Muito antes de o e-mail ser inventado, o aparelho de fax era o principal meio de se comunicar rapidamente no escritório. A máquina de fac-símile, ou fax, é um meio de enviar uma cópia da informação, por meio de uma linha telefônica, e é tipicamente usada para fazer pedidos a empresas ou para enviar documentos legais rapidamente.
História
O moderno aparelho de fax entrou em uso comum durante os anos 80, entretanto a patente do aparelho de fax foi concedida a Alexander Bain em 1843, 33 anos antes da invenção do telefone. O aparelho de fax tornou-se significativo em 1906, quando usado para transmitir fotos para jornais.
Benefícios
Os faxes são transmitidos de forma segura e virtualmente instantânea, o que é um benefício ao enviar documentos confidenciais e legais. Outras indústrias que dependem da transmissão de máquinas de fax incluem empresas imobiliárias e de vendas, que dependem de fax para fins de pedidos. Com a prevalência de e-mail no local de trabalho, em 2007, mais faxes foram enviados do que em qualquer outro ano.
Tipos
Máquinas de fax dedicadas são máquinas usadas apenas para o processo de envio de fax. Como os aparelhos de fax usam uma linha telefônica, as chamadas telefônicas podem ser feitas a partir da máquina, mas não é a função principal.
As impressoras multifuncionais incluem hardware para uso como fax, scanner, impressora e copiadora. Esses dispositivos normalmente demoram mais para funcionar, então os especialistas sugerem que “se você precisar enviar mais de um punhado de faxes por semana, receberá o dinheiro de uma máquina de fax dedicada”, segundo a Consumer Research.
Os modems de fax estão disponíveis como dispositivos de computador internos ou externos. A desvantagem dos fax modems é que os documentos a serem enviados por fax devem estar em formato eletrônico. A principal desvantagem dos modems de fax é o scanner óptico necessário para o envio de fax de documentos em papel.
Os serviços de fax para e-mail, oferecidos por empresas como a Packetel, permitem o envio de fax para contas de e-mail como documentos PDF. Os benefícios dos serviços de fax para e-mail incluem alertas de texto quando os faxes são recebidos, disponibilidade de vários endereços de e-mail e preços baixos (US $ 3,65 por mês para a Packetel).
Considerações
Aqueles que pretendem comprar uma máquina de fax devem levar em consideração o seguinte: 1. Tecnologia de impressão. As máquinas de fax a laser são mais duráveis e têm maior qualidade de impressão, mas são mais caras. 2. velocidade. A velocidade de transmissão varia de três a 15 segundos por página. Se você não enviar fax com frequência, considere comprar uma máquina mais lenta e menos dispendiosa. 3. memória. Se a máquina de fax ficar sem papel, máquinas modestas armazenarão cerca de 25 páginas, enquanto máquinas de última geração armazenarão até 500 páginas. 4. Outras funcionalidades Considere quais outras opções, como discagem rápida e encaminhamento de fax, podem ser necessárias.
Solução de problemas
Os problemas mais comuns da máquina de fax incluem qualidade de imagem, congestionamentos de papel e problemas de conectividade.
Os problemas de qualidade de imagem incluem manchas, listras e tipos muito escuros ou muito claros. Certifique-se de que o cartucho de toner esteja em boas condições de funcionamento, tenha toner suficiente e não esteja vazando em pó.
Ao trabalhar com atolamentos de papel, remova o papel da maneira natural em que o papel se deslocará. Tentar remover o papel na direção oposta pode resultar em danos às rodas ou engrenagens e deixar pequenos pedaços de papel na máquina.
Erros de comunicação normalmente lidam com a companhia telefônica. Se houver um tom de discagem, mas os fax ainda não forem recebidos, entre em contato com a companhia telefônica para garantir que não haja interferência.
