe. Uma política dá uma visão geral da postura da empresa em um problema. Um processo ou política fornece aos funcionários instruções sobre como implementar a política.
Qualquer política da sua empresa deve ser concisa e simples. Deve transmitir uma meta clara que até mesmo um funcionário novinho em folha possa entender. Somente as políticas que seguem essas diretrizes podem manter sua empresa no caminho certo.
Os procedimentos então suportam as políticas que você possui. O processo deve ser claro e cobrir quase todas as variações de um problema. Por exemplo, um procedimento de devolução deve incluir o que fazer se o cliente tiver um recibo, não tiver comprovante de compra ou se tiver usado o item em questão. Pontos de bala e parágrafos curtos podem facilitar o processo de leitura e atenção.
Um exemplo a seguir
As diretrizes e procedimentos de TI são importantes em muitos negócios. Uma política comum é que os funcionários não devem acessar as mídias sociais durante o trabalho. As diretrizes podem dizer que a empresa aceita funcionários para acessar as mídias sociais durante os intervalos ou quando é necessário para suas funções no trabalho.
Os procedimentos para aplicar essa política podem incluir maneiras de relatar o uso inadequado do computador e as etapas que os supervisores podem tomar para impedir o comportamento. Você pode descrever a cadeia de comando que esses relatórios devem seguir e o que os funcionários podem esperar se continuarem a violar a política.
Tipos de Diretrizes
Você deve criar procedimentos e políticas para todas as áreas do seu negócio.Quando os funcionários têm dúvidas sobre como interagir com os clientes, uns com os outros, com a gerência ou com o equipamento, eles devem poder consultar as diretrizes.
Muitas empresas têm políticas abrangentes de conduta de funcionários que estabelecem regras sobre como a equipe deve se vestir, agir e atuar no trabalho. Outras áreas importantes a serem abordadas são disciplina, igualdade de tratamento, assédio sexual, participação, desempenho no trabalho e segurança no local de trabalho.
Nem sempre um para um
Os procedimentos geralmente fazem backup das políticas da empresa. No entanto, nem sempre existe uma proporção de um para um entre processos e procedimentos. Por exemplo, você pode criar políticas que determinem que sua equipe deve estar livre do uso de substâncias ilegais, nunca deve assediar sexualmente outros funcionários e não pode tirar dinheiro do registro. Em seguida, você pode ter um procedimento que aborda como lidar com quaisquer relatórios desses comportamentos.
Por que criar procedimentos e políticas
Qualquer negócio com funcionários precisa de políticas e procedimentos para orientar os trabalhadores. Essas diretrizes ajudam a garantir que todos em uma empresa respondam da mesma maneira ao mesmo evento. Essa consistência permite que você, o proprietário da empresa, se afaste algumas vezes. Você pode assumir outras tarefas e até mesmo ter um dia de folga quando souber que seus funcionários podem cuidar dos negócios.
Também pode manter os clientes voltando e construir uma imagem de marca positiva. Por exemplo, os clientes que experimentam diferentes políticas de devolução sempre que chegam podem cultivar sentimentos negativos sobre sua marca. No entanto, os clientes que sabem o que esperar sabem que podem contar com o seu negócio.
Proteja seu negócio
Outro motivo para escrever orientações claras sobre políticas e procedimentos é proteger sua empresa contra ações judiciais. Um exemplo importante disso são as diretrizes disciplinares. Você deve descrever as expectativas dos funcionários, processos disciplinares e quando você terá que demitir funcionários.
Siga seu processo sempre que um funcionário violar suas políticas. Se você tiver que remover alguém de sua equipe, você pode manter processos judiciais de rescisão injustos na baía. A documentação do seu processo fornece evidências de que você agiu legalmente.
