Você precisa criar um relatório anual para sua organização? Não sabe como proceder? Felizmente, você pode dividir o processo de criação de um relatório anual em etapas pequenas e fáceis de seguir. O melhor de tudo é que, ao gerenciar o relatório anual, você entrará em contato com os principais tomadores de decisões de sua organização. Você pode atuar em um importante papel de alto perfil que impulsiona sua carreira e comprova seu valor para a organização. Siga estas diretrizes para ajuda na criação de um relatório anual.
Comece com os números. Quase todos os relatórios anuais se concentram em dados financeiros, mesmo em organizações sem fins lucrativos. Reúna-se com os consultores e / ou contadores financeiros de sua organização para analisar o desempenho financeiro do ano anterior e determinar quais informações incluir no relatório deste ano. A situação financeira de sua organização ajudará a orientar sua escolha de tema e aparência para o relatório anual.
Observe que o conteúdo exato do relatório financeiro varia de acordo com o tamanho da organização, modelo de negócios e status sem fins lucrativos / sem fins lucrativos. Consulte os consultores financeiros e jurídicos para confirmar quais dos seguintes elementos devem ser incluídos: Demonstração de resultados --- a declaração básica da estabilidade financeira da organização. Ele detalha as fontes de dinheiro, despesas e lucro líquido ou prejuízo do ano. Balancete --- fornece uma visão geral da situação financeira da organização. Ele lista os ativos e passivos (quantias devidas) da organização. Em organizações com fins lucrativos, o balanço patrimonial incluirá uma demonstração do patrimônio líquido. Isso essencialmente coloca um número no valor dos acionistas subtraindo passivos de ativos. Demonstração do Fluxo de Caixa - relata como o dinheiro circula pela organização e quanto dinheiro está disponível. Riscos - um resumo dos riscos de negócios que a organização enfrenta ou pode ter que enfrentar no futuro. Notas --- incluem explicações das práticas contábeis da organização, explica as exceções à prática contábil geral e descreve como as informações financeiras foram coletadas. As empresas de capital aberto devem incluir um relatório da liderança sênior confirmando que os controles contábeis internos atendem aos requisitos da Lei Sarbanes-Oxley.
Fazer um orçamento. Use os custos do relatório do ano anterior, se disponível, como ponto de partida. Em seguida, considere suas necessidades atuais. Pergunte, você vai precisar de fotografia profissional? Escrevendo assistência? Você deseja imprimir e enviar o relatório por correio e / ou postá-lo em um site? Qual ajuda técnica você precisará? Quanto custará a impressão e a postagem?
Escolha um tom e um tema para o conteúdo e o design do relatório anual. A organização fez bem? Em seguida, planeje um tom otimista e um design colorido e brilhante. Se a organização enfrentou desafios ou enfrentou uma tempestade, um tom discreto e um design em preto e branco fazem mais sentido.
Planeje seu conteúdo. Revise as atividades do ano. Leia os boletins informativos recentes, comunicados de imprensa e cobertura de notícias. Quais foram as principais conquistas e marcos? Quem eram os grandes artistas e criadores de diferença? Use suas respostas para elaborar um plano de conteúdo para o relatório anual.
Comece no topo. Comece o relatório anual com uma carta ou coluna de um líder organizacional (presidente do conselho, presidente ou diretor executivo). A mensagem do executivo deve fornecer uma visão geral das atividades e realizações do ano. Também deve resumir o desempenho financeiro em termos que um leitor geral possa entender.
Dar crédito. Inclua reconhecimento para a liderança e membros-chave da equipe em organizações com fins lucrativos ou com doadores e voluntários em organizações sem fins lucrativos.
Revise seu plano com liderança. Certifique-se de obter o buy-in no orçamento, tom e aparência. Em particular, certifique-se de que a apresentação das informações financeiras se encontra com a aprovação do executivo. Lembre-se de que a liderança provavelmente desejará assinar o conteúdo final e o design antes da publicação e distribuição.
Produza o relatório. Se sua organização não tem escritores, fotógrafos e designers, você pode precisar fazer o trabalho sozinho ou encontrar voluntários. Empresas de comunicação de marketing e freelancers profissionais também são fontes de ajuda. Se você estiver planejando imprimir e enviar o relatório, obtenha cotações de várias impressoras e caixas de correio. Estes podem também ajudar no desenho do relatório anual.
