Cartas comerciais formais exigem um protocolo específico, não importa qual seja a intenção da carta. Na maioria dos casos, uma carta comercial deve ser sucinta e breve, geralmente cabendo em uma página. Embora você deva usar um estilo de escrita claro e formal, há vários casos em que o uso de abreviaturas é apropriado para economizar espaço e tempo.
Prefixos e Honoríficos
Espera-se que ambos os prefixos e honoríficos sejam abreviados na saudação e em outras partes da carta. Por exemplo, uma carta comercial começaria com "Caro Sr. Johns" e não "Caro Sr. Johns". Os plurais de todos os prefixos e honoríficos também são abreviados, como "Messrs" para vários destinatários masculinos e "Mses" para vários destinatários femininos.
Nomes da empresa
Tanto o papel timbrado quanto o "endereço interno" contará com nomes de empresas - do remetente e do destinatário. Pode não ser apropriado abreviar qualquer parte do nome da empresa, a menos que o nome da empresa esteja registrado com uma abreviação. Por exemplo, se a empresa estiver registrada como "Motts, Inc.", você poderá usar "Inc." no endereço interno sem soletrar "Incorporated". Da mesma forma, não substitua "e" por "e", a menos que faça parte do nome da empresa.
Endereços
Ao contrário da frente de um envelope, o estado deve ser explicitado quando fizer parte de seu cabeçalho, cabeçalho ou endereço interno. Por exemplo, se a empresa do destinatário estiver em Seattle, o endereço interno seria "Seattle, Washington 98101".
Abreviações comumente usadas
Um pós-escrito, que é uma declaração extra após o fechamento de uma carta, é sempre expresso com a abreviação "P.S." Se você estiver incluindo documentos extras junto com sua carta, é aceitável indicá-los escrevendo "Anexos", seguido do número de documentos ou abreviando "Enc". abaixo da sua assinatura. O RSVP é uma abreviação aceitável quando você solicita ao destinatário que responda à sua carta.
Tópicos e Datilógrafos
O assunto de uma carta comercial pode ser indicado abaixo da data com a abreviação "Re" para "Em relação a", seguido por uma breve declaração do tópico. Se uma carta for assinada em nome de outra pessoa, a abreviação "p.p." pode ser usado. Por exemplo, se uma secretária escreve uma carta em nome de seu empregador, o datilógrafo pode assinar a carta e acompanhar sua assinatura com "p.p." e adicione o nome do empregador dela embaixo. O "p.p." significa a frase em latim "por procuração". A abreviatura "cc" significa tradicionalmente "cópia carbono", mas também pode significar "cópia de cortesia". Em ambos os casos, indica que várias cópias de uma carta foram enviadas e nomeiam as pessoas para as quais essas cópias foram enviadas.
