Realizar um seminário sobre um determinado tópico pode ensinar às pessoas algo novo, reeducar as pessoas em algo que já conhecem e introduzir avanços em seu setor. Mas realizar um seminário pode ser caro. Há uma série de decisões que você terá que tomar para que você saiba quanto dinheiro deve ser orçado para o seu seminário e uma série de fatores que afetarão o custo total.
Itens que você precisará
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Orçamento do Seminário
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Estimativa dos participantes
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Lista de fornecedores
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Plano orçamentário do seminário anterior
Comece a fazer um plano de orçamento para o seu seminário, determinando quanto dinheiro você tem para gastar com ele. Se a sua organização tiver atribuído uma determinada quantia para o evento, você precisará saber o que é. Se você planeja cobrar pelo seminário na esperança de quebrar, você terá que determinar quanto cobrar com base no número de participantes esperados e no custo total projetado do evento.
Determine o custo total do evento, fazendo uma lista dos itens necessários para realizar o seminário. Inclua coisas como o custo de alugar uma instalação se você não tiver espaço disponível, o custo de alugar equipamento audiovisual para os apresentadores, o custo dos apresentadores se eles estão sendo pagos, o custo de qualquer apostilas impressas e canetas e o custo de alugar mesas e cadeiras se você estiver planejando fazer isso.
Solicite um plano de orçamento de um seminário anterior realizado pela sua organização para ter uma ideia de quanto pagou por cada um desses itens. Você também desejará obter uma lista de fornecedores recomendados que sua organização usou no passado. Se a sua organização não puder recomendar fornecedores, entre em contato com a câmara de comércio local ou outras organizações com as quais você tenha boas relações e pergunte se eles podem recomendar fornecedores. Ligue para os fornecedores que você planeja usar e solicite estimativas com base no número de participantes que você planeja ter em seu seminário.
Acompanhe as estimativas do fornecedor criando um formulário no seu computador. Faça uma seção para cada item que você precisa. Por exemplo, crie uma seção chamada "audiovisual" e digite a empresa e o preço aproximado. Se você receber cotações de duas empresas, inclua ambas e seus preços. Faça isso para cada item da sua lista e some os valores. Se você tem preços diferentes de fornecedores similares, comece adicionando a quantidade do fornecedor de sua preferência e mude para o fornecedor mais barato se o seu total for muito caro.
Compare o custo total projetado de seu seminário com o valor que sua empresa orçou para ver se é aceitável. Se o custo for muito alto, considere cobrar dos participantes que participem do seminário. Divida o custo do seminário, ou o custo do seminário além do orçamento, pelo número de participantes esperados para determinar quanto você deve cobrar das pessoas.
