Montar o rebanho em seu inventário é uma das coisas mais desafiadoras sobre como operar um negócio. Do lado operacional, você sempre vai querer saber quanto produto está disponível para vender e quando obter mais. Seus contadores também precisarão de inventários precisos, para que possam manter seus livros em ordem e fornecer as informações necessárias para tomar decisões comerciais. Na maioria dos casos, mas não em todos, você provavelmente desejará fazer isso por meio de um sistema permanente de inventário.
Sistema de Inventário Periódico
Existem duas maneiras de lidar com seu controle de estoque. Uma é através do que é chamado de sistema de inventário periódico, o que significa que no final de um determinado período - um mês, um quarto, um ano ou o que quer que funcione na sua situação - você fecha as portas e conta fisicamente qualquer inventário disponível. Para fins contábeis, você chamará esse inventário de fechamento para o seu período. Sua contagem de estoque anterior foi o estoque inicial para este período. Você adicionará todas as suas compras ao estoque inicial, subtrairá todas as vendas e, em um mundo ideal, o resultado será muito semelhante ao seu estoque final. É claro que não vivemos em um mundo ideal e, na prática, quanto mais tempo você passa entre estoques, mais discrepâncias se infiltrarão. No sistema de inventário periódico, a quantidade de estoque só é precisa logo após ser contada, o que é um grande inconveniente.
Sistema de inventário perpétuo
O sistema de inventário perpétuo requer muito mais configuração, mas quando está no lugar, é muito mais fácil de operar. Cada parte do inventário que você possui é inserido no sistema do seu computador quando ele é comprado. Quando sai do estoque, quando é vendido ou usado, ele é automaticamente deduzido do estoque disponível no sistema do seu computador. Se o seu modelo de negócio gira em torno de saber o que você tem e quando você precisa pedir mais, o que se aplica a praticamente todos os negócios, o uso do método de estoque permanente oferece muitas vantagens.
Inventário periódico versus inventário perpétuo
Qual abordagem você adotará para gerenciar seu inventário depende da sua situação. Se você se contentar em operar em uma base "mãe e filho", manter sua empresa pequena e seu estoque baixo, um sistema de inventário periódico pode ser tudo o que você precisa. A configuração é mínima e você pode contar seu inventário quantas vezes achar necessário. Se os seus planos para a sua empresa envolverem bastante crescimento, você deverá implementar o método de inventário perpétuo na primeira oportunidade, idealmente desde o primeiro dia.
A desvantagem é que o método de inventário perpétuo é complicado de configurar e requer um investimento significativo em computadores, software e experiência. Se você está com um orçamento apertado, o que geralmente acontece com startups, esse investimento inicial pode ser mais do que você pode administrar confortavelmente. Às vezes, você precisa se conformar com um sistema de inventário e contabilidade que forneça gerenciamento básico de estoque perpétuo a curto prazo, mas que possa ser atualizado para uma oferta com mais recursos à medida que seus negócios e receitas crescem.
Não é perfeito
O ponto principal de um sistema de inventário perpétuo é que você sempre terá uma contagem precisa e atualizada de quais itens estão disponíveis. Isso é amplamente verdade, mas no mundo real, há sempre uma lacuna entre teoria e prática. Você perderá produto para quebra e roubo; os fornecedores irão faturar você incorretamente, você receberá pedidos que estão acima ou abaixo de alguns itens, a equipe de vendas irá anunciar vendas ou reembolsos incorretamente e assim por diante. Boas práticas de treinamento, segurança e manuseio de estoque podem ajudar a manter isso no mínimo, mas você ainda precisará fazer uma contagem real de tempos em tempos para verificar os números com os quais está trabalhando.
Você pode optar por fazer um inventário físico completo pelo menos uma vez por ano ou optar por "contagens de ciclo" contínuas. Isso significa que você escolherá determinadas partes de seu inventário para contar regularmente em busca de discrepâncias. Você pode se concentrar apenas nos itens de maior valor ou maior volume, porque eles são os mais propensos a causar problemas ou você pode contar todo o seu inventário um pouco por vez ao longo do ano e ajustar seu inventário quando encontrar erros..
Inventário Perpétuo em Ambientes de Varejo / Atacado
O melhor caso para sistemas de inventário perpétuo é no varejo. Quando seu cliente leva um produto até o balcão, você o toca com algum tipo de scanner, ou talvez inserindo manualmente um número de peça. A digitalização é melhor, sempre que possível, porque reduz a possibilidade de erros. Quando a venda estiver concluída, seu sistema reduzirá o estoque disponível para permitir o que está saindo pela porta do cliente.
Se um de seus outros vendedores pesquisar esse produto em um computador de outro departamento, o total recém-revisado será o que será exibido na tela. Seu sistema também pode solicitar que você peça mais quando seus suprimentos ficarem baixos ou até mesmo fazer o pedido automaticamente. Os melhores sistemas acompanham os descontos de seus fornecedores e também fazem pedidos mínimos, então você pode configurá-los para não encomendar 950 peças se houver um desconto de 1.000. Os atacadistas trabalham da mesma maneira, exceto que compram de fabricantes e distribuidores e vendem para os varejistas.
Inventário perpétuo em ambientes de produção / produção
Se você está no ramo de fabricar produtos, em vez de apenas vendê-los, você usará um sistema de estoque permanente de maneira um pouco diferente. Nesse caso, os itens em seu estoque são matérias-primas ou subconjuntos e, em última análise, eles se tornarão produtos acabados. Você também precisará manter o controle de suas matérias-primas enquanto elas estiverem em sua jornada para se tornarem produtos acabados, o que pode levar de um segundo ou dois ou até vários anos, dependendo do produto. Nesse estado, eles são contados como trabalho em andamento. Com um eficiente sistema de estoque permanente, você nunca deve ficar sem matéria-prima, e você saberá quantos produtos acabados você tem disponível para venda. Mais importante, você também saberá quais foram seus custos de fabricação, mesmo que seus materiais flutuem no custo.
Contabilidade LIFO e FIFO
Seu gerenciamento de estoque físico deve sempre garantir que o produto mais antigo em suas prateleiras seja vendido primeiro, mesmo que não seja especialmente perecível. A embalagem desbota com o passar do tempo, as caixas ficam danificadas e até mesmo as unhas de aço acabam por enferrujar. Para fins contábeis perpétuos, no entanto, você decide se considera cada parte do estoque como a mais antiga atualmente disponível ou a mais nova disponível. Estes sistemas são chamados first-in-first-out e last-in-first-out, ou FIFO e LIFO, abreviadamente.Se os preços estão subindo, o produto mais antigo será sempre o mais barato e o mais novo será sempre o mais caro. Se os preços estão caindo, o oposto é verdadeiro. Isso tem algumas implicações importantes sobre como você contabiliza seus custos.
LIFO, FIFO e COGS
Suponhamos, para fins de demonstração, que o item mais antigo do seu inventário tenha sido comprado por US $ 85, o mais novo custou US $ 95 e você venderá a US $ 110. Se você trabalha em uma base FIFO, seu lucro é de US $ 110 menos o custo de US $ 85 ou US $ 25. Se você trabalha em uma base LIFO, você contará apenas $ 15 de lucro na mesma venda. Se o seu objetivo é relatar os maiores lucros possíveis, talvez para impressionar ou influenciar potenciais investidores, você pode achar vantajoso usar o método FIFO. Se você quiser manter seus lucros registrados sob controle para minimizar sua conta de impostos, o método LIFO pode - nesse caso hipotético - fazer mais sentido. Você pode usar um dos métodos, desde que seja consistente. Para acompanhar o custo real das mercadorias vendidas no varejo ou o custo de produção na fabricação, você pode optar por um método de média ponderada que controle seus custos reais à medida que sobem e descem.
